Как провести идеальную видео-встречу: рекомендации, сервисы, чек-лист

Здравствуйте!

Многие руководители, проведя несколько недель в режиме удалённой работы, начали говорить о глобальной усталости от видео-звонков и конференц-коллов («Восемь сеансов в Zoom вчера, я умер») и сочинять регламенты («Не более трёх конф-коллов в день», «Один день в неделю без созвонов» и т. д.).

Но факт остаётся фактом: в текущих условиях приходится заменять общение в офисе встречами в онлайне. Если вначале это было забавно и свежо, то сейчас настало время использовать этот канал коммуникаций более осознанно. Мы собрали несколько советов и чек-листов, которые помогут проводить онлайн-встречи эффективнее. Для внимательных читателей в конце — небольшой бонус.

Подготовка и проведение онлайн-встречи: чек-лист для ведущего

• Не назначайте встречу, если она действительно не нужна

Многие вопросы можно решить в переписке или чате. Иногда достаточно записать видео-сообщение или скринкаст и отправить сотрудникам. Рекомендуем обратить внимание на формат скринкастов: вы можете показывать на экране документы, дашборды в CRM, любую наглядную информацию и комментировать её голосом.

Если для обсуждения достаточно разговора голосом, не проводите видео-встречу. Это избавит участников от необходимости настраивать камеру и позволит комфортно присоединиться даже при медленном интернете.

• Приглашайте только тех, кто действительно должен присутствовать

Хотите, чтобы кто-то «просто послушал разговор»? Лучше сделайте для него запись или краткое резюме по итогам встречи.

• Выберите удобное для всех время (с учётом часовых поясов)

Для автоматизации процесса можно использовать сервисы планирования встреч — например, Meetter или Meetingbird. Либо создавать события в CRM, Google Календаре и других инструментах.

• Определитесь с сервисом для встречи

Для мозгового штурма, выступления руководителя, обучающего вебинара и коллективного обсуждения нужны разные инструменты. Вот несколько надёжных вариантов:

• Google Hangouts
• On24
• GoToMeeting
• Skype
• MyOwnConference
• Microsoft Teams
• FreeConferenceCall
• GoToWebinar
• HeySummit
• Adobe Connect
• ClickWebinar

Как видите, не всегда нужно собираться именно в Zoom.

• Протестируйте сервис заранее

Если вы решили использовать новый сервис, попросите участников ознакомиться с ним заранее и при необходимости предоставьте краткую инструкцию. Перед встречей обязательно проверьте оборудование и убедитесь, что всё работает корректно. Если используете внешние камеру или микрофон, убедитесь, что сервис «подхватил» именно их.

• Заранее сообщите о цели, повестке и примерной длительности встречи

Это поможет участникам подготовиться и не отвлекаться от темы. Заранее заданный тайминг упростит планирование дня и позволит не затягивать обсуждение.

• Распределите роли

Обозначая повестку, сразу определите спикеров и задайте им тайминг и тему. Если сценарий встречи предполагает много пунктов и разные активности, привлеките помощников. Они могут:

• следить за временем и предупреждать о затягивании обсуждения;
• фиксировать ключевые моменты и готовить резюме;
• обеспечивать техническую поддержку;
• модерировать чат;
• собирать вопросы и комментарии для ведущего;
• копировать в чат упомянутые ссылки.

Если на встрече планируется более 4–5 участников, помощник вам точно потребуется.

• Разошлите повторное приглашение за 5 минут до начала

Возможно, кто-то забыл о встрече или неверно рассчитал время. Добавьте повторное уведомление в календаре за 5–10 минут до старта.

• Следите за динамикой обсуждения, не отвлекайтесь на частности

Не переходите к следующей теме, пока не завершите предыдущую. Если вопрос касается только одного сотрудника, договоритесь обсудить его после встречи. Во время онлайн-встречи легко отвлечься, поэтому ненавязчиво мониторьте вовлечённость участников и при необходимости возвращайте их к теме.

Лайфхак: внимательно следите за своим микрофоном и камерой, а также за устройствами участников. Вовремя отключённый микрофон поможет избежать неловких ситуаций.

• Все ссылки и важные сообщения копируйте в чат

Если есть помощник, поручите это ему. Так все участники не потеряют нить разговора.

• По окончании разошлите резюме и материалы встречи

Укажите, что обсудили, к каким выводам пришли и какие задачи стоят перед каждым. При необходимости отправьте запись и презентацию.

Участие в видео-встрече: общие правила поведения

Удалённая работа изменила подход к организации рабочего пространства. Никто не требует создавать дома полноценную студию, но несколько простых приёмов стоит взять на вооружение.

• Подберите подходящий фон и одежду

Постарайтесь избежать курьёзных ситуаций с одеждой. Выберите нейтральный фон — книжный шкаф или пустая стена подойдут лучше, чем окно, на фоне которого вы рискуете превратиться в тёмный силуэт. Попросите домочадцев не появляться в кадре. Отдельное внимание уделите освещению: проверьте его заранее, чтобы избежать резких теней.

• Отключите звук на телефоне и избавьтесь от отвлекающих элементов на экране

Невовремя зазвонивший телефон или всплывающие уведомления могут помешать всем участникам. Если планируете демонстрировать экран, скройте лишние окна и сообщения.

• Установите адекватную аватарку

Представьте, что видеосвязь отключится и все увидят вашу аватарку. Устраивает ли вас это изображение?

• Используйте теги в чате

Обращайтесь к собеседнику лично с помощью тегов (@), чтобы сообщение подсветилось для адресата.

Бонус: идеи для неформальных онлайн-встреч с сотрудниками

На удалёнке многим не хватает неформального общения. Важно вернуть эту возможность в онлайн-формате.

• Устройте чаепитие с сюрпризом

Соберите коробки с приятными мелочами (чай, мёд, открытка) и закажите доставку сотрудникам. Учтите предпочтения коллег, предупредите их не открывать коробки до начала встречи и проведите виртуальное чаепитие.

• Проводите короткие разминки каждый день

5–10 минут простых упражнений в начале, середине и конце рабочего дня помогут поддерживать тонус. Записывайте занятия на видео, чтобы сотрудники могли размяться в удобное время. При желании можно организовать регулярные фитнес-тренировки.

• Хвалите сотрудников

Рассказывайте о результатах работы, делитесь положительными отзывами клиентов и успехами команды.

• Предложите встречи по интересам

Обсуждение книг, сериалов, фильмов или хобби поможет сплотить команду.

• Организуйте мини-обучение внутри команды

Пусть сотрудники делятся лайфхаками — например, работой с Google Таблицами или простыми кулинарными рецептами. Это полезно и укрепляет командный дух.

И последний совет: раз в 1–2 недели напоминайте сотрудникам выходить из чатов, которые больше не имеют к ним отношения.

До новых встреч!