Power BI ή Data Studio: η δωρεάν κοινοποίηση έχει άλλο όριο

Για μια μικρή επιχείρηση που μοιράζεται ιδιωτικές αναφορές, η διαφορά βρίσκεται στην άδεια του παραλήπτη. Στο Power BI, ο δημιουργός και συνήθως κάθε θεατής σε κοινή χωρητικότητα χρειάζονται Pro ή Premium Per User, όπως ορίζουν οι κανόνες κοινοποίησης της Microsoft. Στο Data Studio, η δωρεάν δημιουργία και προβολή καλύπτει τόσο τον συντάκτη όσο και τον απλό αναγνώστη της αναφοράς· η δημοσιευμένη τιμή Pro είναι 9 δολάρια ανά χρήστη, ανά έργο και ανά μήνα.

Ακόμη και αν ο δημιουργός χρησιμοποιεί Data Studio Pro, ο θεατής χρειάζεται δικαίωμα πρόσβασης στην αναφορά, αλλά όχι δική του άδεια Pro στο μοντέλο ατομικών αδειών, σύμφωνα με την περιγραφή της συνδρομής. Η επιλογή, επομένως, εξαρτάται από το πόσοι θα συντάσσουν αναφορές, πόσοι απλώς θα τις βλέπουν και αν η επιχείρηση χρειάζεται κεντρική ιδιοκτησία του περιεχομένου. Η δωρεάν πρόσβαση του θεατή δεν καταργεί τους κανόνες ασφάλειας για τα δεδομένα που εμφανίζονται.

Πότε ο θεατής του Power BI χρειάζεται άδεια

Σε έναν συνηθισμένο χώρο εργασίας κοινής χωρητικότητας, η πρόσκληση σε μια ιδιωτική αναφορά δεν αρκεί για χρήστη με δωρεάν λογαριασμό Power BI. Ο παραλήπτης πρέπει να διαθέτει Pro ή, όπου απαιτείται, Premium Per User, ακόμη κι αν δεν επεξεργάζεται τίποτα. Έτσι, η προσθήκη πελατών ή εργαζομένων αυξάνει τον αριθμό των αδειών όσο η αναφορά παραμένει σε αυτή τη χωρητικότητα.

Υπάρχει συγκεκριμένη εξαίρεση: σε κατάλληλη χωρητικότητα Power BI Premium ή Fabric F64 και άνω, ένας χρήστης με δωρεάν άδεια και τα σωστά δικαιώματα μπορεί να δει κοινόχρηστο περιεχόμενο. Τόσο η αναφορά όσο και το υποκείμενο σημασιολογικό μοντέλο πρέπει να βρίσκονται σε κατάλληλη χωρητικότητα· αν το μοντέλο παραμείνει αλλού, ο θεατής μπορεί να κληθεί να αναβαθμίσει την άδειά του. Το κόστος αγοράς αυτής της χωρητικότητας δεν περιλαμβάνεται στη σύγκριση των ατομικών αδειών παρακάτω.

Η ίδια διάκριση ισχύει όταν ο παραλήπτης είναι εκτός επιχείρησης. Η εξωτερική κοινοποίηση πρέπει να επιτρέπεται από τον διαχειριστή, ενώ ο πελάτης συνδέεται ως εξωτερικός χρήστης με κατάλληλη άδεια ή βλέπει περιεχόμενο σε επιλέξιμη χωρητικότητα. Αν ο πελάτης διαθέτει ήδη κατάλληλη άδεια, δεν χρειάζεται νέα αγορά γι’ αυτόν· το παράδειγμα κόστους υποθέτει ότι η μικρή επιχείρηση καλύπτει όλες τις απαιτούμενες άδειες.

Δημόσια, εσωτερική και εξωτερική κοινοποίηση

Η δημόσια δημοσίευση λύνει το εμπόδιο της σύνδεσης επειδή κάνει μια αναφορά προσβάσιμη από οποιονδήποτε στο διαδίκτυο. Στο Power BI, η λειτουργία Publish to web εκθέτει δημόσια την αναφορά και δεδομένα του σημασιολογικού μοντέλου, ακόμη κι αν δεν εμφανίζονται όλα στα γραφήματα. Δεν είναι κατάλληλη διαδρομή για στοιχεία πελατών, μισθοδοσίας ή άλλες εμπιστευτικές πληροφορίες.

