Xóa metadata Word: Track Changes vẫn có thể lộ tên

Trước khi gửi file Word, hãy tạo bản sao, quyết định chấp nhận hay từ chối từng dấu sửa trong Track Changes, xóa bình luận không dành cho người nhận, rồi chạy Document Inspector để loại bỏ thuộc tính cá nhân và dữ liệu ẩn cần xóa. Hướng dẫn Document Inspector của Microsoft phân biệt thuộc tính tài liệu với bình luận và dấu sửa đổi; chỉ xóa tên tác giả trong thuộc tính vẫn có thể để lộ tên người tham gia chỉnh sửa.

Hãy kiểm tra lại chính bản sao sẽ đính kèm sau khi lưu. Các loại tệp khác cũng cần bước riêng: Excel có thể chứa hàng hoặc trang tính ẩn, PowerPoint có ghi chú thuyết trình, PDF có thông tin ẩn và ảnh có thể chứa vị trí chụp. Một thao tác xóa thuộc tính tệp không xử lý hết những phần đó.

Làm sạch bản sao Word trên Windows

Dùng Save As để tạo bản sao với tên khác. Giữ bản gốc nếu còn cần đối chiếu nội dung cũ hoặc tiếp tục cộng tác, vì thông tin bị Document Inspector xóa có thể không khôi phục được bằng Undo.
Mở thẻ Review trên bản sao và xem các thay đổi đang chờ. Chọn Accept hoặc Reject theo nội dung cuối cùng muốn gửi; sau đó xóa những bình luận không dành cho người nhận.
Vào File > Info > Check for Issues > Inspect Document. Chọn các nhóm cần kiểm tra, nhất là Comments, Revisions, Versions, and Annotations; Document Properties and Personal Information; Hidden Text; và Custom XML Data.
Chọn Inspect, đọc kết quả từng nhóm rồi dùng Remove All đối với thông tin muốn loại bỏ. Chọn Reinspect, lưu, đóng và mở lại bản sao để xem thuộc tính tệp cùng các dấu sửa, bình luận còn hiển thị trong Review hay không.

Thứ tự này giúp bạn quyết định nội dung nào được giữ trước khi xóa hàng loạt. Nếu chọn Remove All cho nhóm chứa bình luận và dấu sửa ngay từ đầu, bạn có thể mất phần trao đổi cần thiết để quyết định bản cuối. Với thuộc tính cá nhân, hãy xem cả tên người lưu gần nhất và các trường tùy chỉnh, không chỉ trường Author.

Word cho Mac không có Document Inspector như Word cho Windows. Trên Mac, mở File > Properties để xem hoặc sửa các trường ở Summary và kiểm tra mục Custom; xử lý dấu sửa và bình luận trong Review. Nếu cần rà soát bằng Document Inspector, hãy mở bản sao trong Word cho Windows rồi kiểm tra lại trước khi gửi.

Dấu sửa, bình luận và văn bản ẩn là những việc khác nhau

Chọn chế độ xem No Markup chỉ tạm ẩn dấu sửa trên màn hình; thay đổi vẫn có thể xuất hiện khi người khác mở tệp. Muốn giải quyết chúng, hãy dùng Accept hoặc Reject trong Review. Tắt Track Changes cũng không tự giải quyết các thay đổi đã được ghi trước đó, nên cần xem danh sách thay đổi còn chờ trong bản gửi.

Bình luận có thể chứa tên người viết và nội dung trao đổi nội bộ. Sau khi xử lý, mở lại ngăn bình luận để chắc rằng những cuộc thảo luận không dành cho bên ngoài đã được xóa; một bình luận được đánh dấu đã giải quyết vẫn cần được kiểm tra nếu nó còn nằm trong tệp.

Document Inspector tìm được văn bản được định dạng Hidden, nhưng không phát hiện mọi cách che nội dung, chẳng hạn chữ trắng trên nền trắng hoặc đối tượng bị đối tượng khác phủ lên. Vì thế, việc kiểm tra thuộc tính cần đi cùng việc xem lại phần văn bản, đầu trang, chân trang và các đối tượng trong bản cuối. Nội dung còn hiện trên trang cũng không biến mất khi bạn xóa metadata.

