Microsoft To Do vagy Todoist: az ingyenességért kevesebb projektkontroll jár

Egyszerű, Outlook-központú személyes teendőkhöz a Microsoft To Do a kézenfekvő választás: a Microsoft fiókokról szóló tájékoztatója szerint személyes Microsoft-fiókkal ingyenes. Munkahelyi fióknál a használathoz megfelelő Microsoft 365-licenc és Exchange Online-postafiók kell, ezért az ingyenesség ott nem ugyanazt jelenti, mint egy magánfióknál.

A Todoist akkor ad többet, ha a feladatok több párhuzamos projekt között oszlanak meg, és rendszeresen szükség van egyéni szűrőkre vagy régebbi változások visszakeresésére. A Todoist díjszabása szerint az ingyenes Beginner öt személyes projektet, három egyéni szűrőt és egyhetes tevékenységtörténetet ad; a Pro háromszáz személyes projektet, százötven szűrőt, naptárnézetet és teljes előzményt kínál. A Pro amerikai dollárban feltüntetett ára éves számlázásnál havi 5 dollár, vagyis évi 60 dollár; a közös csapatterület és a részletes csapattevékenység külön Business csomaghoz tartozik.

Ugyanaz a munkahét: napi fókusz vagy projektek közötti áttekintés?

Vegyünk egy feltételezett hetet: válaszolni kell egy ügyfél levelére, elkészíteni az ajánlatát, pénteken elküldeni egy állapotjelentést, hétfőnként pedig áttekinteni a nyitott ügyeket. Egyetlen ember ezeket a Microsoft To Do-ban külön listákba rendezheti, majd az adott napon fontos teendőket a My Day nézetbe emelheti. Így a napi lista rövid marad akkor is, ha az eredeti feladatlista hosszabb.

A Microsoft tervezési útmutatója szerint a My Day-ben befejezetlen feladat megmarad az eredeti listában, és később ismét javaslatként jelenhet meg. A teendők az Exchange Online szolgáltatásban tárolódnak, ezért a To Do és az Outlook között automatikusan megjelennek. Ez a működés a napi döntést könnyíti meg: mit kell ma elvégezni? A külön ügyfelekhez tartozó munkák együttes áttekintéséhez azonban továbbra is a listák között kell mozogni.

A Todoistban az ajánlat, a jelentés és az ügyfélkommunikáció külön projektbe kerülhet, miközben a határidős feladatok közös nézetben is látszanak. A Beginner listás és táblás elrendezése elegendő lehet néhány elkülönített munkához. A Pro naptárnézete és nagyobb szűrőkerete akkor jelent érdemi különbséget, ha valaki például minden közelgő ügyfélfeladatot együtt szeretne látni, függetlenül attól, melyik projekthez tartozik. Ez szervezési előny, nem bizonyított sebességnövekedés.

Az ismétlődő feladat önmagában nem indokol előfizetést

A hétfői nyitottügy-áttekintést mindkét szolgáltatásban visszatérő feladatként lehet rögzíteni. A Microsoft To Do feladatkezelési leírása ismétlődő határidőt és megosztott listán belüli feladatkiosztást is ismertet. A Todoist ingyenes szintjén szintén beállítható visszatérő határidő. Aki csak azt szeretné elérni, hogy a heti rutin újra megjelenjen, ezért a funkcióért egyik esetben sem szorul fizetős Todoist-csomagra.

A különbség a visszatérő feladat környezetében látszik. Ha az áttekintés egy rövid személyes listához tartozik, a To Do napi nézete jól követhető. Ha viszont ugyanaz a heti ellenőrzés több projekt határidőit, felelőseit és állapotát érinti, a Todoist szűrői segíthetnek összegyűjteni a releváns tételeket. A Pro értéke ilyenkor nem maga az ismétlődés, hanem az, hogy a sok munkából rendszeresen ugyanazt a keresztmetszetet lehet előhívni.

Mi történik az Outlookban érkező ügyféllevéllel?

A Microsoft To Do-ban a megfelelő Microsoft-fiókhoz tartozó Outlookban megjelölt levél feladatként jelenhet meg a Megjelölt e-mailek listájában. Határidőt kaphat, és bekerülhet a My Day nézetbe is. Annak, aki már eleve megjelöli a később intézendő leveleket, ez kevés külön lépést jelent. Az ügyféllevelekből keletkező teendők külön munkák szerinti rendezése viszont további listakezelést igényelhet.

A Todoist Outlook Mail-bővítménye az e-mailt feladatként a Todoist beérkező tételei közé vagy közvetlenül egy kiválasztott projektbe teheti, az eredeti levélre mutató hivatkozással. Így az ajánlatkérés már létrehozáskor az ügyfél projektjéhez rendelhető. Céges fióknál a bővítmény használata az adminisztrátori beállításoktól függ, személyes IMAP- vagy POP3-fiókkal pedig nem működik. A projektbe irányítás a Todoist előnye, de az Outlook-kapcsolat nem kizárólag a fizetős előfizetőknek érhető el.

Megosztás, előzmény és a csapatmunka határa

Ha az ajánlatot egy kolléga készíti, a Microsoft To Do listája megosztható, a csatlakozott listatagnak pedig feladat osztható ki. Egy állandó, rövid közös feladatsornál ez elég lehet: a felelős és a teendő ugyanazon a listán látszik. Több ügyfél és párhuzamos munkafolyamat esetén viszont a listák szerinti bontás több kézi váltással járhat. Ez a felépítésből következő szerkesztői értékelés, nem mért időveszteség.

A Todoist Beginner szintjén is megosztható személyes projekt és kiosztható feladat, tehát a közös munka önmagában nem Pro-funkció. A fizetős személyes csomag inkább akkor számít, amikor az ingyenes projekt- és szűrőkeret kevés, vagy egy régebbi feladat változásait kell visszakeresni. Ha a munkához közös csapatterület, szerepkörök és részletes csapattevékenység szükséges, az már a Business csomaghoz tartozó igény. A Pro bővebb személyes keretét ezért nem érdemes teljes csapatirányításként kezelni.

Kinek éri meg fizetni?

Az Outlookban dolgozó egyéni felhasználónak, aki főként levelekből, határidőkből és napi teendőkből építi fel a hetét, a Microsoft To Do kínálja a legegyszerűbb utat külön alkalmazás-előfizetés nélkül. Aki kedveli a Todoist projektszerkezetét, de csak néhány munkát kezel, annak a Beginner is reális választás. A két ingyenes lehetőség között így elsősorban az dönt, hogy a levelezéshez simuló napi lista vagy a projektek szerinti rendezés illik jobban a munkához.

A Todoist Pro felára akkor indokolható, ha a projektkorlát ténylegesen akadályozza a munkák elkülönítését, a projektek közötti szűrés visszatérő feladat, vagy a hosszabb előzmény rendszeresen segít egy korábbi változás tisztázásában. A megtakarított idő mértéke a saját munkafolyamattól függ; a több funkció önmagában nem jelent biztos megtérülést. A választásnál az a lényeges, hogy a fizetős nézetek kiváltanak-e olyan rendezést és keresést, amelyet ma újra meg újra kézzel kell elvégezni.

Olvassa el ezt is:

• HubSpot vagy Pipedrive: az ingyenes belépő után a bővítés ára dönt
• OpusClip vagy Vizard: az ingyenes videón a vízjel helye is számít
• Turnstile vagy reCAPTCHA: az ingyenes keret nem az egyetlen kockázat