Cek TTE PDF BSrE: stempel belum membuktikan validitas

Untuk memastikan tanda tangan elektronik (TTE) BSrE pada PDF valid, periksa berkas aslinya melalui layanan verifikasi resmi. Panduan Pemerintah Kabupaten Rembang menyebut dua jalur: mengunggah PDF ke layanan verifikasi BSrE atau memindai kode QR dengan aplikasi validator resmi. Gambar stempel pada halaman tidak menunjukkan hasil pemeriksaan atas berkas tersebut.

Setelah hasil muncul, baca status tanda tangan dan keutuhan dokumen, lalu cocokkan identitas penandatangan, penerbit serta masa berlaku sertifikat, dan waktu tanda tangan. Petunjuk verifikasi Komdigi memperlihatkan status valid atau tidak valid di Acrobat serta rincian penandatangan, penerbit, waktu, dan sertifikat. Pemeriksaan harus merujuk pada PDF yang akan digunakan, bukan cuplikan layar hasil pemeriksaan orang lain.

Unggah PDF asli atau pindai kode QR

Kode QR pada PDF dipindai sebagai jalur menuju validasi dokumen elektronik.

Mulailah dari berkas PDF yang diterima, tanpa mengubah atau membuat ulang isinya. Buka layanan verifikasi melalui kanal resmi instansi atau BSrE, pilih berkas itu, lalu jalankan pemeriksaan. Bila hanya tersedia hasil cetak atau foto halaman, mintalah PDF asli kepada pengirim agar data tanda tangan yang melekat pada berkas dapat diperiksa.

Kode QR dapat menjadi jalan menuju informasi verifikasi, tetapi perhatikan apa yang ditampilkan setelah dipindai. Jika halaman tujuan hanya menampilkan identitas atau informasi dokumen, cocokkan informasi itu dengan PDF yang Anda terima. Nama penandatangan dan rincian dokumen pada hasil pemindaian harus merujuk pada dokumen yang sama; keberadaan kode di halaman saja belum memeriksa keutuhan berkas lokal.

Periksa juga alamat situs sebelum mengunggah PDF, terutama jika tautan berasal dari pesan yang diteruskan. Untuk surat dinas, kanal instansi penerbit dapat membantu Anda menemukan jalur verifikasi yang dimaksud. Langkah ini penting karena hasil pemeriksaan hanya berguna bila berkas dikirim ke layanan yang memang dipercaya untuk menilainya.

Apa arti status valid dan tidak valid?

Status valid menunjukkan bahwa tanda tangan yang diperiksa lolos pemeriksaan pada aplikasi dan berkas yang digunakan. Baca rincian hasilnya: apakah identitas penandatangan dapat dikenali, apakah sertifikatnya dipercaya, dan apakah integritas isi dokumen dinyatakan terjaga. Label singkat di bagian atas hasil pemeriksaan tidak menggantikan rincian tersebut.

Jika aplikasi menyatakan setidaknya satu tanda tangan tidak valid, buka status setiap tanda tangan. Pada PDF dengan beberapa penandatangan, pesan itu menunjuk adanya tanda tangan yang bermasalah, bukan otomatis menyatakan semuanya gagal. Catat tanda tangan mana yang ditandai dan alasan yang diberikan, misalnya pemeriksaan sertifikat yang gagal atau perubahan isi yang memengaruhi tanda tangan.

Pesan tidak dapat diverifikasi juga perlu dibedakan dari pesan tidak valid. Aplikasi mungkin belum dapat menetapkan kepercayaan pada sertifikat atau memperoleh informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pemeriksaan. Dalam keadaan itu, jangan mengubah status yang belum pasti menjadi valid hanya karena halaman terlihat rapi; gunakan rincian pesan untuk meminta berkas atau penjelasan dari penerbit.

Cocokkan pemilik dan penerbit sertifikat

Rincian sertifikat melekat pada data tanda tangan dalam PDF, terpisah dari tampilan halaman.

Nama pada gambar tanda tangan atau stempel dapat berbeda dari data identitas yang melekat pada tanda tangan elektronik. Buka rincian sertifikat dan bandingkan nama pemiliknya dengan pejabat atau pihak yang seharusnya menandatangani surat. Periksa pula nama penerbit sertifikat dan status kepercayaan yang ditampilkan validator.

Pencocokan identitas menjawab pertanyaan yang berbeda dari keutuhan teknis berkas. Sebagai contoh bersyarat, PDF dapat mempertahankan isi yang ditandatangani, tetapi rincian validasi menunjukkan pemilik sertifikat yang tidak sesuai dengan pejabat yang disebut dalam surat. Hasil integritas saja belum menyelesaikan ketidaksesuaian tersebut; konfirmasikan identitas penandatangan melalui kanal resmi penerbit dokumen.

Perhatikan masa berlaku sertifikat bersama waktu tanda tangan dan pesan statusnya. Tanggal kedaluwarsa yang terlihat saat Anda memeriksa berkas tidak boleh dibaca terpisah dari waktu penandatanganan serta hasil validasi sertifikat. Jika aplikasi menyatakan sertifikat tidak tepercaya atau tidak dapat diperiksa, pertahankan keterangan itu saat meminta klarifikasi kepada pengirim.

Baca waktu dan integritas dokumen

Waktu tanda tangan perlu dibaca menurut asalnya. Panduan validasi Adobe Acrobat membedakan waktu dari jam komputer penandatangan, cap waktu dari server yang dipercaya, dan cap waktu yang tidak dapat diverifikasi. Angka tanggal dan jam yang terlihat, tanpa keterangan asal serta statusnya, belum memberi kepastian yang sama.

Jika urutan waktu menentukan keputusan Anda, bandingkan keterangan tanda tangan dengan tanggal surat dan saat dokumen diterima. Cap waktu yang tidak dapat diverifikasi tetap merupakan ketidakpastian meskipun tanggalnya tampak masuk akal. Mintalah penjelasan dari penerbit jika perbedaan waktu memengaruhi penggunaan dokumen.

Periksa pula apakah hasil validasi menunjukkan perubahan setelah penandatanganan. PDF yang telah diedit masih dapat terbuka dan terbaca, sehingga tampilan halaman bukan ukuran keutuhan. Bila validator menyatakan tanda tangan gagal karena isi berubah, mintalah versi yang ditandatangani dan sesuai dengan isi yang hendak digunakan.

Mengapa gambar stempel tidak cukup?

Stempel, gambar tanda tangan, dan kode QR adalah unsur yang terlihat pada halaman PDF. TTE bersertifikat diperiksa melalui data tanda tangan yang terkait dengan berkas dan sertifikat penandatangannya. Gambar dapat disalin ke halaman lain tanpa membawa data itu; sebaliknya, tampilan tanda tangan yang sederhana tetap dapat menyertai berkas yang tanda tangan elektroniknya berhasil diverifikasi.

Karena itu, keputusan tentang surat bertanda tangan elektronik bergantung pada hasil pemeriksaan atas PDF yang tepat: siapa pemilik sertifikatnya, apakah sertifikat dapat dipercaya, isi mana yang tercakup oleh tanda tangan, dan bagaimana waktu penandatanganan ditetapkan. Jika salah satu rincian tersebut bermasalah, simpan pesan validator dan minta penerbit dokumen mengirim berkas atau penjelasan yang sesuai.