Excel và PowerPoint cần kiểm tra phần nằm ngoài trang đang xem

Với Excel trên Windows, lưu bản sao rồi chạy File > Info > Check for Issues > Inspect Document. Xem kết quả về bình luận, thuộc tính cá nhân, hàng và cột ẩn, trang tính ẩn cùng dữ liệu XML tùy chỉnh. Nếu một hàng, cột hoặc trang tính ẩn chứa dữ liệu dùng trong công thức, xóa nó có thể thay đổi kết quả tính toán; hãy hiện ra và đánh giá nội dung trước khi chọn Remove All.

Document Inspector còn có thể phát hiện liên kết đến bảng tính khác, đối tượng nhúng hoặc một số dữ liệu được lưu trong tính năng của Excel mà công cụ không tự xóa. Những mục này cần được xem và xử lý trong sổ tính. Sau khi lưu bản sao đã làm sạch, mở lại các trang tính và kiểm tra công thức quan trọng để biết bản gửi vẫn hoạt động như dự định.

Trong PowerPoint, hãy kiểm tra bình luận, thuộc tính, dữ liệu theo dõi chỉnh sửa, phần ghi chú thuyết trình và đối tượng nằm ngoài vùng trang chiếu. Document Inspector có thể xóa văn bản trong ghi chú, nhưng không xóa ảnh được thêm vào phần ghi chú; công cụ cũng không phát hiện đối tượng ngoài trang chiếu nếu đối tượng đó có hiệu ứng hoạt hình. Mở lại từng trang chiếu và phần ghi chú trên bản sao để xử lý những mục cần bỏ.

Kiểm tra PDF sau khi xuất, không chỉ tệp nguồn

Nếu gửi PDF được xuất từ Word hoặc PowerPoint, hãy kiểm tra chính PDF đó. Trong Acrobat Pro, hướng dẫn làm sạch PDF của Adobe nêu đường dẫn All tools > Redact a PDF > Sanitize document; tại đây có thể chọn Remove all hoặc Selectively remove để xử lý metadata, bình luận, lớp ẩn và những thông tin ẩn khác.

Lưu PDF đã xử lý thành tệp mới, mở lại rồi xem thuộc tính, bình luận, tệp đính kèm và những trang sẽ chia sẻ. Sanitize xử lý dữ liệu ẩn; nếu thông tin cần loại bỏ đang hiện ngay trên trang, hãy dùng công cụ che xóa nội dung hiển thị và kiểm tra kết quả sau khi lưu. Việc đã làm sạch tài liệu Word nguồn không thay thế bước rà soát bản PDF cuối cùng.

Thuộc tính trong Windows và vị trí EXIF của ảnh

Với tệp trên Windows, nhấp phải vào bản sao, chọn Properties > Details > Remove Properties and Personal Information rồi xem các trường có thể xóa. Hướng dẫn của Văn phòng Xuất bản Liên minh châu Âu lưu ý rằng DOCX, XLSX, PDF và JPG có thể mang tên, email, thông tin thiết bị hoặc vị trí. Sau thao tác này, mở lại Details để xem trường nào thực sự đã thay đổi; các công cụ kiểm tra nội dung bên trong từng định dạng vẫn cần được dùng riêng.

Với ảnh, hãy xem vị trí trên đúng bản định gửi. Trong Photos trên macOS, có thể kiểm tra thông tin ảnh và dùng Image > Location > Hide Location khi ảnh chứa vị trí; với ảnh trên Windows, xem các trường vị trí trong Details trước và sau khi xóa thuộc tính. Vị trí chỉ là một phần của metadata ảnh: thiết bị chụp và thời điểm chụp cũng có thể còn trong tệp.

Nếu đã sửa, xuất hoặc tạo lại tệp sau lần kiểm tra cuối, hãy rà soát tệp mới được tạo. Điều cần xác nhận là bản thực sự gửi đi không còn tên người chỉnh sửa trong dấu sửa hay bình luận, dữ liệu ẩn không mong muốn trong tài liệu, thuộc tính PDF cần loại bỏ hoặc vị trí ảnh mà bạn không định chia sẻ.

Đọc thêm: