Todoist или Microsoft To Do: безплатното стига само до плоския списък

Ако работата ви започва в Outlook и завършва с дневен списък, Microsoft To Do е силният безплатен избор. Сравнението на 2sync дава предимство на Todoist за организация по проекти, етикети и филтри, но определя To Do като по-изгодния безплатен вариант. Платеният Todoist Pro има смисъл, когато често ви трябват различни изгледи към задачи от няколко проекта или разполагате работа с продължителност в календар.

Самият брой задачи не решава избора. В условна седмица с 30 задачи, три проекта, повтарящи се срокове и писма за последващо действие и двете приложения могат да поберат работата. Разликата се появява, когато искате да запазите няколко начина да виждате едни и същи задачи: по срок, проект, етикет или човек, който чака отговор.

Какво получавате без абонамент

Microsoft To Do предлага повече от отбелязване на изпълнени задачи. В указанията на Microsoft за To Do в Outlook са описани срокове, напомняния с избран час, повторения, стъпки, бележки, файлове, категории и изгледът „Моят ден“. Има и хаштагове в имената на задачите, по които можете да търсите през списъците. Това позволява да отделите например чакащите отговор задачи, без да ги премествате в нов списък всеки път.

Безплатният Todoist Beginner също не е просто един дълъг списък. Таблицата с плановете на Todoist включва пет лични проекта и три филтърни изгледа в Beginner, срещу 300 проекта и 150 изгледа в Pro. Beginner предлага изгледи като списък и дъска, срокове, повтарящи се задачи, етикети и напомняния. Следователно малък набор от проекти може да се управлява без плащане; ограничението идва от броя запазени напречни изгледи и от функциите за планиране, които остават в Pro.

Pro добавя календарен изглед, продължителност на задачите и отделни крайни срокове. Календарният изглед е различен от възможността да свържете Beginner с календар: първото променя начина, по който подреждате задачите вътре в Todoist. Ако ви стига да видите какво е насрочено за деня, този изглед може да не оправдае абонамент. Ако местите работни блокове и трябва да виждате колко време заемат, разликата става съществена.

Условната седмица с три проекта

Да приемем, че задачите са разпределени между клиентска работа, вътрешна организация и лични ангажименти. В To Do всяка област може да има собствен списък, повтарящите се действия да запазят сроковете си, а избраните за днес задачи да се съберат в „Моят ден“. Това е достатъчно, ако преглеждате областите последователно и сами решавате какво да изведете напред.

В Todoist същите условни задачи могат да останат в съответните проекти, докато запазен филтър показва например всичко със срок скоро, независимо от проекта. Друг изглед би могъл да събира задачи с етикет за изчакван отговор. Разликата не е, че To Do не може да намира задачи през списъци: неговите хаштагове и търсене помагат за това. Разликата е в запазените филтърни изгледи, към които се връщате многократно, без отново да задавате търсенето.

При три проекта лимитът на Beginner за проекти още не пречи. Трите му филтърни изгледа също може да покрият най-важните напречни въпроси. Практическата граница за Pro настъпва, ако всеки ден пресъздавате допълнителни търсения, за да отделите спешните задачи, чакащите отговор и работата за конкретен клиент, или ако планирате изпълнението им като времеви блокове. Това е преценка за повтарящо се усилие, а не автоматично правило за всеки натоварен списък.

Outlook: маркиране на писмо или добавяне на задача

За поща, хоствана от Microsoft, To Do може да превърне маркираните в Outlook писма в задачи, след като включите списъка за маркирана поща. Указанията за маркираните писма уточняват, че задачата съдържа тема и преглед на писмото, а от нея може да отворите оригинала в Outlook. Синхронизират се маркирани писма от основната пощенска кутия; тези от споделени кутии и папки не влизат в този поток.

Todoist също има добавка за Outlook Mail, включително в Beginner, но тук избирате писмото и го добавяте като задача. Инструкцията на Todoist за Outlook Mail описва добавяне във входящия списък или в избран проект, със срок, етикети и приоритет; създадената задача пази връзка към писмото в уеб Outlook. При служебна поща добавката зависи от разрешенията на администратора. Така To Do е по-пряк избор, ако маркирането на писма вече е част от навика ви, докато Todoist дава повече контрол върху подреждането още при създаване на задачата.

Напомняния и споделяне

To Do позволява да зададете напомняне за избран час отделно от срока на задачата. Beginner също има напомняния, а Pro разширява възможностите за персонализирането им. Ако основната ви нужда е сигнал в конкретен момент, без да изграждате сложна система от изгледи, безплатният To Do покрива този случай. Ако искате календарно разполагане, продължителност и повече начини да следите работа през проекти, стойността на Pro идва от съчетанието им, не само от напомнянето.

За обща работа To Do позволява споделяне на списъци и възлагане на задачи в тях. Todoist позволява споделени лични проекти, възлагане и коментари и в безплатния план. Плащането за Pro само по себе си не е условие да работите с друг човек; Business е отделният план за общо екипно пространство, роли и управление на екипни проекти. При избор между приложенията по-важният въпрос е дали хората поддържат общ списък, или им трябва преглед на работа през няколко проекта.

За условната седмица Microsoft To Do остава разумният избор, ако списъците, „Моят ден“ и маркираните писма дават достатъчна картина на работата. Beginner е подходящ, когато искате проекти и няколко запазени филтъра, но се побирате в лимитите им. Pro започва да оправдава разхода, когато тези лимити редовно ви карат да сглобявате прегледа си наново или когато планирате задачите по продължителност в календар.

Прочетете също:

• Bitwarden или 1Password: безплатният план срещу по-полираната услуга
• beehiiv или Kit: безплатните 10 000 абонати идват с компромис
• Revolut Business или Wise Business: абонаментът печели само при достатъчен обмен