MISA meInvoice hay Viettel S-Invoice: API mới là chi phí khó thấy

Nếu doanh nghiệp đang lập chứng từ bán hàng trên MISA SME, meInvoice là điểm xuất phát hợp lý để so báo giá và quy trình. Nếu hóa đơn phải đi từ POS, website hoặc phần mềm riêng, lựa chọn giữa MISA meInvoice và Viettel S-Invoice phụ thuộc nhiều hơn vào công sức kết nối, xử lý sai sót và trách nhiệm hỗ trợ; giá mỗi hóa đơn chỉ là một phần chi phí.

Hãy đặt hai dịch vụ vào cùng một luồng giao dịch: hệ thống bán hàng chuyển dữ liệu, dịch vụ hóa đơn phát hành, trạng thái quay về nơi bán hàng và kế toán ghi nhận chứng từ. Bên có gói hóa đơn rẻ hơn chưa chắc có tổng chi phí thấp hơn nếu doanh nghiệp phải tự viết kết nối, đối chiếu trạng thái hoặc nhập lại dữ liệu khi hóa đơn được thay thế.

Kết nối với MISA SME: có sẵn chưa chắc phù hợp mọi nghiệp vụ

MISA SME có đường làm việc với dịch vụ hóa đơn của hãng, nhưng dùng phần mềm kế toán MISA không có nghĩa chỉ có thể chọn meInvoice. Hướng dẫn kết nối SInvoice của MISA mô tả việc lập, phát hành, điều chỉnh và thay thế hóa đơn qua SInvoice V2 ngay từ phần mềm kế toán. Tài liệu này ghi phạm vi áp dụng theo quy định cũ và được cập nhật năm 2022, vì vậy doanh nghiệp cần xác nhận quy trình nào còn dùng được với phiên bản và loại hóa đơn hiện tại của mình.

Chi phí phát sinh rõ nhất ở chỗ quy trình phát hành và quy trình hạch toán không phải lúc nào cũng đi cùng nhau. Trong hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế trên MISA SME, trường hợp hóa đơn thay thế được phát hành bằng phần mềm ngoài MISA cần hạch toán thủ công; với hóa đơn thay thế phát hành trên meInvoice, người dùng có thể lập chứng từ bán hàng từ dữ liệu hóa đơn trong SME. Đây là khác biệt của các luồng xử lý được mô tả, không phải kết luận rằng mọi hóa đơn S-Invoice đều phải nhập tay.

Vì thế, khi so hai lựa chọn, cần hỏi cụ thể chứng từ nào được tạo trong kế toán, trạng thái nào được cập nhật tự động và việc thay thế hóa đơn ảnh hưởng ra sao đến chứng từ cũ. Một lần phát hành thành công chưa cho thấy toàn bộ công việc của kế toán sau khi giao dịch có sai sót.

API chuyển được dữ liệu nào, ai xử lý khi luồng bị ngắt?

Viettel Solutions nêu khả năng tích hợp S-Invoice qua API với hệ thống bán hàng, kế toán, CRM và ERP. Khả năng có API cho biết có đường kết nối kỹ thuật; nó chưa xác định phần mềm bán hàng của doanh nghiệp đã được kết nối sẵn, ai viết phần còn thiếu hoặc ai chịu trách nhiệm khi dữ liệu giữa các hệ thống lệch nhau.

Ví dụ có điều kiện: POS lưu một giao dịch gồm nhiều dòng hàng, khoản giảm giá và thông tin người mua, còn dịch vụ hóa đơn yêu cầu dữ liệu theo cấu trúc khác. Bên triển khai phải ánh xạ từng trường, chọn thời điểm gửi yêu cầu phát hành và đưa số hóa đơn cùng trạng thái trở lại POS. Nếu kết nối bị gián đoạn sau khi gửi yêu cầu, hệ thống bán hàng cần tra cứu kết quả trước khi gửi lại để tránh phát hành trùng. Đó là công sức thiết kế, lập trình và thử nghiệm mà đơn giá hóa đơn không thể hiện.

Đầu việc cũng khác nhau giữa kết nối có sẵn và API phải tùy biến. Với kết nối có sẵn, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra phiên bản phần mềm, mẫu hóa đơn và quyền sử dụng. Với phần mềm tự xây dựng, cần thêm môi trường thử, tài liệu kỹ thuật, người phụ trách hai đầu hệ thống và tiêu chí nghiệm thu cho cả phát hành lẫn tra cứu trạng thái.

Ba mức sản lượng: cộng giá gói và phí khởi tạo

Bảng giá hóa đơn điện tử thông thường của MISA meInvoice niêm yết gói 300 hóa đơn giá 450.000 đồng, gói 1.000 giá 1.050.000 đồng, gói 10.000 giá 5.250.000 đồng và phí khởi tạo 1.000.000 đồng mỗi đơn vị khi sử dụng chính thức. Mức 300 đồng mỗi hóa đơn trên bảng này thuộc gói 100.000 hóa đơn, nên không thể dùng làm đơn giá cho gói nhỏ. MISA cũng nêu việc kết nối meInvoice với MISA SME.NET không thu thêm phí tích hợp, nhưng điều đó không tự bao gồm việc sửa một POS hoặc phần mềm riêng.

