שעות שקטות ב־Teams לא אומרות לאחרים שאינכם זמינים

כדי להפסיק התראות Teams בנייד מחוץ לשעות העבודה, הגדירו שעות שקטות לפי שעות או ימים. לפי הנחיות Microsoft לשעות שקטות בנייד, בזמן שנבחר לא יישמעו צלילי התראה ולא יתקבלו התראות דחיפה, אך הודעות ופעילות חדשות יופיעו כשתפתחו את האפליקציה.

עמיתים אינם רואים שהשתקתם את ההתראות, ולכן ההגדרה לבדה אינה מוסרת להם מתי תחזרו לענות. אם חשוב לתאם ציפיות, הוסיפו הודעת מצב נפרדת. אם אתם רוצים לצמצם הפרעות גם בשעות העבודה, בחרו בנפרד אילו התראות על צ׳אטים, ערוצים ופגישות יופיעו. לוח ההשתקה קובע מתי הטלפון יתריע; הודעת המצב פונה למי שכותב לכם; הגדרות ההתראות קובעות איזו פעילות תקבל את תשומת לבכם.

קובעים את שעות ההשתקה בנייד

פתחו את Teams בטלפון, הקישו על תמונת הפרופיל בפינה העליונה, היכנסו אל התראות ובחרו בחסימת התראות בשעות שקטות. בהתאם לשפת האפליקציה, ייתכן שתראו את השמות Notifications ו־Block during quiet hours. הגדרת לוח הזמנים נמצאת באפליקציה לנייד, ולכן כדאי להתחיל בה לפני שמשנים את סוגי ההתראות בחשבון.

1. הפעילו השתקה בשעות מסוימות ובחרו מתי חלון ההשתקה מתחיל ומתי הוא מסתיים. כך אפשר להשתיק את הטלפון בתום יום העבודה ולחדש את ההתראות בתחילת יום העבודה הבא.
2. לימים שבהם אינכם עובדים כלל, הפעילו גם השתקה ליום שלם ובחרו את ימי השבוע המתאימים. אפשר לשלב ימים שלמים עם חלון שעות קבוע לשאר השבוע.
3. אם אתם משתמשים ב־Teams וב־Outlook בכמה מכשירים ניידים עם אותו חשבון, החליטו אם להפעיל את האפשרות Set on Teams and Outlook. כשהיא מופעלת, לוח השעות השקטות מסתנכרן בין האפליקציות הניידות המחוברות לחשבון.

השעות השקטות פועלות לפי השעה המקומית של המכשיר. אם נסעתם לאזור זמן אחר והטלפון עדכן את השעה, Teams יחיל את השעות שבחרתם לפי אזור הזמן החדש. למשל, חלון שנקבע לערב יישאר חלון של שעות הערב במקום שבו נמצא הטלפון, גם אם עמיתיכם בישראל עדיין עובדים. במקרה כזה כדאי להתאים את החלון לשעות שבהן אתם מבקשים להיות ללא התראות.

ההגדרה הזאת עוסקת בהתראות בנייד. אם אתם משתמשים ב־Teams גם במחשב, השקט בטלפון אינו מעיד על הגדרות ההתראה במחשב. באותו אופן, הודעה חדשה אינה נעלמת מפני שצליל או התראת דחיפה הושתקו: אפשר לפתוח את האפליקציה ולראות את הפעילות שהצטברה בזמן החלון השקט.

אומרים לעמיתים מתי תחזרו לענות

הודעת מצב מאפשרת להסביר לאחרים מתי צפויה תשובה. לפי ההנחיות של Microsoft להודעת מצב, אפשר לכתוב מסר שאחרים יראו, לבחור שיוצג כאשר הם שולחים לכם הודעה או מזכירים אתכם, ולהגדיר מתי יימחק. בנייד מתחילים מתמונת הפרופיל ובוחרים בהגדרת הודעת מצב; גם במחשב האפשרות נמצאת בתפריט הפרופיל.

