מסנן Gmail לא סידר את העבר? החיפוש והשרשור משנים את התוצאה

כדי ליצור מסנן ב־Gmail, פותחים במחשב את אפשרויות החיפוש, מגדירים תנאים, מריצים חיפוש ובודקים אילו הודעות נמצאו. רק אחר כך לוחצים על ״יצירת מסנן״ ובוחרים מה יקרה להודעות שיתאימו. הוראות יצירת המסנן של Google מתארות את הרצף הזה ואת הפעולות האפשריות: הוספת תווית, העברה לארכיון, מחיקה, סימון בכוכב או העברה לכתובת אחרת.

אם המטרה כוללת דואר שכבר התקבל, בחירת הפעולה לבדה אינה מספיקה: במסך היצירה יש אפשרות נפרדת להחיל אותה גם על שיחות תואמות. גם תוצאות החיפוש דורשות פירוש זהיר. לפי הסבר החיפוש של Gmail, הודעה אחת שעומדת בתנאי עשויה לגרום להופעת השיחה כולה, אף שהודעות אחרות באותה שיחה אינן תואמות.

בדיקת התנאים לפני יצירת המסנן

התחילו במאפיין שמזהה את הדואר הרצוי בזמן קבלתו: כתובת שולח, מילה קבועה בנושא או קובץ מצורף. אפשר להזין שאילתה בשורת החיפוש, ואפשר לפתוח את אפשרויות החיפוש ולמלא את השדות. בחירה בשולח בלבד עשויה להיות רחבה מדי אם אותה כתובת שולחת גם חשבוניות וגם עדכונים רגילים; הוספת נושא או סוג קובץ יכולה להפריד ביניהם.

בדקו גם את מה שלא אמור להיכלל. פתחו כמה תוצאות, מצאו את ההודעה שעונה על התנאי והשוו אותה להודעות דומות שאינן צריכות לקבל את הפעולה. אם החיפוש מחזיר פריטים לא רצויים, שנו את התנאים והריצו אותו שוב לפני הפעלת המסנן. זה חשוב במיוחד לפני בחירת מחיקה או העברה לארכיון, מפני שתנאי רחב ישפיע גם על דואר שיגיע בהמשך.

שלוש שאילתות למטרות שונות

אפשר לשלב תנאים כדי לדרוש התאמה לכמה מאפיינים באותה הודעה. האופרטורים from: ו־subject: מחפשים שולח ונושא; filename: מזהה שם או סוג של קובץ מצורף; larger: מסנן לפי גודל ההודעה; ו־list: מיועד לרשימת תפוצה. שלוש הדוגמאות הבאות מותנות: החליפו את הכתובת, המונח או סף הגודל בפרטים שמתאימים לדואר שלכם, ובדקו את התוצאות לפני יצירת המסנן.

• חשבוניות מספק קבוע: from:[email protected] subject:חשבונית filename:pdf. כך נדרשת התאמה גם לשולח, גם לנושא וגם לסוג הקובץ. אם הספק שולח חשבוניות בלי PDF, התנאי האחרון יוציא אותן מהתוצאות.
• הודעות גדולות עם קובץ מצורף: larger:10M has:attachment. larger: מתייחס לגודל ההודעה, לא רק לגודל הקובץ. אם צריך לאתר סוג מסוים של קובץ, אפשר להוסיף filename:pdf ולראות מה נשאר בחיפוש.
• רשימת תפוצה: list:[email protected]. זהו תנאי לרשימה עצמה; חיפוש לפי from: מתאים יותר אם רוצים את כל הדואר שמגיע מכתובת שולח מסוימת, גם מחוץ לרשימה.

