Zoho Workplace או Google Workspace: המחיר הזול קונה פחות אחסון?

כן, במסלולי הכניסה Zoho Workplace עולה פחות למשתמש ומקצה פחות מקום לקבצים: WorkDrive נותן לצוות קטן מכסה נפרדת, בעוד Google Workspace מציעה מאגר גדול יותר המשמש גם את הדואר. לפי טבלת המסלולים של Zoho, בהתחייבות שנתית Workplace Standard עולה 3 דולר למשתמש בחודש, Professional עולה 6 דולר ו־Mail Premium עולה 4 דולר. המחיר הנמוך קונה פחות מקום ייעודי לקבצים, אך משאיר את מכסת הדואר מחוץ ל־WorkDrive.

ב־תמחור Google Workspace, המחירים הרגילים בהתחייבות שנתית הם 7 דולר לחודש ל־Business Starter עם 30GB מאוגמים למשתמש, 14 דולר ל־Business Standard עם 2TB ו־22 דולר ל־Business Plus עם 5TB. עבור עסק שצריך בעיקר דואר וקבצים מעטים, Zoho עשויה להספיק במחיר נמוך יותר. כאשר דרושים הרבה קבצים משותפים, הקלטת פגישות, כלי Gemini במסמכים או שימור מידע, צריך להשוות את המסלולים שמספקים את הדרישות האלה ולא רק את מחירי הכניסה.

מקום לקבצים ומקום לדואר הם שתי מכסות שונות

פירוט האחסון של Zoho מקצה ב־Workplace Standard ‏100GB ל־WorkDrive לצוות של 3–10 משתמשים, ועוד 10GB לכל משתמש מעבר לכך; לכל משתמש יש בנפרד 30GB לדואר. ב־Professional צוות באותו גודל מתחיל ב־1TB לקבצים, מקבל תוספת של 100GB לכל משתמש נוסף ומחזיק 100GB דואר למשתמש. אלה מכסות צוותיות לקבצים, ולא נפח אישי שכל עובד מקבל לשימוש עצמאי.

ב־Google המכסה מחושבת לפי מספר הרישיונות ונכנסת למאגר ארגוני אחד, המשמש בין היתר את Drive ואת Gmail. בחישוב לצוות של חמישה עובדים, Starter מספק 150GB מאוגמים, מול 100GB לקבצי WorkDrive ב־Zoho Standard. אי אפשר להסיק מכך שכל 150GB של Google יהיו פנויים לקבצים: הודעות דואר צורכות חלק מאותו מאגר, ואילו ב־Zoho הן נספרות בנפרד. השאלה המעשית היא כמה מקום הקבצים צריכים לאחר שמביאים בחשבון גם את נפח הדואר.

הפער גדל כשעוברים למסלולים עתירי אחסון. לחמישה עובדים ב־Zoho Professional יש 1TB משותף ב־WorkDrive, וב־Google Business Standard חישוב הרישיונות יוצר מאגר של 10TB לכלל הארגון. גם כאן מדובר בסוגי מכסה שונים, אך לצוות שמחזיק ספריית קבצים גדולה ההבדל עשוי להיות חשוב יותר מהפער במחיר המושב. צוות שעיקר הנתונים שלו בתיבות הדואר עשוי להגיע למסקנה אחרת.

החשבון השנתי לצוותים של 5, 20 ו־100 עובדים

הסכומים הבאים הם חישוב של המחיר החודשי הרגיל כפול מספר העובדים ו־12 חודשים. הם מניחים התחייבות שנתית ומסלול אחיד לכל העובדים, ללא מבצעי הצטרפות, מסים או תוספים. אלה סכומי השוואה בדולרים, לא הצעת מחיר בשקלים לעסק בישראל; גם מחירי ההצטרפות הזמניים אינם חלק מהחישוב.

• חמישה עובדים: Zoho Standard עולה 180 דולר בשנה ו־Professional עולה 360 דולר; Google Starter עולה 420 דולר, Standard עולה 840 דולר ו־Plus עולה 1,320 דולר.
• עשרים עובדים: Zoho Standard עולה 720 דולר ו־Professional עולה 1,440 דולר; Google Starter עולה 1,680 דולר, Standard עולה 3,360 דולר ו־Plus עולה 5,280 דולר.
• מאה עובדים: Zoho Standard עולה 3,600 דולר ו־Professional עולה 7,200 דולר; Google Starter עולה 8,400 דולר, Standard עולה 16,800 דולר ו־Plus עולה 26,400 דולר.

גודל הצוות משנה גם את כמות האחסון שמקבלים במחירים האלה. לעשרים עובדים במסלול Zoho Standard אחסון WorkDrive של 200GB, וב־Professional ‏2TB; במאה עובדים המכסות הן 1TB ו־10TB. מאגר Starter של Google מגיע בחישוב ל־600GB בעשרים עובדים ול־3TB במאה עובדים, אך ממשיך לשמש גם שירותים אחרים. לכן הפער בדולרים נשאר גדול, בעוד הפער במקום הפנוי לקבצים תלוי בשימוש של הארגון.

מסלול יקר יותר אינו בהכרח התוספת המשתלמת ביותר לאחסון בלבד. Zoho מציעה תוספי אחסון ל־WorkDrive, ו־Google מאפשרת להוסיף אחסון מאוגם; המחיר והתנאים שלהם תלויים בהזמנה ובמסלול. החישוב כאן אינו מייחס לתוספים עלות שלא מופיעה באופן ברור במחירים שנבדקו. אם צוות נמצא מעט מעל המכסה, הצעת מחיר לתוספת עשויה לשנות את ההשוואה מול שדרוג כל הרישיונות.

