Microsoft 365 или Google Workspace: равната цена крие различен пакет

За малка българска фирма изборът зависи най-вече от това дали хората работят в настолните Word и Excel, или създават документи предимно в браузър. В първия случай Microsoft 365 Business Standard често спестява втори лиценз за приложения. Във втория Google Workspace може да покрие работата без такава добавка. Бизнес ценовата листа на Microsoft поставя плановете с Teams Business Basic, Standard и Premium съответно на 7, 14 и 22 долара на потребител месечно при годишен ангажимент: Basic дава уеб и мобилни приложения, Standard добавя настолен Office, а Premium — защита и управление на устройства.

Ценовата листа на Google Workspace посочва същите стандартни нива от 7, 14 и 22 долара за Business Starter, Standard и Plus при годишен ангажимент, със съответно 30 GB, 2 TB и 5 TB споделено пространство на потребител. Standard включва Gemini в Gmail, Docs и други приложения, а Plus добавя разширено управление на крайни устройства. Това са публикувани цени в долари, а не оферта за конкретна фирма в България. Равният основен абонамент оставя различни допълнителни разходи според начина на работа.

Настолни файлове или съвместна работа в браузър

Business Basic и Workspace Starter осигуряват служебна поща, срещи и инструменти за документи. Разликата се проявява при файл, който трябва да запази сложно оформление, макроси или специфични функции на Excel. Служител с Business Basic няма включен настолен Office; ако работата му го изисква, фирмата трябва да осигури действащ лиценз или да избере Standard.

Сравнението на Expert Insights поставя настолния Excel и сложните документи сред предимствата на Microsoft, а едновременното редактиране в браузър — сред силните страни на Google. Workspace позволява и работа офлайн с предварителна настройка и последващо синхронизиране; това обаче не предоставя пълните настолни Word и Excel. При избора има значение кои файлове фирмата действително обменя с клиенти и счетоводители, а не само дали и двата пакета могат да отворят документ.

Мястото за съхранение също има различна логика. Microsoft посочва пространство в OneDrive за всеки потребител, докато квотата на Google се събира в общ ресурс за организацията. Споделеният модел позволява един служител да използва повече от друг, стига общият ресурс да стига. За екип с големи пощенски архиви и файлове тази разлика е по-съществена от броя приложения в пакета.

Как AI и сигурността променят сметката

Включеният AI не е еднаква услуга. Бизнес плановете на Microsoft дават Copilot Chat, но Copilot, който използва работно съдържание в приложенията, е добавка или част от отделен пакет. Workspace Standard включва Gemini в приложения като Gmail и Docs. Фирма, която иска тази помощ само за част от служителите, може да лицензира добавката на Microsoft само за тях; при сравнението обаче трябва да отчете, че възможностите на двата продукта не съвпадат напълно.

Business Premium включва Microsoft Defender for Business и управление чрез Intune. Workspace Plus предлага разширено управление на крайни устройства, но управлението на достъпа и настройките не е същото като защита, която открива заплахи по компютрите. Ако фирмата изисква и такава защита при варианта с Google, тя е отделен ред в бюджета. Администрирането също носи труд: политики за устройства, достъп до споделени файлове и права на нови служители трябва да бъдат настроени според избрания пакет.

Допусканията зад петгодишните бюджети

Следващите сметки са условни модели, а не оферти. Те приемат постоянен брой служители, 60 месеца по стандартните доларови цени с годишен ангажимент, без промоции и бъдещи промени в тарифите. За външна миграционна работа е заложена примерна ставка от 30 долара на час; сумите за обучение също са допускания, а не публикувани цени на доставчиците. Реалният договор, валута на плащане и обем работа могат да променят резултата.

НАП посочва стандартна ставка на ДДС от 20% за облагаемите доставки в България. Затова е показана и условна брутна сума с добавени 20% към всички позиции. Тя не предвижда данъчното третиране на всяка конкретна покупка; при право на данъчен кредит разходът след приспадане е различен. Валутен курс не е включен.

Три фирми, три различни резултата

Петима души, работа основно в браузър. Business Basic и Workspace Starter струват по 2100 долара за 60 месеца при посочените стандартни цени. Ако за всеки вариант се предвидят 10 часа миграция на поща и обучение по 20 долара на човек, общият условен бюджет е по 2500 долара без ДДС, или по 3000 долара с описаното допускане за ДДС. В тази сметка няма платена AI добавка, нов настолен Office или отделна защита на компютрите. При равен бюджет решението се измества към наличното място за поща и файлове и към начина, по който екипът редактира документи.

Двадесет души, всички с нужда от настолен Office. Основните планове Business Standard и Workspace Standard дават еднакви 16 800 долара за периода. За варианта с Google моделът добавя настолни приложения за всички: Microsoft 365 Apps for business е обявен на 10 долара на потребител месечно при годишен ангажимент. Във варианта с Microsoft са заложени Copilot Business за петима по стандартната цена преди отстъпка от 21 долара месечно, 30 часа миграция и обучение по 20 долара на човек. При Google са приети включените функции на Gemini, 45 часа миграция и обучение по 60 долара на човек. Получават се 24 400 срещу 31 350 долара без ДДС, съответно 29 280 срещу 37 620 долара при условното добавяне на ДДС. Повечето часове за прехвърляне към Google са допускане за фирма с натрупани Office файлове, а не измерена средна стойност.

Петдесет души, защита на устройствата и смесена работа. Business Premium и Workspace Plus дават по 66 000 долара за основните лицензи. Моделът за Microsoft добавя Copilot Business за десетима, 60 часа миграция и обучение по 20 долара на човек. При Google са включени отделна защита на компютрите за всички по примерна цена от 3 долара на потребител месечно, настолен Office за десетима, 90 часа миграция и обучение по 60 долара на човек. Условният сбор е 81 400 срещу 86 700 долара без ДДС, или 97 680 срещу 104 040 долара с описаното данъчно допускане. Ако десетимата вече имат подходящи настолни лицензи, които могат да използват през целия период без допълнителен разход, вариантът с Google пада до 80 700 долара без ДДС. Добавената защита е бюджетен ориентир, а не твърдение за пълна функционална равностойност на двата пакета.

Къде миграцията може да обърне избора

Цената за прехвърляне зависи от обхвата. Пощенските кутии са само една част: календарите, контактите, споделените кутии, правата за достъп и проверката след промяната също изискват време. Ако екипът използва шаблони, сложни таблици и установен начин за споделяне на файлове, към техническата работа се добавя обучение. Затова разходът за прехвърляне има собствен ред в сметката.

За фирма, която избира пакет, решаващият списък е кратък: хората, които действително се нуждаят от настолен Office; хората, за които е нужен платен AI; устройствата, които изискват отделна защита; и лицензите, които вече са платени и остават използваеми. Петгодишният модел показва защо еднаквата начална цена може да остави двата пакета равни при работа в браузър, да даде предимство на Microsoft при масова настолна работа или да върне предимството на Google, когато нужните приложения вече са лицензирани.

Прочетете също:

• Google Workspace или Microsoft 365: миграцията може да изяде ценовата разлика
• Lovable или Replit: красивият прототип крие различна цена при излизане
• Спрете старо приложение в Google — копираните данни може да останат