Bảng chào bán S-Invoice tại viettel-vinvoice.vn ghi gói hóa đơn thông thường tương ứng là 421.000 đồng, 896.000 đồng và 4.773.000 đồng, cùng phí khởi tạo lần đầu 500.000 đồng; trang ghi giá gói đã gồm VAT và áp dụng cho việc dùng chung với các phần mềm Viettel đã kết nối. Đây là giá trên một kênh bán hàng, chưa phải báo giá cho cấu hình của từng doanh nghiệp. Cách thể hiện thuế và phạm vi công việc trên hai bảng giá cần được đối chiếu trong báo giá chính thức.

Nếu chỉ cộng giá gói với phí khởi tạo niêm yết, các khoản ban đầu sẽ là:

• 300 hóa đơn: meInvoice 1.450.000 đồng; mức chào S-Invoice 921.000 đồng.
• 1.000 hóa đơn: meInvoice 2.050.000 đồng; mức chào S-Invoice 1.396.000 đồng.
• 10.000 hóa đơn: meInvoice 6.250.000 đồng; mức chào S-Invoice 5.273.000 đồng.

Các phép cộng này chưa gồm phần mềm cần sửa, thời gian của đội bán hàng và kế toán, chữ ký số, mẫu đặc thù hoặc hỗ trợ sau triển khai. Chúng cũng chỉ so gói hóa đơn thông thường: cả hai bảng giá đều có nhóm riêng cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Doanh nghiệp phát hành loại hóa đơn đó phải lấy đúng nhóm gói trước khi so tiền. Với từng mức sản lượng, tổng chi phí có thể viết thành giá gói cộng phí khởi tạo, phí tích hợp được báo, công sức nội bộ và chi phí xử lý lỗi trong vận hành; khi chưa có báo giá tích hợp, không thể tính phần chênh thực tế.

Thử một giao dịch sai trước khi chọn nhà cung cấp

Bài thử có ích hơn một hóa đơn mẫu phát hành thành công là một giao dịch đi trọn từ nơi bán hàng sang dịch vụ hóa đơn rồi vào kế toán. Chọn giao dịch có loại hàng, cách giảm giá và thông tin người mua mà doanh nghiệp thực sự sử dụng. Kiểm tra dữ liệu từng dòng, thời điểm ký phát hành, số hóa đơn trả về, trạng thái hiển thị ở POS và chứng từ kế toán được tạo sau đó.

Tiếp theo, thử một hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế. Ghi rõ thao tác được làm ở hệ thống nào, ai nhận thông báo, trạng thái nào quay về POS và kế toán có phải sửa chứng từ hay nhập lại dữ liệu không. Nếu một bên xử lý sai sót trong giao diện hóa đơn còn bên kia cần thao tác thủ công ở kế toán, thời gian đó phải được tính vào chi phí vận hành. Kết quả chạy thử chỉ có ý nghĩa cho đúng phiên bản, loại hóa đơn và cấu hình đã thử.

Những khoản cần có trong báo giá

Trước khi ký hợp đồng, nên đưa cùng một bộ tình huống cho cả hai bên và yêu cầu ghi rõ phạm vi thực hiện. Điều quan trọng là tách khoản nhà cung cấp thu, phần đội nội bộ phải làm và công việc do đơn vị tích hợp thứ ba đảm nhiệm:

• Phần mềm kế toán, POS và website hiện dùng có kết nối sẵn không? Kết nối đó hỗ trợ đúng phiên bản và loại hóa đơn doanh nghiệp cần phát hành chứ?
• API cho phép tạo hóa đơn, tra cứu trạng thái, nhận kết quả và xử lý sai sót trong luồng cần dùng như thế nào? Ai cung cấp môi trường thử và xử lý lỗi tích hợp?
• Dữ liệu khách hàng, hàng hóa và mẫu hóa đơn được đưa vào ban đầu bằng cách nào? Ai đối chiếu sai lệch sau khi nhập?
• Khi POS ghi nhận bán hàng nhưng hóa đơn chưa phát hành hoặc trạng thái chưa quay về, đầu mối nào tiếp nhận và thời gian phản hồi nào được cam kết?
• Báo giá gồm phí khởi tạo, chữ ký số, chỉnh mẫu, lập trình kết nối, đào tạo và hỗ trợ sau triển khai đến đâu?

Với doanh nghiệp chủ yếu phát hành từ MISA SME, meInvoice đáng được thử trước trên quy trình kế toán đang chạy. Với doanh nghiệp đã đầu tư POS hoặc phần mềm riêng, S-Invoice cần được đặt cạnh meInvoice trong cùng bài thử phát hành và xử lý sai sót. Lựa chọn phù hợp là bên có tổng chi phí và trách nhiệm triển khai rõ ràng cho đúng luồng giao dịch của doanh nghiệp.

Đọc thêm:

• Linear hay Jira: công cụ nhanh hơn có thể thua khi quy trình cần kiểm soát
• n8n hay Pipedream: workflow càng dài, cách tính phí càng quan trọng
• Google Workspace hay Microsoft 365: rẻ hơn chưa chắc giảm tổng chi phí