מה משתנה כשמערבבים רישיונות של Zoho?

הגמישות הבולטת של Zoho היא הקצאת Mail לעובדים שזקוקים לדואר בלבד ו־Workplace למי שצריך גם מסמכים, קבצים ופגישות. מדריך המנויים של Zoho קובע שערבוב המסלולים זמין במנוי שנתי ובסיוע צוות המכירות, ושהעובד מקבל את תכונות הרישיון שהוקצה לו. במקרה כזה גם חישוב WorkDrive משתנה: כל רישיון Workplace Standard מוסיף 10GB וכל רישיון Professional מוסיף 100GB, במקום מכסת הפתיחה של צוות שכולו באותו מסלול.

לדוגמה מותנית, צוות של עשרים עובדים יכול להקצות לעשרה מהם Professional ולעשרה Mail Premium. חשבון הרישיונות יהיה 1,200 דולר בשנה, לעומת 1,440 דולר אם כולם יקבלו Professional. בעלי שני סוגי הרישיונות יקבלו את תכונות שימור הדואר של המסלול שלהם, אך רק בעלי Professional יקבלו את חבילת Workplace; מכסת WorkDrive המשותפת תהיה 1TB במקום 2TB בצוות שכולו Professional. החיסכון הוא 240 דולר בשנה, במחיר של פחות מקום לקבצים ופחות עובדים עם יישומי החבילה.

אותה חלוקה יחסית תעלה 312 דולר לצוות של חמישה עובדים, עם שלושה רישיונות Professional ושני רישיונות Mail Premium ומכסת WorkDrive של 300GB. בצוות של מאה עובדים, חמישים רישיונות מכל סוג יעלו 6,000 דולר בשנה ויתנו 5TB ב־WorkDrive. אלה תרחישים מותנים, לא חבילות מוכנות: היתרון תלוי בכך שלעובדי הדואר בלבד אכן אין צורך בגישה ליישומי המסמכים והפגישות של Workplace.

פגישות, שימור דואר ו־AI קובעים איזה מסלול צריך

מספר המשתתפים בפגישה נקבע לפי המסלול של המארח, ולא לפי מספר עובדי החברה. Zoho Meeting מאפשרת עד 100 משתתפים ב־Workplace Standard ועד 250 ב־Professional. ב־Google Meet התקרות במסלולי Business Starter, Standard ו־Plus הן 100, ‏150 ו־500 משתתפים בהתאמה; Standard מוסיף גם הקלטת פגישות. צוות קטן שמארח מפגשים גדולים עם לקוחות עשוי להזדקק למסלול גבוה אף שמספר העובדים שלו נמוך.

שימור דואר לצורכי איתור שונה מתיבת דואר גדולה. ב־Zoho תכונות שימור ואיתור דואר כלולות ב־Mail Premium וב־Workplace Professional, ולכן אפשר לתת אותן גם לעובד שאינו זקוק לכל יישומי Workplace. ב־Google, ‏Vault לשימור, ארכוב וחיפוש מידע כלול ב־Business Plus. מי שנדרש לשימור כזה ישווה אפוא מחירים אחרים מאלה של שני מסלולי הכניסה; גם היקף המידע שכל כלי מכסה אינו זהה.

שתי החברות כוללות כלי בינה מלאכותית, אך שם התכונה לבדו אינו מתאר את השימוש הזמין. Zoho מציגה את Zia במסלולי Workplace. Google כוללת ב־Starter יכולות Gemini ב־Gmail וגישה ליישום Gemini, וב־Standard מרחיבה את השילוב ל־Docs ול־Meet. אם העבודה נשענת על סיוע בתוך מסמכים או פגישות, ההבדל בין Starter ל־Standard חשוב יותר מעצם הנוכחות של כלי AI בחבילה.

איזו בחירה מתאימה לצוות?

Zoho מתאימה במיוחד כאשר התקציב הדוק, השימוש בקבצים המשותפים מתון ותפקידי העובדים מאפשרים שילוב של רישיונות Mail ו־Workplace. Google עשויה להצדיק את המחיר הגבוה יותר כשהצוות צריך מאגר קבצים גדול, שיתוף נרחב, שילובים עם שירותים חיצוניים או את תכונות Meet ו־Gemini של המסלולים המתקדמים. ההשוואה של Cloudwards מעדיפה את Google בשל יכולת צמיחה ושילובים, ומציגה את Zoho כבחירה מתאימה לתקציב מוגבל או לארגון שכבר משתמש במוצריה.

לעסק בישראל עם עובדים בכמה מדינות, חלוקת התפקידים חשובה לא פחות מגודל הצוות: מי מארח פגישות, מי יוצר ומשתף קבצים, ולמי נחוץ שימור דואר. העלות השנתית של הרכב הרישיונות שעונה על הצרכים האלה היא בסיס מועיל יותר להחלטה ממחיר הרישיון הזול ביותר. היא גם מבהירה מתי החיסכון של Zoho נשמר ומתי מעבר למסלול עשיר יותר מצמצם אותו.

קראו גם:

• Google Workspace או Microsoft 365: המחיר למושב לא מספר הכול
• Deel או Remote בישראל: המחיר החודשי הוא רק שכבת העלות הראשונה
• Valley קונה את Bluevine ב־340 מיליון דולר — רבע מהתמורה במניות