Как провести идеальную видео-встречу: рекомендации, сервисы, чек-лист

Здравствуйте!

Многие руководители, проведя несколько недель в режиме удаленки, начали говорить о глобальной усталости от видео-звонков и конференц-коллов («Восемь сеансов в Zoom вчера, я умер») и сочинять регламенты («Не более трех конф-коллов в день», «Один день в неделю без созвонов» и т.д.).

Но факт остается фактом: в режиме карантина приходится заменять общение в офисе встречами в онлайне.

И если вначале это было забавно и свежо, то сейчас настало время использовать этот канал коммуникаций более осознанно. Мы собрали несколько советов (и чек-листов), которые помогут проводить онлайн-встречи более эффективно. Для внимательных читателей в конце — небольшой бонус.

Подготовка и проведение онлайн-встречи: чек-лист для ведущего

• Не назначайте встречу, если она не так уж нужна

Многие вопросы можно решить в переписке или чате. А иногда достаточно записать видео-сообщение или скринкаст и отправить сотрудникам.

Рекомендуем обратить внимание на недооцененный формат скринкастов: вы можете показывать на экране документы, дашборды в CRM, любую наглядную информацию, и комментировать ее голосом.

Еще один совет: если для обсуждения достаточно разговора голосом, не делайте видео-встречу. Это избавит участников от необходимости настраивать камеру (и надевать что-то приличное вместо любимой пижамы), а для тех, у кого медленный интернет-канал, будет просто отличным выходом.

• Приглашайте только тех, кто действительно должен присутствовать

Хотите, чтобы кто-то «просто послушал разговор»? Лучше сделайте для него запись или краткое резюме по встрече.

• Выберите удобное для всех время (с учетом часовых поясов)

Для автоматизации процесса можно использовать сервисы планирования онлайн-встреч — например, Meetter или Meetingbird. Или создавать события в CRM, Гугл-календарях и других сервисах.

• Определитесь с сервисом для встречи

Для мозгового штурма, выступления руководителя компании, обучающего вебинара и коллективного обсуждения конкретных вопросов нужны разные инструменты.

И вот несколько вариантов:

• Google Hangouts
• On24
• GoToMeeting
• Skype
• MyOwnConference
• Microsoft Teams
• FreeConferenceCall
• GoToWebinar
• HeySummit
• Adobe Connect
• ClickWebinar

Как видите, не всегда нужно собираться именно в Зуме.

• Протестируйте сервис заранее

Если вы решили использовать новый сервис, попросите участников встречи ознакомиться с ним заранее (а лучше дайте краткую инструкцию). Перед встречей обязательно проверьте оборудование и убедитесь, что всё работает.

Если вы используете внешние камеру или микрофон, убедитесь, что сервис «подхватил» именно их, а не дефолтные устройства.

• Заранее сообщите о цели, повестке и примерной длительности онлайн-встречи

Это поможет всем участникам подготовиться, а в процессе обсуждения — не отвлекаться от темы. Заранее заданный тайминг поможет участникам планировать рабочий день, а на встрече — не затягивать обсуждения.

• Распределите роли

Обозначая повестку для участников, сразу определите спикеров и задайте им тайминг и тему.

Если сценарий встречи предполагает много пунктов для обсуждения и разные активности, вам могут понадобиться помощники.

Они могут:

• Проследить за временем и предупредить, если обсуждение затягивается.
• Записать основные моменты и составить резюме после встречи.
• Обеспечить техническую поддержку. В том числе помочь участникам разобраться в сервисе трансляции.
• Модерировать чат.
• Собирать важные вопросы и комментарии для ведущего, следить, чтобы они не остались незамеченными.
• Копировать в чат упомянутые голосом ссылки.

Если встреча предполагает более 4-5 участников, помощник вам точно потребуется.

• Разошлите повторное приглашение на встречу за 5 минут до начала

Возможно, кто-то о ней забыл или не рассчитал время. Если вы настраиваете оповещение о событии в каком-то сервисе, добавьте в нем повторное оповещение за 5-10 минут до начала.

• Следите за динамикой обсуждения, не отвлекайтесь на частности

Не переходите к следующей теме в повестке, пока не убедитесь, что разобрались с предыдущей. Но если у одного из сотрудников возник вопрос, который лучше решать в личном порядке, договоритесь обсудить его после встречи — не тратьте время остальных участников.

Ненавязчиво мониторьте участников встречи. Во время обычного совещания человек, который сидит перед вами, не может открыть сайт с приколами или полистать ленту в соцсетях.

А вот во время онлайн-встречи — может. Вы же не знаете, что он бегло просматривает на мониторе — рабочий документ или посты в Facebook*. Если кто-то из участников встречи явно «поплыл» и отвлекся, попробуйте вернуть его в действительность вопросом или личным обращением.

