Tveir heimadagar lækkuðu starfsmannaveltu án þess að skaða frammistöðu

Í samantekt Stanford á slembitilraun hjá Trip.com kemur fram að tveir heimadagar á viku drógu úr brottfalli um 33% meðal 1.612 starfsmanna í Shanghai, án marktæks munar á frammistöðumati eða stöðuhækkunum. Fyrir störf sem má sinna bæði heima og á vinnustað er þetta sterk vísbending um að föst skipting vikunnar geti bætt starfsmannahald án mælanlegs afkastataps.

Tilraunin bar saman heimavinnu á miðvikudögum og föstudögum við mætingu á skrifstofu alla virka daga. Hún segir því til um áhrif þessarar tilteknu skiptingar hjá þessu starfsfólki, en ekki hvaða fjöldi heimadaga hentar hverju starfi. Íslensk teymi geta notað hana sem upphafspunkt og metið síðan verkefni, samstarf og framgang starfsfólks áður en þau festa eigin mætingarreglur.

Hvað gerðist í tilrauninni?

Starfsfólk Trip.com í hugbúnaðarþróun, markaðsstarfi, bókhaldi og fjármálum fór í hópa eftir því hvort fæðingardagur þess bar oddatölu eða slétta tölu. Annar hópurinn fékk að vinna heima á miðvikudögum og föstudögum; hinn mætti á skrifstofuna alla virka daga. Þar sem úthlutunin réðst ekki af óskum starfsfólks er auðveldara að rekja mun milli hópanna til vinnufyrirkomulagsins en í venjulegri ánægjukönnun.

Eldri vinnugrein rannsakendanna mat fækkun brottfalla 35%, lýsti meiri sjálfmetinni starfsánægju og sýndi að færri vinnustundir á heimadögum fóru saman við fleiri stundir aðra vinnudaga og um helgar. Síðari birting sömu tilraunar gaf 33% fyrir brottfall. Munurinn á hlutföllunum breytir ekki meginniðurstöðunni, en ástæða er til að greina á milli útgáfanna þegar tala er nefnd.

Brottfall minnkaði einkum meðal starfsfólks utan stjórnunar, kvenna og fólks með langa leið til vinnu. Hjá stjórnendum sást ekki sambærileg fækkun uppsagna. Meðaltal alls hópsins getur því falið ólíkan ávinning innan sama vinnustaðar; það skiptir máli þegar fyrirtæki velur hvaða störf og hópar fá sveigjanleika.

Hvaða störf henta tveimur heimadögum?

Starf hentar skiptingunni best þegar hægt er að skilgreina afurð þess og ljúka hluta verkefnanna án búnaðar eða þjónustu sem krefst viðveru. Hugbúnaðarþróun, greining, ritun og bókhald geta haft slíka verkþætti, en starfsheitið eitt segir ekki til um allan vinnudaginn. Sama manneskja getur þurft samveru við þjálfun nýliða eða úrlausn sameiginlegs vanda og næði til einstaklingsvinnu síðar í vikunni.

Sameiginlegir skrifstofudagar hafa mest gildi þegar fólk sem þarf að vinna saman mætir á sömu dögum. Þá má leggja leiðsögn, flóknar ákvarðanir og verkefni sem kalla á skjót samtöl á viðverudaga. Einbeitingarverkefni sem hafa skýra afurð geta farið á heimadaga. Ef mætingardagar ráðast eingöngu af óskum hvers og eins getur teymi misst samveruna sem skiptingin átti að varðveita.

Í störfum sem krefjast staðbundinnar viðveru þarf önnur útfærsla. Afgreiðsla, vinna við búnað á staðnum og þjónusta á ákveðnum tímum verða ekki flutt heim með sömu aðferð. Skýrar forsendur fyrir mismunandi reglum draga úr því að sveigjanleiki virðist ráðast af starfsheiti eða stöðu fremur en verkefnum og þjónustuþörf.

Frammistaða, sýnileiki og starfsþróun

Frammistöðumat og stöðuhækkanir í tilrauninni sýndu ekki marktækan mun milli hópanna. Það er gagnlegt svar við áhyggjum af því að heimadagar hamli starfsferli, en jafnræði í einu fyrirtæki verður ekki sjálfkrafa til á öðrum vinnustað. Árangur starfsfólks þarf að meta út frá skilgreindum framlögum og gæðum vinnunnar, ekki því hversu oft stjórnandi sér viðkomandi á ganginum.