נוסח מועיל מתאר את הציפייה לתשובה, ולא רק את העובדה שאתם עסוקים. לדוגמה מותנית: ״מחוץ לשעות העבודה; אחזור להודעות מחר בבוקר״. אם שעות העבודה משתנות, בחרו זמן מחיקה מתאים או עדכנו את הנוסח כשהוא מפסיק להיות נכון. האפשרות להציג את המסר בעת פנייה אליכם חשובה במיוחד: היא נותנת לעמית הקשר ברגע שבו הוא עומד לשלוח הודעה.

הודעת המצב וסימון הנוכחות הם שני דברים שונים. הודעת מצב היא טקסט שאתם מנסחים עבור עמיתים; סימון הנוכחות הוא המחוון שמציג את מצבכם ב־Teams. שעות שקטות אינן מודיעות לעמיתים שהטלפון מושתק ואינן מחליפות הודעה על מועד החזרה. גם בכיוון ההפוך אין חפיפה: פרסום הודעת מצב אינו משתיק צליל או התראת דחיפה. לכן, אם המטרה היא גם שקט אישי וגם ציפייה ברורה לזמינות, יש להגדיר את שניהם.

מסננים התראות על צ׳אטים, ערוצים ופגישות

מחוץ לחלון השקט, אפשר לבחור אילו סוגי פעילות יציגו התראה. תחת Notifications and activity, מדריך Microsoft לניהול התראות מפרט הגדרות נפרדות לצ׳אטים ולערוצים, לפגישות וללוח השנה. לצד סוגי התראות מסוימים אפשר לבחור היכן יופיעו, או לכבות אותם. זו בחירה שונה מקביעת השעות שבהן הנייד שותק.

בצ׳אטים ובערוצים, עברו על סוגי הפעילות במקום להתייחס לכל ההודעות כמקשה אחת. אפשר להשאיר פעילות שדורשת תגובה מיידית כבאנר, ולהציג פעילות אחרת באזור הפעילות בלבד כאשר האפשרות מוצעת. אם ערוץ מסוים חשוב יותר מאחרים, פתחו את תפריט האפשרויות שלו ואת הגדרות התראות הערוץ. שם אפשר לבחור אם לקבל התראות על הודעות או פוסטים חדשים, בהתאם לתצוגת הערוץ, ואם להציג אותן גם כבאנר או רק באזור הפעילות.

בפגישות אפשר להגדיר בנפרד התראות על תחילת פגישה ועל צ׳אט הפגישה. Teams מבחינה בין צ׳אט של פגישות שאישרתם לבין פגישות שסימנתם כהשתתפות זמנית או שעדיין לא השבתם להן. בלוח השנה אפשר לבחור היכן יופיעו התראות על הזמנות, שינויים וביטולים, או לכבות סוגים מסוימים. ההפרדה מאפשרת לשמור התראה על תחילת פגישה בלי לתת לכל הודעה בצ׳אט הפגישה אותה רמת בולטות.

מבדילים בין סינון שיחות לסינון התראות

בראש רשימת הצ׳אטים והערוצים קיימות תצוגות מהירות, למשל לשיחות שלא נקראו, לאזכורים ולשרשורים שעוקבים אחריהם. הן משנות את השיחות שמופיעות ברשימה בעת פתיחת Teams; הן אינן משנות אילו התראות מתקבלות. לכן בחירה בתצוגת ״לא נקראו״ לא תשתיק צ׳אט, ובחירה בתצוגת אזכורים לא תגביל את ההתראות לאזכורים בלבד.

אם המטרה היא להפחית צלילים ובאנרים, השתמשו בהגדרות ההתראות של סוג הפעילות או של הערוץ המסוים. אם המטרה היא למצוא שיחה מהר יותר לאחר שחזרתם לאפליקציה, התצוגות המהירות הן הכלי המתאים. ההבחנה הזאת חשובה במיוחד אחרי שעות שקטות: ההודעות שהגיעו בזמן ההשתקה עדיין זמינות לעיון, והתצוגות יכולות לעזור להתמקד בשיחות הרלוונטיות בלי לשנות בדיעבד את כללי ההתראה.

קראו גם:

• פיילוט AI בעבודה: שעות שנחסכו לא מוכיחות שהאיכות עלתה
• Slack או Teams: החיסכון נעלם כשמוסיפים AI