Asana hay Trello: nhóm hai người và nhóm 10 người trả giá khác hẳn

Bảng giá Asana ghi Personal miễn phí cho hai người, còn Starter có giá 10,99 USD mỗi người mỗi tháng khi thanh toán năm. Bảng giá Trello ghi Free hỗ trợ tối đa 10 cộng tác viên mỗi Workspace; Standard có giá 5 USD và Premium 10 USD mỗi người mỗi tháng khi thanh toán năm.

Nếu nhóm chỉ cần chuyển thẻ qua các trạng thái công việc, Trello Free thường cho nhiều chỗ cộng tác hơn trước khi phải trả tiền. Asana Personal phù hợp với một người hoặc một cặp muốn quản lý nhiều dự án bằng danh sách, bảng và lịch; Asana Starter đáng cân nhắc khi dự án cần thể hiện nhiệm vụ phụ thuộc, tiếp nhận yêu cầu bằng biểu mẫu và theo dõi tiến độ bằng Gantt hoặc dashboard. Quy mô nhóm và cách tổ chức công việc phải được xét cùng nhau.

Giới hạn miễn phí thay đổi lựa chọn ra sao?

Asana Personal cho tạo không giới hạn dự án và tác vụ, với chế độ xem danh sách, bảng và lịch. Trello Free cho tạo không giới hạn thẻ nhưng giới hạn số bảng trong mỗi Workspace. Vì thế, một cặp làm nhiều dự án riêng có thể thấy Asana Personal thoải mái hơn, còn nhóm đông hơn cùng theo dõi vài luồng việc bằng thẻ có thể ở lại Trello Free. Đây là hai loại giới hạn khác nhau: số người được cộng tác và số nơi để chia công việc.

Người thứ ba cùng tham gia một dự án là ngưỡng cần chú ý với Asana Personal hiện hành. Hướng dẫn Asana Personal nêu giới hạn hai ghế cho gói hiện tại, đồng thời cho biết một số tài khoản dùng gói Personal cũ có thể còn giới hạn 10 ghế và phiên bản đó đang được loại bỏ dần. Nhóm đã dùng Asana từ trước nên đối chiếu gói trên tài khoản của mình; phép tính cho gói hiện hành không tự áp dụng cho tài khoản cũ.

Nhóm hai, năm và 10 người sẽ tốn bao nhiêu?

Các khoản dưới đây là chi phí tương đương mỗi tháng từ đơn giá theo người khi thanh toán năm, giả định toàn bộ thành viên cần ghế trong cùng một gói trả phí. Đây là phép nhân để so sánh, không phải hóa đơn thanh toán từng tháng; thuế, tỷ giá, ưu đãi và tiện ích bổ sung chưa được tính. Nếu nhóm đáp ứng giới hạn của gói miễn phí, chi phí thuê bao tương ứng bằng không.

• Hai người: Asana Personal và Trello Free đều có thể dùng miễn phí. Nếu nâng cấp cả nhóm, Asana Starter tương đương 21,98 USD/tháng, Trello Standard 10 USD/tháng và Trello Premium 20 USD/tháng.
• Năm người: Trello Free vẫn là lựa chọn miễn phí nếu nhóm chưa cần vượt các giới hạn khác. Asana Starter tương đương 54,95 USD/tháng; Trello Standard là 25 USD/tháng và Premium là 50 USD/tháng.
• 10 người: Trello Free vẫn nằm trong ngưỡng cộng tác viên của một Workspace, nhưng không còn chỗ cho người tiếp theo. Asana Starter tương đương 109,90 USD/tháng; Trello Standard là 50 USD/tháng và Premium là 100 USD/tháng.

Khoảng cách đáng kể nhất không nằm ở chênh lệch giữa hai gói cao hơn: Asana Starter đắt hơn Trello Premium 0,99 USD mỗi ghế mỗi tháng theo đơn giá trả năm. Với nhóm chỉ theo dõi tác vụ, lựa chọn có thể là giữa Trello Free và một gói trả phí của Asana. Với nhóm cần quản lý quan hệ phụ thuộc giữa các việc, so riêng đơn giá ghế lại bỏ qua tính năng khiến họ muốn nâng cấp.

Khi nào bảng Trello là đủ?

Trello hợp với quy trình mà mỗi thẻ đại diện cho một việc và các cột thể hiện trạng thái như chờ làm, đang làm, hoàn tất. Người phụ trách và hạn chót nằm cùng thẻ, nên nhóm có thể nhận ra việc nào đang chờ xử lý mà không cần dựng lịch phụ thuộc cho toàn dự án. Với một đội phân tán, cách tổ chức này hữu ích khi các thành viên chủ yếu cần cập nhật tiến độ của từng đầu việc.