Για εσωτερική χρήση, το Power BI επιτρέπει συνδέσμους για άτομα του οργανισμού, συγκεκριμένους παραλήπτες και ομάδες ασφαλείας. Για εξωτερικό πελάτη απαιτείται πρόσκληση που αντιστοιχεί στον δικό του λογαριασμό, όχι απλή προώθηση ενός εσωτερικού συνδέσμου. Ο δημιουργός μπορεί να ρυθμίσει χωριστά το δικαίωμα περαιτέρω κοινοποίησης και το δικαίωμα δημιουργίας νέων αναφορών πάνω στο ίδιο μοντέλο δεδομένων.

Το Data Studio μοιράζεται αναφορές με άτομα ή ομάδες και επιτρέπει επίσης ευρύτερη δημοσίευση. Μια ιδιωτική αναφορά μπορεί επομένως να δοθεί σε ορισμένους εργαζομένους ή πελάτες χωρίς να ανοίξει σε όλο το διαδίκτυο. Η πρόσβαση στην αναφορά όμως είναι διαφορετικό ζήτημα από την πρόσβαση στην πηγή: με τα διαπιστευτήρια του ιδιοκτήτη, ο θεατής μπορεί να δει δεδομένα χωρίς δική του πρόσβαση στο αρχικό σύνολο, ενώ με διαπιστευτήρια θεατή χρειάζεται και αντίστοιχο δικαίωμα στην πηγή. Αυτή η επιλογή έχει ιδιαίτερη βαρύτητα όταν διαφορετικοί πελάτες δεν πρέπει να δουν τα ίδια δεδομένα.

Τι αγοράζει η επιχείρηση με το Data Studio Pro

Η βασική δωρεάν έκδοση καλύπτει τη δημιουργία και κοινοποίηση αναφορών, αλλά το περιεχόμενο ανήκει στον ατομικό λογαριασμό που το δημιούργησε. Στο Pro, οι αναφορές και οι πηγές δεδομένων ανήκουν στον οργανισμό μέσω έργου Google Cloud. Αυτό αλλάζει τη συνέχεια της λειτουργίας τους όταν αποχωρεί ο αρχικός συντάκτης: η διαχείριση δεν εξαρτάται αποκλειστικά από την προσωπική του ιδιοκτησία.

Το Pro προσθέτει χώρους εργασίας ομάδας και δικαιώματα διαχείρισης σε επίπεδο έργου. Είναι χρήσιμο όταν πολλοί συντάκτες πρέπει να αναλαμβάνουν κοινές αναφορές ή όταν η επιχείρηση θέλει πιο σταθερό έλεγχο του περιεχομένου της. Στη συνδρομή με ατομικές άδειες πληρώνουν όσοι δημιουργούν, επεξεργάζονται ή διαχειρίζονται περιεχόμενο Pro· ο απλός θεατής διατηρεί την ανάγκη για κατάλληλα δικαιώματα κοινοποίησης, χωρίς να γίνεται συνδρομητής Pro.

Το Pro συνδέεται επίσης με τεχνική υποστήριξη και πρόσθετες δυνατότητες διαχείρισης. Για μεγάλους οργανισμούς υπάρχει και συμβατικό μοντέλο με χρέωση βάσει μηνιαίων ενεργών χρηστών, όπου μετρά και η προβολή περιεχομένου Pro. Οι ετήσιοι υπολογισμοί εδώ αφορούν αποκλειστικά το μοντέλο ατομικών αδειών.

Ετήσιο κόστος για 5, 20 και 100 θεατές

Ο τιμοκατάλογος του Power BI δίνει τιμή 14 δολάρια ανά χρήστη τον μήνα για Pro με ετήσια πληρωμή και αναφέρει ότι ο δωρεάν λογαριασμός χρειάζεται αναβάθμιση για κοινοποίηση. Η τιμή καταλόγου του Data Studio Pro που αναφέρθηκε παραπάνω μπορεί να διαφοροποιηθεί ανάλογα με τη διάρκεια της συνδρομής. Πρόκειται για τιμές σε δολάρια, όχι για τελική προσφορά στην Ελλάδα ή την Κύπρο.