לחיפוש דואר ישן אפשר להשתמש ב־older_than:1y, ולחלופין לתחום תקופה באמצעות after: או before:. תנאי של ״ישן משנה״ עשוי להועיל למיון היסטורי, אך הודעה חדשה אינה עומדת בו ברגע שהיא מגיעה. למסנן שצריך לפעול על דואר נכנס בחרו תנאי שנכון כבר בעת הקבלה, כגון שולח, נושא או קובץ מצורף. כאשר מספיק שאחד מכמה שולחים יתאים, OR מאפשר לצרף חלופות בלי לפתוח מסנן נפרד לכל אחד.

מדוע שיחה שלמה מופיעה בחיפוש

בתצוגת שיחות, כמה הודעות קשורות מוצגות יחד. Gmail מזהה תחילה את ההודעה שתואמת לחיפוש, ולכן השיחה יכולה להופיע כתוצאה גם כשחלק מההודעות בה אינן עומדות באותו תנאי. לדוגמה מותנית, חיפוש filename:pdf עשוי להעלות שרשור שבו רק אחת התשובות כוללת קובץ PDF. הופעת השרשור אינה מעידה שכל המשתתפים שלחו קובץ כזה.

ההבחנה חשובה גם לתוויות: ב־Gmail תווית מוצמדת להודעה, ולא לכל השיחה כיחידה אחת. לכן כדאי לפתוח את השרשור ולבדוק איזו הודעה נושאת את התווית, במקום להסיק משורת התוצאה שכל ההודעות קיבלו אותה. אם מסנן הוגדר לפי שולח, תשובה מאדם אחר תסונן רק כאשר גם היא עומדת בקריטריונים שהוגדרו. הרחבת השאילתה כדי לכלול את כל ההתכתבות תשנה את גבולות המסנן, ולכן יש לעשות זאת רק אם זו אכן המטרה.

מה לעשות כשההודעות הישנות לא השתנו

בחלון הפעולות מופיעה האפשרות להחיל את המסנן גם על שיחות תואמות, לצד בחירת הפעולה עצמה. רשימת אפשרויות המסנן של Google כוללת את התיבה הזאת במפורש. אם רציתם לתייג או להעביר לארכיון הודעות שכבר נמצאות בחשבון, סמנו אותה בזמן יצירת המסנן; עצם מציאת הדואר הישן בחיפוש אינה מחילה עליו את הפעולה.

אם סומנה האפשרות והדואר המבוקש עדיין לא קיבל את הפעולה, חזרו לשאילתה והריצו אותה כחיפוש. הודעה חסרה שאינה מופיעה בתוצאות אינה עומדת בתנאים שנקבעו; הודעה שנמצאת בתוך שיחה המופיעה בתוצאות דורשת בדיקה ברמת ההודעה. אפשר לשנות מסנן קיים דרך ״הגדרות״, ״הצגת כל ההגדרות״ ואז ״מסננים וכתובות חסומות״. אחרי תיקון התנאים, בדקו שוב את התוצאות לפני שמעדכנים את הפעולה.

להעברה אוטומטית יש גבול אחר

כאשר פעולת המסנן היא העברה לכתובת אחרת, Gmail מחיל אותה על הודעות חדשות בלבד. לכן סימון האפשרות להחלה על שיחות קיימות אינו דרך להעביר בדיעבד את הדואר הישן ליעד. אפשר להשתמש באותו חיפוש כדי למצוא הודעות עבר ולטפל בהן בנפרד, אך אין להסיק מן ההתאמה בחיפוש שהן נשלחו מחדש. ההפרדה הזאת חשובה במיוחד במסנן לחשבוניות, שבו עותק של הודעה ישנה עשוי להיות נחוץ גם מחוץ לחשבון.

כדי לבחור בפעולת העברה צריך שכתובת יעד תהיה מוגדרת בהגדרות החשבון. לאחר יצירת המסנן, התוצאה הרלוונטית לבדיקה היא הודעה חדשה שעונה לקריטריונים, ולא שיחה ישנה שהופיעה בחיפוש. גם תשובה חדשה בשרשור ותיק תסונן רק אם היא עצמה עומדת באותם תנאים; התאמת ההודעה המקורית אינה מקנה לתשובה התאמה אוטומטית.