Microsoft Planner vagy Smartsheet: az M365 sem ad teljes Ganttot

Egyszerű feladatkiosztáshoz a Microsoft 365-ben elérhető Planner jó kiindulópont, de a meglévő előfizetés nem ad Gantt-idővonalat és létrehozható feladatfüggőségeket. A Microsoft Planner csomagjai szerint ezek a Planner Plan 1 részei, amelynek közzétett ára éves számlázással havi 10 dollár felhasználónként. Az alapterv és a részletesebb erőforrás-tervezési nézet a havi 30 dolláros Planner and Project Plan 3 szintjén jelenik meg.

A Smartsheet akkor lehet jobb választás, ha a csapat táblázatos projektadatokat, függőségeket és szabályalapú automatizálást akar egy helyen kezelni. A Smartsheet csomagtáblája a Gantt nézetet és a függőségeket már a Pro szinten kínálja, éves számlázással havi 9 dolláros közzétett tagonkénti áron. Az alapterv, a terheléskövetés és a korlátlan automatizált indítás a havi 19 dolláros Business szinthez tartozik, amely legalább három fizetős tagot kér.

A naptári ütemezés hol válik Gantt-tervvé?

Az M365-tel járó Planner Schedule nézete megmutatja, mikorra esnek a feladatok, de nem helyettesíti a függőségekkel építhető idővonalat. A Planner alap- és prémiumterveinek összevetése különbséget tesz a függőségek megtekintése és létrehozása között: az utóbbi, akárcsak a Gantt-idővonal, prémiumtervhez kötött. Ez annak a csapatnak számít, amelynél egy feladat csúszásának a rá épülő munkák ütemezésében is látszania kell.

A Smartsheetben a Gantt és a Timeline két külön nézet neve. A Pro Gantt nézete a feladatok dátumait és kapcsolatait kezeli; a külön Timeline nézet a Business csomag része. A csomagválasztásnál ezért a kívánt működés a fontos: a Gantt megjelenítéséhez és a függőségekhez elegendő lehet a Pro, az eredeti ütemtervhez viszonyított eltérés követéséhez viszont Business kell. A nézet megléte önmagában egyik terméknél sem jelenti azt, hogy minden projektkontroll-funkció ugyanabban a csomagban van.

Ugyanaz a projekt a Planner csomagjaiban

Vegyünk egy feltételes projektet: egymásra épülő feladatokat kell ütemezni, az induló tervet alaptervként rögzíteni, egy változásról értesítést küldeni, és látni, kinek mennyi munka jutott. Az egyszerű feladatkiosztásra a meglévő M365-licenc elegendő lehet. Amint a projektvezető maga akar függőségeket létrehozni és Gantt-idővonalon dolgozni, a Planner Plan 1 képességeire van szüksége.

A Plan 1 People nézete segít áttekinteni, hogy a munka hogyan oszlik meg a résztvevők között. A feltételes projekt teljes igényét mégsem fedi le, mert az induló ütemterv alaptervként való rögzítése a Planner and Project Plan 3 funkciója. Ugyanitt érhető el a kritikus útvonal, a feladatkapcsolatok előrehozással vagy késleltetéssel történő finomítása és az Assignments nézet is, amely a ráfordítás részletesebb tervezésére szolgál. Az alapterv igénye tehát önmagában magasabb licencszintre emeli ezt a forgatókönyvet.

A fizetős Planner-licencet nem feltétlenül kell minden közreműködőnek megvenni. Az M365-licenccel rendelkező munkatársak egy fizetős felhasználó által létrehozott prémiumtervben továbbra is szerkeszthetnek alapvető feladatadatokat, például felelőst és határidőt. A Gantt, a People vagy az Assignments nézet használatához viszont az adott prémiumjogosultság kell. Így a licencköltséget az határozza meg, hány embernek kell ténylegesen a fejlett tervezési nézetekben dolgoznia, nem pusztán az, hányan vesznek részt a projektben.

Ugyanaz a projekt a Smartsheet csomagjaiban

A Smartsheet Pro a feltételes projektből a Gantt-ütemezést, a függőségeket és az emberek feladathoz rendelését lefedi. Képletekkel és táblázatos adatokkal olyan projekt-nyilvántartás építhető benne, amelyben a feladatok mellett más követett mezők is helyet kapnak. Az automatizált értesítések és jóváhagyási kérések szintén elérhetők, de a Pro csomag havi 250 automatizált indításra korlátozódik. Egyetlen szabály sokszori lefutása ezért más költségi kérdés, mint egy ritkán használt emlékeztető.

