Zaupni podatki v klepetu UI: anonimno besedilo je varnejši prvi korak

Pred uporabo pomočnika UI pri delu razvrstite vsebino, ki bi jo poslali. Če naloga vsebuje osebne podatke, interno gradivo ali poslovno skrivnost, najprej pripravite splošen poziv brez prepoznavnih podrobnosti in uporabite le storitev, ki jo je odobrila organizacija. Če pomočnik za odgovor nujno potrebuje zaupno vsebino, preverite, ali pravila organizacije sploh dovoljujejo njeno obdelavo v izbrani storitvi.

Odstranitev imena sama po sebi še ne naredi besedila anonimnega. Številka naročila, natančen datum, redek dogodek ali kombinacija več podrobnosti lahko še vedno razkrijejo osebo ali poslovni primer. Pomočniku zato opišite nalogo, izvirne podatke pa ohranite v dovoljenem delovnem okolju.

Najprej določite, kaj bi poslali

Odločitev sprejmite pred kopiranjem besedila ali nalaganjem datoteke. Če vsebina spada v več skupin, ravnajte po strožjem pravilu:

1. Javno gradivo: Objavljeno besedilo, javna navodila ali splošno vprašanje lahko uporabite, če to dopuščajo pravila organizacije in pravice do uporabe gradiva. Preverite, ali ste javnemu odlomku nehote dodali interne opombe ali podatke o stranki.
2. Interno gradivo: Neobjavljen zapisnik, osnutek načrta ali interno sporočilo obravnavajte po pravilih organizacije. Če potrebujete le pomoč pri obliki, namesto izvirnika pošljite splošno prošnjo za strukturo zapisnika.
3. Osebni podatki: Odstranite imena, kontakte in identifikatorje, pa tudi okoliščine, po katerih bi bilo mogoče prepoznati zaposlenega, dobavitelja ali stranko. Če je za nalogo identiteta nujna, uporabite samo postopek, ki ga je organizacija odobrila za take podatke.
4. Poslovne skrivnosti in drugo zaupno gradivo: Pogajalske cene, neobjavljeni načrti, podatki o dostopu in zaupne pogodbe ne sodijo v običajen poziv. Pomočnika lahko prosite za splošen postopek, konkretne podatke pa obdelajte v dovoljenem okolju.

Britanski vladni priročnik za UI za javne aplikacije prepoveduje vnos uradnih informacij, ki niso objavljene ali odobrene za objavo. To je pravilo britanskega javnega sektorja; pri svojem delu uporabite klasifikacijo in navodila svoje organizacije.

Iz delovne naloge naredite poziv brez prepoznavnih podatkov

Najprej določite, kaj naj pomočnik opravi: predlaga strukturo, izboljša ton, pripravi splošen osnutek ali sestavi vprašanja za nadaljnje delo. Iz opisa nato odstranite imena, kontakte, številke zadev, točne zneske, neobjavljene roke in podrobnosti dogovora. Ohranite le informacije, ki jih pomočnik potrebuje za ta splošni del naloge.

Hipotetičen primer: pripraviti morate odgovor stranki o zamudi naročila. V poziv ne kopirajte njenega sporočila z imenom, številko naročila, razlogom za zamudo in dogovorjeno ceno. Varnejši poziv je: »Pripravi kratek, vljuden osnutek odgovora stranki, da dobava zamuja. Pusti prostor za preverjen razlog in nov rok; teh podatkov ne ugibaj.« Razlog, rok in podatke o naročilu dodajte pozneje v dovoljenem delovnem postopku.

Pred pošiljanjem še enkrat preberite očiščeni poziv kot nekdo, ki pozna okoliščine primera. Oznaka »stranka A« ne zadostuje, če edinstven izdelek, kraj in datum še vedno omogočajo prepoznavo. Evropski odbor za varstvo podatkov razlikuje med anonimizacijo, pri kateri podatkov ni več mogoče povezati s posameznikom, in psevdonimizacijo, ki povezavo le zmanjša. Če posameznika še lahko prepoznate, besedila ne obravnavajte kot anonimnega.

Enako velja za poslovne podatke: poziv brez osebnih imen lahko še vedno razkrije neobjavljen projekt ali dogovor. Kadar tudi po odstranitvi podrobnosti ostane zaupno samo bistvo naloge, pomočnika vprašajte le po splošnem pristopu. Če tak odgovor ne pomaga, nalogo opravite po odobrenem postopku za zaupno gradivo.

Preverite storitev, račun in oznako dokumenta

Microsoftova varnostna priporočila svetujejo uporabo storitev, ki jih je odobrila organizacija, previdnost pri zaupnih poslovnih podatkih ter osebnih podatkih zaposlenih in dobaviteljev, pri uporabi Microsoft Copilot v delovnih aplikacijah pa prijavo z delovnim računom in ustrezne oznake občutljivosti za dokumente in e-pošto.

Pred vnosom preverite točen naslov storitve in račun, s katerim ste prijavljeni. Osebna naročnina ali podobno poimenovana javna različica orodja še ne pomeni, da zanjo veljajo pravila delovnega okolja. Če ima dokument oznako občutljivosti, jo upoštevajte pred kopiranjem odlomka ali nalaganjem datoteke; manjkajoča oznaka ni dokaz, da je vsebina javna.

Odobritev storitve ni dovoljenje za vnos vseh vrst podatkov. Pomembno je tudi, za katere naloge in vsebine jo je organizacija odobrila. Če pravil ne najdete ali ne veste, kako je gradivo razvrščeno, vprašajte skrbnika storitve, pristojno osebo za varstvo podatkov ali ekipo za informacijsko varnost, preden vsebino pošljete.

Pred uporabo odgovora opravite človeški pregled

Osnutek pomočnika primerjajte z dejansko nalogo, preden ga pošljete stranki, vključite v dokument ali uporabite pri odločitvi. Preverite dejstva, roke, številke ter sklice na predpise in interne postopke. Prepričljiv stavek še ni dokaz, da je pravilen; manjkajoč podatek mora ostati odprt, dokler ga ne preverite.

Pri hipotetičnem odgovoru o zamudi posebej preverite, da pomočnik ni sam dodal razloga ali datuma dobave. Preglejte tudi, ali osnutek po nepotrebnem ponavlja občutljive podrobnosti oziroma namiguje na identiteto stranke. Šele nato uporabne stavke prenesite v odobreno delovno okolje, dodajte preverjene podatke in besedilo uredite za dejanskega prejemnika.

Preberite tudi:

• Docker brez roota: varnejši daemon lahko upočasni omrežje
• NotebookLM ali ChatGPT za dokumente: citati odločijo pred klepetom
• Motion ali Reclaim AI: prvi razporeja naloge, drugi varuje čas