Лайфхак: внимательно следите за своими микрофоном и камерой. А если вы ведете встречу, то и за устройствами участников. Вовремя отключенный микрофон может избавить кого-то от конфуза — мало ли что может произойти за спиной участника встречи.

• Все ссылки и важные сообщения копируйте в чат

Если у вас есть помощник, пусть это делает он. Важно, чтобы все собеседники не теряли нить разговора.

• По окончании разошлите резюме и материалы встречи

Что обсудили, к каким выводам пришли, кто и что в связи с этим должен сделать. Вы же делаете так после обычных совещаний в офисе?

Если есть помощник, которому поручена эта задача, — проследите, чтобы он ее выполнил. Если нужно, разошлите запись и презентацию.

Участие в видео-встрече: общие правила поведения

Если раньше обустраивать уголок для видео-трансляций нужно было далеко не всем, то ситуация с удаленной работой все изменила. Естественно, никто не ждет, что вы создадите у себя дома полноценную студию. Но некоторые приемы стоит взять на вооружение.

• Подберите подходящий фон и одежду

Никто не застрахован от сюрпризов, а шутка «Как проводить эфиры в Зуме без штанов» давно вышла за пределы Рунета. Как пытался доказать в Твиттере репортер ABC News, «это были спортивные шорты».

Постарайтесь избежать подобных казусов.

Кроме того, стоит подобрать нейтральный фон для видео. В лидерах, конечно, книжные шкафы, но даже пустая стена будет лучше, чем окно или балкон, на фоне которых вы будете просто темным силуэтом.

Также попросите домочадцев не отвлекать вас и не появляться в кадре. Хотя есть сведения, что котик, участвующий в совещании, делает его эффективнее. Ну или мимимишнее.

Отдельный момент — освещение. Неправильно направленный резкий свет может превратить вас в панду или в героя детских страшилок. Проверьте освещение заранее.

• Отключите звук на телефоне и избавьтесь от отвлекающих элементов на экране

Невовремя зазвонивший телефон, особенно если вы слушаете, а не говорите в этот момент, помешает всем. Если же вы будете демонстрировать экран, то лучше, чтобы зрители не видели всплывающих сообщений и мигающих окон чатов.

• Установите адекватную аватарку

Просто опирайтесь на здравый смысл. Выбрали изображение? Представьте, что у вас возникли проблемы с видеосвязью, пришлось ее отключить, и теперь все участники встречи видят это фото. Вас все еще устраивает выбранное изображение?

• Используйте теги в чате

Если чат позволяет, обращайтесь к собеседнику лично, используя теги (@ или другие способы, доступные в чате). Так ваше сообщение подсветится для адресата.

Бонус: интересные идеи для неформальных онлайн-встреч с сотрудниками

На удаленке в сочетании с самоизоляцией многим сотрудникам больше всего не хватает неформального общения. Люди не могут поболтать о пустяках в курилке или в столовой. Важно вернуть им эту возможность — пусть и в онлайн-формате.

Что можно сделать?

• Устройте чаепитие с сюрпризом

Этот вариант особенно подойдет компаниям, сотрудники которой живут в одном городе. Соберите коробки с сюрпризами (вкусный чай, баночка меда, забавная открытка и пр.) для каждого сотрудника и закажите курьерскую доставку. Если вам известны предпочтения работников (только зеленый чай, никаких сладостей и т. п.), учтите их. Предупредите сотрудников, чтобы не открывали коробки до начала онлайн-встречи, а потом пригласите их в виртуальное кафе с чаепитием и приятным общением.

• Каждый день устраивайте короткие разминки

5-10 минут простейших упражнений в начале, в середине и в конце рабочего дня будет достаточно. Занятия лучше записывать на видео — если кто-то из сотрудников занят и не может сейчас присоединиться к вам, пусть у него будет возможность оторваться от дел и размяться попозже.

Для тех, кто привык тренироваться регулярно, можно также проводить занятия фитнесом, силовые тренировки и пр. каждое утро или каждый вечер.

• Хвалите сотрудников

Рассказывайте о результатах работы. Если есть хорошие отзывы от клиентов или бизнес-партнеров, если проект развивается лучше, чем ожидалось, обязательно сообщайте об этом команде.

• Предложите проводить встречи по интересам

Например, обсуждения книг, сериалов, фильмов, хобби и пр.

• Организуйте мини-обучение внутри команды

Может, кто-то хочет поделиться своими лайфхаками по работе с Google Таблицами? Или объяснить, как готовить элементарное, но очень вкусное блюдо? Взаимное обучение и полезно, и помогает сплотить команду.

И последний лайфхак: раз в 1-2 недели напоминайте сотрудникам выходить из чатов, которые больше не имеют к ним отношения. Это упростит жизнь всем участникам рабочих процессов.

До новых встреч!