Videokoosoleku väsimus ei tule ainult kaamerast, vaid ka infokoormusest

Videokoosoleku väsimuse vähendamiseks otsusta enne kutse saatmist, kas inimesed peavad samal ajal arutama. Valmis seisu jagamiseks sobib kirjalik uuendus; ühise otsuse või kiiret täpsustamist vajava küsimuse jaoks vali kõne. Anna kõnele üks selge eesmärk, sobiv ajapiir ja kutsu inimesed, kelle panus on selle eesmärgi saavutamiseks vajalik.

Kaamera väljalülitamine võib aidata, kuid ei muuda kõnede arvu ega seda, kui palju tuleb korraga kuulata, mõista ja vastata. Kaamera kasutamist muutnud välieksperimendis seostus sisselülitatud kaamera suurema väsimusega. Korraldajal tasub seega jätta kaameravalikule ruumi ja kujundada kõne nii, et osalejad jõuaksid ka teavet töödelda.

Millal valida kõne ja millal kirjalik uuendus?

Vali kõne, kui järgmine samm sõltub vahetust vastastikusest arutelust: vaja on lahendada erimeelsus, täpsustada üksteise ettepanekuid või teha ühine otsus. Kui sõnum annab teada edenemisest, kokkuleppest või juba valmis teabest, saada see kirjalikult. Nii saab adressaat vastata siis, kui tal on küsimuse läbimõtlemiseks aega.

Enne kutse loomist sõnasta oodatav tulemus ühe lausega. Näiteks võib eesmärk olla otsustada, kes vastab kliendi küsimusele ja millise tähtajaga. Kui otsust pole vaja ühiselt teha, saada vajalik taust, konkreetne küsimus ja vastamise tähtaeg sõnumis. Kui otsus vajab kõnet, jaga loetav taust ette ning jäta ühine aeg täpsustustele ja valikute kaalumisele.

Kirjalik kanal ei pea tähendama pikka ülevaadet. Lühikesest seisuteatest piisab, kui selles on kirjas, mis muutus, kellelt oodatakse vastust ja millal seda vaja on. Mahuka tausta saatmine vahetult enne kõnet võib seevastu viia lugemistöö lihtsalt koosoleku sisse. Jäta osalejatele võimalus materjal enne arutelu läbi töötada.

Kui sageli ja kui kaua kohtuda?

Hoia lahendamist vajav arutelu lühike, kuid arvesta ka kõnede koguarvu. Stanfordi kahe küsitluse 3920 vastaja andmetes seostusid lühikesed, sagedased ja väikese rühma interaktiivsed kõned tugevama sotsiaalse seotusega, pikemad ning sagedamad kõned aga suurema väsimusega; autorid pakuvad kutse vaikimisi kestuseks kuni 30 minutit. See on korralduslik lähtepunkt, mitte katseliselt leitud kõigile sobiv piir.

Sagedusel on seega kaks külge. Lühike vestlus võib aidata hajusalt töötavatel inimestel üksteisega kontakti hoida, kuid järjest lisanduvad kohtumised võivad kasvatada väsimust. Ära jaga üht pikka koosolekut automaatselt paljudeks uuteks kõnedeks. Vaata kogu nädala kutseid: kui sama rühm tuleb sama teema juurde korduvalt tagasi, koonda ühist lahendust vajavad küsimused ning saada vahepealsed muutused kirjalikult.

Määra kestus selle järgi, mida kõnes tuleb päriselt teha. Jäta aega põhiprobleemi sõnastamiseks, vastuväidete kuulamiseks ja otsuse kinnitamiseks. Kui päevakorras on mitu eraldi otsust, mille tegijad on erinevad, võib üks ülerahvastatud kõne koormata kõiki. Eralda arutelud nende inimeste järgi, kelle kohalolek vastavat otsust muudab.

Keda kutsuda?