Trello Free có tự động hóa với hạn mức lượt chạy theo Workspace. Standard nâng hạn mức đó và cho tạo bảng không giới hạn, nên phù hợp khi nhóm đã chạm giới hạn bảng hoặc các quy tắc lặp lại chạy thường xuyên hơn. Premium bổ sung chế độ xem lịch, dòng thời gian, bảng dữ liệu, dashboard và bản đồ, cùng lượt chạy tự động hóa không giới hạn. Nhóm vẫn quản lý tốt bằng thẻ nhưng cần quan sát công việc trên nhiều bảng có lý do để xét Premium; chỉ cần thêm thành viên trong ngưỡng miễn phí thì chưa đủ lý do nâng cấp.

Khi nào Asana Starter đáng tiền?

Asana Starter phục vụ dự án mà thứ tự thực hiện có ý nghĩa: một tác vụ bị chậm có thể cản tác vụ khác. Chế độ xem Timeline và Gantt giúp đặt các việc cùng mốc thời gian và thấy quan hệ phụ thuộc; biểu mẫu đưa yêu cầu mới vào dự án thành tác vụ, còn dashboard tổng hợp tiến độ. Trường tùy chỉnh và tự động hóa hỗ trợ nhóm dùng chung một quy trình tiếp nhận, phân công và theo dõi thay vì chỉ chuyển thẻ qua các cột.

Trong đánh giá thử nghiệm của Tech.co, nhóm đánh giá thấy Asana dễ thiết lập hơn và hữu ích hơn cho dự án phức tạp, trong khi Trello phù hợp khi nhu cầu chính là theo dõi tác vụ đơn giản. Nhận xét này giúp đặt đúng câu hỏi khi chọn gói: nhóm có cần biết việc nào đang chặn việc nào, nhận yêu cầu theo mẫu và báo cáo tiến độ dự án hay không? Nếu câu trả lời chỉ là cần giao việc và đổi trạng thái, các tính năng của Starter có thể chưa đáng với phí thuê bao.

Số ghế Trello có thể khác số nhân viên

Ở Trello trả phí, Workspace là đơn vị được nâng cấp và tính tiền. Quy định tính phí của Atlassian tính ghế cho thành viên Workspace và khách tham gia từ hai bảng trở lên trong Workspace đó; khách chỉ tham gia một bảng không bị tính ghế. Nếu cùng một người thuộc nhiều Workspace đã nâng cấp, mỗi Workspace có thể phát sinh khoản phí riêng. Quy định này có thể hiển thị khác với Workspace dùng hệ thống thanh toán tập trung của Atlassian.

Vì vậy, phép nhân theo quy mô nhóm ở trên chính xác nhất khi mọi người là thành viên phải trả phí của một Workspace duy nhất. Với đội có cộng tác viên bên ngoài, người chỉ cần truy cập một bảng và người cần vào nhiều bảng tạo ra hai kết quả tính phí khác nhau. Việc nâng cấp một Workspace cũng chỉ mở tính năng trả phí cho các bảng trong Workspace đó; các bảng ở Workspace khác không tự được nâng cấp.

Chọn theo điểm nghẽn thực tế

Với cá nhân hoặc cặp cộng tác cần nhiều dự án ở dạng danh sách, bảng và lịch, Asana Personal là lựa chọn miễn phí hợp lý. Nếu đội tăng lên năm hoặc 10 người mà công việc vẫn là các thẻ đi qua những trạng thái rõ ràng, Trello Free giữ được chi phí thuê bao bằng không trong giới hạn cộng tác viên của Workspace.

Khi giới hạn bảng hoặc lượt tự động hóa mới là trở ngại, Trello Standard là bước nâng cấp gần nhu cầu đó hơn; Premium dành cho nhóm muốn thêm các chế độ xem mà vẫn làm việc theo bảng Trello. Khi điểm nghẽn là chuỗi nhiệm vụ phụ thuộc, biểu mẫu tiếp nhận và báo cáo tiến độ, Asana Starter có bộ công cụ phù hợp hơn. Tiền mua ghế chỉ đáng trả khi gói đó giải quyết đúng điểm nghẽn của dự án.

Đọc thêm:

• ClickUp hay Trello: thêm 2 USD đổi lấy công cụ hay thêm độ phức tạp?
• Kit hay MailerLite: danh sách lớn miễn phí đổi lấy trình soạn thảo đơn giản
• Google Workspace hay Microsoft 365: rẻ hơn chưa chắc giảm tổng chi phí