Az alapterv és a csapat terhelésének áttekintése miatt ez a forgatókönyv a Smartsheetnél is Business szintre lép. Ott az automatizált indítások korlátlanok, és az alaptervhez képest követhető az ütemterv eltérése. A feladathoz rendelés, a terheléskövetés és a teljes erőforrás-tervezés azonban különböző mélységű igények: a Resource Management a Business mellett is külön kiegészítő. Ha a projekt csak azt kívánja megmutatni, ki kapott túl sok feladatot, a Business terheléskövetése lehet a mérvadó; kapacitás-előrejelzéshez már a kiegészítő költsége is számít.

A Pro hozzáférhetőségét is bele kell venni az összevetésbe: a közzétett csomagtábla szerint új ügyfelek számára érhető el. Egy már meglévő Smartsheet-szerződésnél ezért nem biztos, hogy a belépő ár lesz a tényleges választási lehetőség. A Business legalább három fizetős tagot előíró feltétele pedig kis projektvezetői körnél is befolyásolja a teljes számlát.

Értesítés és integráció: ugyanaz a feladat, más út

A feltételes projekt „értesítés” követelménye pontosítást igényel. Ha a felelősnek a kiosztott vagy közelgő határidejű feladatról kell jelzés, a Planner saját értesítései megfelelhetnek: a Planner értesítési leírása feladatkiosztáshoz és határidőhöz kapcsolódó jelzéseket sorol fel. Egy meghatározott mező megváltozására induló jóváhagyás vagy több alkalmazást összekötő folyamat már eltérő automatizálási igény.

Ennél a különbségnél a Planner tervtípusa döntő. A Planner Power Automate-összekötőjének dokumentációja szerint az összekötő jelenleg csak az alapcsomagú terveket támogatja. Ha egy csapat a Gantt miatt prémiumtervre vált, a korábban alapcsomagú tervre épített munkafolyamatot nem tekintheti automatikusan használhatónak az új tervvel. A beépített feladatértesítés és az egyedi Power Automate-folyamat közt ezért a licencválasztás előtt különbséget kell tenni.

A Smartsheet a saját szabályalapú munkafolyamataiban értesítést, emlékeztetőt, jóváhagyást és sorok mozgatását is kínálja; Microsoft Teams, Outlook és OneDrive kapcsolódási pontok is szerepelnek a csomagjaiban. Ez segíthet megtartani a megszokott kommunikációs környezetet, miközben a projektadatok a Smartsheetben élnek. Az integráció ugyanakkor nem változtatja Smartsheet-tagsággá a már kifizetett M365-licencet: a projektrendszer jogosultságait külön kell számolni.

Melyik választás éri meg az M365-öt használó csapatnak?

Ha a munka főként határidős feladatok kiosztásából és követéséből áll, a meglévő M365-előfizetésben elérhető Planner a legegyszerűbb kiindulópont. Ha Gantt és létrehozható függőségek is kellenek, de alapterv nem, a Planner Plan 1 és a Smartsheet Pro között már a munkamód dönt: a Planner a Teamsben és a Microsoft feladatnézeteiben dolgozó csapatnak illeszkedik jobban, a Smartsheet pedig annak, amely táblázatos projektadatokat és saját szabályokat kezelne.

Az alaptervet, a terhelés áttekintését és az értesítést együtt kérő feltételes projektben a Planner and Project Plan 3 és a Smartsheet Business áll közelebb ugyanahhoz az igényhez. A Planner költségét a prémiumtervezői jogosultságok száma, a Smartsheetét a fizetős tagok köre és az esetleges Resource Management kiegészítő határozza meg. A közzétett dollárárak az éves számlázású ajánlatok összevetésére alkalmasak; magyarországi beszerzésnél a tényleges pénznemet, adót és szerződéses feltételeket az ajánlat dönti el.

Olvassa el ezt is:

• Asana vagy monday.com: az olcsóbb csomag nem ugyanazt automatizálja
• Microsoft To Do vagy Todoist: az ingyenességért kevesebb projektkontroll jár
• Zoho CRM vagy Pipedrive: az automatizálásnál fordulhat meg az árverseny