Kutsu otsustajad ning inimesed, kelle teadmiseta ei saa valikut teha. Osaleja, kes vajab ainult tulemust, saab selle pärast kõnet lühikese kirjaliku kokkuvõttena. Nii jääb arutelus rohkem ruumi küsimustele ja vastustele ning teistel pole vaja jälgida vestlust, milles neil puudub ülesanne.

Väiksem rühm töötab ainult siis, kui vajalikud inimesed on kohal. Kui otsustaja puudub, tuleb sama küsimus võib-olla uuesti läbi rääkida. Märgi kutsele iga osaleja roll: kes otsustab, kes annab puuduva teadmise ja kes peab lahenduse teostatavust hindama. Kui inimese panus piirdub ühe fakti või kommentaariga, küsi seda enne kõnet kirjalikult.

Osalejate arvu vähendamine ei tähenda, et ülejäänud meeskond jääb otsusest ilma. Saada pärast arutelu edasi otsus, selle põhjus ja vastutaja, kuid ära saada kogu kõne ümberjutustust. Nii jõuab tööks vajalik teave ka nende inimesteni, kelle aega ühises arutelus vaja ei olnud.

Kuidas vähendada suhtlus- ja infokoormust?

Saksamaa ja Singapuri töötajate PLOS ONE uuringus seostus kõnede suurem sagedus suurema suhtluskoormusega ning nii suhtlus- kui infokoormus suurema väsimusega. Suhtluskoormus tähistab siin tunnet, et vastastikust suhtlemist nõutakse liiga palju; infokoormus tähendab, et kõnes saadavat teavet on raske töödelda. Küsitlus ei võimalda neist seostest üksi põhjuslikku mõju järeldada.

Need koormused vajavad eri lahendust. Vastamise survet vähendab selge kõnejärjekord ja võimalus täiendada mõtet hiljem kirjalikult. Teabe hulka aitab piirata see, kui taust, ettepanek ja otsus on eristatavad ning uut mahukat materjali ei esitata samal ajal suulise selgitusega. Kui materjali tuleb lugeda, jaga see ette või anna pärast kõnet aega vastamiseks.

Uuringu töötajate valimites ei olnud sagedasemad kõned otseselt seotud suurema infokoormusega; mõõdetud seos oli vastupidises suunas. Seetõttu ei saa kohtumiste arvu pidada teabetulva lihtsaks mõõduks. Kõne võib olla lühike ja siiski nõuda kiiret reageerimist paljudele eri mõtetele. Küsi korraldajana eraldi, kui sageli inimestelt vastust nõutakse ja kui palju uut teavet nad peavad ühe vestluse jooksul töötlema.

Kõne ajal lase üks küsimus lõpuni arutada enne järgmise avamist. Kui vestlusaknasse tuleb uus mõte, too see arutellu sobival hetkel, mitte paralleelse ülesandena kõigile jälgimiseks. Vaiksemalt osalejalt võib küsida täpsustust ka pärast kõnet; ütle sel juhul, mis ajani saab otsust täiendada. See jätab ühise arutelu alles, kuid ei sunni igaüht vastust sama kiiresti sõnastama.

Otsustuspuu järgmise kutse jaoks

1. Kas soovid edastada valmis seisu? Saada kirjalik uuendus ning lisa küsimus ja tähtaeg ainult siis, kui vastust on vaja.
2. Kas järgmine samm vajab vahetut arutelu? Korralda kõne, sõnasta oodatav otsus ja saada vajalik taust piisavalt vara ette.
3. Kas iga kutsutu peab arutlema või otsustama? Kui ei, küsi tema panus enne kõnet või saada talle pärast otsus.
4. Kas eesmärk mahub lühikesse ajapiiri? Kui ei, eemalda taustalugemine kõnest ja eralda iseseisvad otsused.
5. Kas samal rühmal on juba mitu kõnet? Koonda seotud küsimused ning vii vahepealsed seisuteated kirjalikku kanalisse.

Loe ka:

• Startup Visa või e-residentsus: ainult üks lubab Eestisse kolida