Το υποθετικό σενάριο έχει έναν δημιουργό, χωριστούς θεατές, ιδιωτική πρόσβαση, ένα έργο Data Studio Pro και χρήση για δώδεκα μήνες. Υποθέτει κοινή χωρητικότητα Power BI, καμία ήδη πληρωμένη άδεια και καμία χωριστή σύμβαση χωρητικότητας. Το ετήσιο ποσό Power BI είναι (ένας δημιουργός + θεατές) × 14 × 12, ενώ για έναν δημιουργό Data Studio Pro η αριθμητική προβολή είναι 1 × 9 × 12 = 108 δολάρια. Η δωρεάν έκδοση Data Studio δεν χρεώνει άδεια ούτε στον δημιουργό ούτε στους θεατές.

• 5 θεατές: Power BI Pro 1.008 δολάρια ετησίως· Data Studio 0 δολάρια σε άδειες· Data Studio Pro με έναν δημιουργό περίπου 108 δολάρια.
• 20 θεατές: Power BI Pro 3.528 δολάρια ετησίως· Data Studio 0 δολάρια σε άδειες· Data Studio Pro με έναν δημιουργό περίπου 108 δολάρια.
• 100 θεατές: Power BI Pro 16.968 δολάρια ετησίως· Data Studio 0 δολάρια σε άδειες· Data Studio Pro με έναν δημιουργό περίπου 108 δολάρια.

Κάθε επιπλέον δημιουργός προσθέτει στο ίδιο σενάριο 168 δολάρια τον χρόνο στο Power BI Pro ή περίπου 108 δολάρια στο Data Studio Pro. Η προβολή των 108 δολαρίων δεν είναι δεσμευτική τιμή ετήσιας σύμβασης της Google. Φόροι, μετατροπή σε ευρώ, χρεώσεις των πηγών δεδομένων και υπάρχουσες άδειες Microsoft 365 E5 μένουν εκτός αυτού του απλού υπολογισμού.

Πού κρίνεται η επιλογή

Όταν λίγοι συντάκτες εξυπηρετούν πολλούς ιδιωτικούς θεατές, το Data Studio κρατά χαμηλό το κόστος αδειών για το κοινό. Η δωρεάν έκδοση αρκεί αν η επιχείρηση μπορεί να διαχειριστεί αναφορές με ατομική ιδιοκτησία και δικαιώματα ανά περιεχόμενο. Αν χρειάζεται οργανωτική ιδιοκτησία και κοινή συντήρηση, το Pro μεταφέρει τη χρέωση στους ανθρώπους που διαχειρίζονται τις αναφορές, χωρίς να απαιτεί άδεια Pro για κάθε απλό αναγνώστη.

Αν οι πηγές είναι κυρίως Google Sheets, Google Analytics ή Google Ads, το Data Studio συνδέεται άμεσα με αυτό το περιβάλλον. Για επιχείρηση που ήδη εργάζεται στο περιβάλλον Microsoft και θέλει μοντέλα δεδομένων με ελεγχόμενη πρόσβαση, το Power BI μπορεί να ταιριάζει καλύτερα. Η πραγματική σύγκριση πρέπει τότε να υπολογίσει τις υπάρχουσες άδειες Pro ή E5 και τυχόν επιλέξιμη χωρητικότητα. Και στις δύο υπηρεσίες, η πιο οικονομική διανομή έχει αξία μόνο όταν τα δικαιώματα της αναφοράς και της πηγής δεδομένων αντιστοιχούν στο κοινό που πρέπει να τη βλέπει.

Διαβάστε επίσης:

• Adobe Premiere για Android: δωρεάν 4K, αλλά η ΤΝ έχει όριο
• Moodle ή TalentLMS: το δωρεάν λογισμικό μεταφέρει το κόστος στη διαχείριση
• Δωρεάν εργαλεία ΤΝ για το Δημόσιο: από ανωνυμοποίηση έως eSummary