ייצוא Slack אינו גיבוי מלא: הקבצים נשארים מאחורי קישורים

כדי להוריד היסטוריית הודעות מ־Slack, בעל הרשאה מתאימה יוצר ייצוא ומוריד ארכיון ZIP. בייצוא JSON, הסבר Slack על תכולת הארכיון מבהיר שקובצי ההודעות מכילים קישורים לקבצים, אך לא את תוכן הקבצים עצמם. הקישורים מפנים אל הקבצים שבמרחב העבודה.

לצורך מעבר, גיבוי או ציות, צריך להבחין בין היסטוריית ההודעות לבין הקבצים ששותפו בה. תחילה בודקים אילו סוגי שיחות נכללו בייצוא, אחר כך מאתרים את קישורי הקבצים ומורידים בנפרד את הקבצים שאליהם עדיין יש גישה. ארכיון שנפתח בהצלחה אינו מוכיח שתוכן הקבצים נשמר.

מה אפשר לייצא בכל תוכנית

אפשרויות הייצוא לפי תוכנית כוללות הודעות וקישורי קבצים מערוצים ציבוריים בכל תוכניות Slack. בתוכנית Free אפשר לייצא קישורים לקבצים רק מ־90 הימים האחרונים; מגבלת הקישורים הזו חשובה גם אם טווח התאריכים שנבחר לייצוא רחב יותר.

• Free: הייצוא הרגיל מכסה ערוצים ציבוריים בפורמט JSON. ערוצים פרטיים והודעות ישירות אינם כלולים בו, ולכן אי אפשר להתייחס אליו כאל ארכיון של כל ההתכתבויות במרחב העבודה.
• Pro: גם כאן הייצוא הרגיל מכסה הודעות וקישורי קבצים מערוצים ציבוריים בפורמט JSON. התוכנית אינה פותחת מעצמה ייצוא של כלל השיחות הפרטיות.
• Business+: אפשר לייצא ערוצים ציבוריים. בעל מרחב עבודה יכול להגיש בקשה לגישה לכלי ייצוא בשירות עצמי שיכלול גם ערוצים פרטיים והודעות ישירות. אם הבקשה מאושרת, ייצוא כלל השיחות מתקבל בפורמט JSON עם קישורי קבצים.
• Enterprise: בעלי הארגון יכולים לבקש הפעלה של כלי ייצוא נוספים. הכלים הזמינים לאחר ההפעלה כוללים ייצוא כלל השיחות, בחירה לפי סוג שיחה, חבר או מרחב עבודה, וכן ייצוא שיחות של משתמש יחיד. האפשרות האחרונה זמינה בפורמט JSON או TXT.

גם ב־Free וב־Pro יש מסלול חריג: מדריך הייבוא והייצוא של Slack מתאר בקשה של בעל מרחב עבודה לייצא את כלל השיחות בנסיבות מוגבלות, למשל על בסיס הליך משפטי תקף, הסכמת חברים או זכות לפי דין. הבקשה טעונה אישור ואינה הופכת ייצוא פרטי לאפשרות רגילה בתוכניות האלה. תוכן שכבר נמחק בהתאם לכללי השמירה אינו חוזר לארכיון בעקבות אישור מאוחר.

מי רשאי לבצע את הפעולה

ב־Free, Pro ו־Business+, בעלי מרחב עבודה ומנהלים יכולים לייצא הודעות וקישורי קבצים מערוצים ציבוריים. האפשרויות המורחבות שמצריכות בקשה מיועדות לבעלי מרחב העבודה. ב־Enterprise, בעלי הארגון ומנהליו פועלים לפי ההרשאות שהוקצו להם; קיים גם תפקיד מערכת ייעודי לניהול ייצוא.

חברות בערוץ אינה מקנה כשלעצמה הרשאה לייצא את המרחב כולו. ב־Business+, בקשה של בעל מרחב עבודה לייצוא מורחב עוברת גם לאישור הבעלים הראשי לפני בדיקת Slack. ב־Enterprise, בעלי הארגון מבקשים גישה לכלי הייצוא הנדרשים, ולכן כדאי להגדיר מראש אם הצורך הוא בערוצים ציבוריים בלבד, בכלל השיחות או במידע של משתמש מסוים.

איך מורידים את ארכיון ההודעות

1. ב־Free, Pro או Business+, פתחו במחשב את Admin בסרגל הצד, בחרו Workspace settings, אחר כך Security ואז Import & export data.
2. בלשונית Export בחרו את טווח התאריכים ואת סוג הייצוא הזמין למרחב העבודה. התחילו את הייצוא והמתינו להודעת הדואר האלקטרוני על השלמתו.
3. מההודעה עברו לדף הייצוא של מרחב העבודה והורידו את קובץ ה־ZIP כשהוא מוכן.