Sýnileiki snýst líka um hver fær verkefni sem leiða til ábyrgðar og framgangs. Teymi getur borið saman úthlutun slíkra verkefna, aðgang að leiðsögn og niðurstöður stöðuhækkana hjá fólki með ólíkt vinnufyrirkomulag. Þessi samanburður þarf að taka mið af starfi og starfsaldri: annars gæti munur milli hópa verið ranglega rakinn til heimavinnu.

Nýliðar þurfa að hitta samstarfsfólk sem getur svarað spurningum og sýnt þeim vinnubrögðin. Það nægir ekki að ákveða sameiginlegan mætingardag ef reyndara fólkið sem á að veita leiðsögn er þá bundið við önnur verkefni. Skipulögð samvera og regluleg samtöl um markmið gera starfsþróun sýnilega líka hjá þeim sem vinna hluta vikunnar heima.

Þegar skyldumæting breytir því hverjir fara

Í rannsókn á skyldumætingu hjá Microsoft, SpaceX og Apple tengdist endurkoma á skrifstofu breytingu í starfsmannahópnum: fólk með lengri starfsaldur og hærri stöðu fór frekar en áður. Rannsakendur notuðu ferilskrár og báru þróun fyrirtækjanna saman við áætlaða þróun án stefnubreytingar. Sterkustu tölfræðilegu vísbendingarnar í nýjustu útgáfunni eru fyrir Microsoft og SpaceX.

Hjá Microsoft jókst heildarbrottfall ekki marktækt miðað við samanburðarhópinn; breytingin sást fremur í samsetningu þeirra sem fóru. Því getur ein tala um starfsmannaveltu litið stöðug út á sama tíma og reynsla tapast úr teyminu. Rannsóknin fjallar um bandarísk tæknifyrirtæki og skyldubundna breytingu á mætingu, svo áhrif hennar verða ekki færð óbreytt yfir á íslenskan vinnustað sem er að velja nýtt blandað fyrirkomulag.

Fyrir stjórnendur er gagnlegasta spurningin því ekki aðeins hversu margir hætta, heldur hverjir. Þegar reyndur starfsmaður fer getur líka horfið þekking á viðskiptavinum, kerfum eða óskráðum verkferlum. Slíkt tap kemur seint fram í einfaldri töflu yfir uppsagnir, en getur birst í minni leiðsögn og lengri tíma við að manna eða ljúka verkefnum.

Hvað sýna mælingar eftir sex og tólf mánuði?

Áður en teymi tekur upp fasta skiptingu er gagnlegt að skrá samanburðarstöðu: sjálfviljugar uppsagnir, frammistöðu í helstu verkefnum, starfsánægju og framgang starfsfólks. Mælikvarðar á vinnu þurfa að passa við verkin, til dæmis gæði afhendingar, afgreiðslutíma eða villur þar sem það á við. Fjöldi skilaboða og mæting á skrifstofu segja ein og sér lítið um hvort vinnan skili tilætluðum árangri.

Eftir sex mánuði má skoða hvort sameiginlegir dagar nýtist, hvort nýliðar fái leiðsögn og hvort frammistaða haldist milli sambærilegra verkefna. Stuttar, samræmdar spurningar um einbeitingu, samskipti og vilja til að vera áfram geta gefið samhengi við mældan árangur. Komi vandinn aðeins fram í tilteknum verkefnum er hægt að færa þau á sameiginlegan dag áður en reglum alls teymisins er breytt.

Eftir tólf mánuði ætti myndin af starfsmannahaldi að vera skýrari. Þá má bera saman sjálfviljugar uppsagnir, starfsaldur þeirra sem fóru og dreifingu stöðuhækkana við fyrra tímabil og milli sambærilegra hópa. Í litlu íslensku teymi getur ein uppsögn hreyft hlutfall mikið, svo skoða þarf fjölda fólks á bak við prósenturnar og breytingar á ráðningum eða verkefnum. Þannig sést hvort skiptingin heldur fólki lengur án þess að gæði vinnu eða tækifæri til starfsþróunar versni.