ב־Enterprise נכנסים להגדרות הארגון, פותחים Security ואז Exports, ובוחרים את אפשרות הייצוא שהופעלה, את היקפה ואת הפורמט הזמין. לאחר השלמת הפעולה מורידים את ה־ZIP מלשונית Downloads. שמרו לצד הארכיון רישום של טווח התאריכים וסוג הייצוא: שני ארכיונים עשויים להיראות דומים, אף שאחד מכסה רק ערוצים ציבוריים והאחר כולל שיחות נוספות.

איך בודקים מה נמצא בקובצי JSON

אחרי חילוץ ה־ZIP, התחילו בקובצי הייחוס. channels.json מתאר ערוצים ציבוריים; בייצוא של כלל השיחות מופיעים גם groups.json לערוצים פרטיים, dms.json להודעות ישירות ו־mpims.json לשיחות קבוצתיות. users.json מסייע לזהות את המשתמשים שמופיעים בהודעות לפי מזהה. בייצוא ארגוני שם קובץ המשתמשים עשוי להיות org_users.json.

לכל שיחה שנכללה בייצוא יש תיקייה, ובה קובצי JSON המחולקים לפי תאריך ההודעות. פתחו את קובץ התאריך שבו שותף קובץ וחפשו ברשומת ההודעה את השדה files. מזהה השיחה, חותמת הזמן ומזהה הקובץ מאפשרים לשייך בהמשך עותק מקומי להודעה הנכונה, גם כשאותו שם קובץ מופיע במקומות שונים.

תיקייה חסרה אינה מוכיחה שלא התקיימה שיחה. תיקיות נכללות בארכיון כאשר קיימות בהן הודעות בטווח שיוצא; גם כללי שמירת המידע משפיעים על מה שנותר זמין. אם ציפיתם לראות שיחה מסוימת, בדקו את סוג הייצוא, טווח התאריכים ומדיניות השמירה לפני שמסיקים שהנתונים אבדו.

איך שומרים את הקבצים שמאחורי הקישורים

אפשר להפיק מקובצי ההודעות רשימת קישורים בלי להציג אותה כגיבוי. לאחר חילוץ הארכיון לתיקייה בשם slack-export, הפקודה הבאה משתמשת ב־jq כדי להדפיס לכל קובץ את נתיב רשומת ההודעות, חותמת הזמן, מזהה הקובץ והכתובת הזמינה: find slack-export -type f -name '????-??-??.json' -exec jq -r 'input_filename as $path | .[] | . as $msg | .files[]? | [$path, $msg.ts, .id, (.url_private_download // .url_private // .permalink // "")] | select(.[3] != "") | @tsv' {} +. הפקודה קוראת מטא־נתונים בלבד; היא אינה מורידה את תוכן הקבצים.

השתמשו בחשבון שמורשה לגשת לקבצים כדי לפתוח את הכתובות ולהוריד את התוכן הדרוש למיקום המיועד לארכיון. שמרו מיפוי בין מזהה הקובץ ב־Slack, השיחה והתאריך שבהם הופיע, שם העותק המקומי ומצב ההורדה. כתובת שמופיעה בפלט אך אינה נפתחת היא פער לשימור, לא קובץ שכבר גובה; את רשימת הכתובות עצמה יש לשמור במקום מוגבל גישה.

פתחו קבצים שהורדו והשוו את הפריטים שנשמרו לרשימת הקישורים. מחיקת קובץ, הערוץ שבו שותף או מרחב העבודה תהפוך את הקישור אליו בארכיון לבלתי נגיש, ולכן את ההורדה כדאי להשלים לפני מחיקה או סגירת גישה במסגרת מעבר. לייצוא TXT ממוקד למשתמש ב־Enterprise יש תכולה שונה: בארכיון שלו עשויה להופיע תיקיית files עם הקבצים ששלח המשתמש שנבחר בטווח התאריכים של הייצוא. גם במקרה הזה יש להתאים את מה שנשמר בפועל להיקף הייצוא שנבחר.

קראו גם:

• ייצוא ChatGPT לפני מחיקה: הקישור זמני והארכיון כולל מידע רגיש
• הודעות חוזרות ב־Slack: Workflow חוסך בניית בוט, לא ניהול הרשאות
• Motion או Reclaim AI: לוח מלא מול הגנה על זמן הריכוז