Финансы на фрилансе: 5 инструментов для учета и контроля

Здравствуйте!

Что важнее для финансовой стабильности и достатка фрилансера – больше зарабатывать или меньше тратить?

Спорить можно долго, но совершенно верно одно – нужно как минимум посчитать, сколько вы тратите и зарабатываете. В этом помогут сервисы для учета финансов.

В статье разберемся, чем отличаются личные финансы фрилансера от личных финансов наемного работника, и рассмотрим пять полезных сервисов, которые подойдут первым.

Как меняются отношения с финансами после ухода на фриланс

Чтобы чувствовать финансовую стабильность и не перебиваться от зарплаты до зарплаты, стоит контролировать и планировать финансы. И фрилансерам, и наемным работникам. Но у последних все относительно просто: зарплата два раза в месяц, из обязательных платежей — коммуналка да, возможно, кредит. С переходом на фриланс все становится немного сложнее.

Больше переводов. Вместо аванса и зарплаты одинаковыми суммами каждый месяц фрилансер может получать по несколько мелких и не очень платежей в неделю. При этом поступают они часто хаотично и не всегда в срок.

То густо, то пусто – это про банковский счет фрилансера, который не контролирует денежные потоки

Разные источники дохода. Вместо одного работодателя – 2–3 постоянных клиента или разовые заказы, и тогда деньги могут приходить из десятка разных источников.

Необходимость контролировать оплаты. В найме, конечно, тоже могут задерживать зарплату. Но там вы ждете одну конкретную сумму в конкретный день и точно не упустите ее из виду. Когда же деньги приходят хаотично от разных отправителей, легко запутаться, что вы уже получили, а что еще нет.

Необходимость следить за налогами. В найме за все это отвечает бухгалтерия работодателя, на фрилансе считать и вовремя платить налоги, в том числе с партнерских программ, чтобы спать спокойно, приходится самому.

С такими нюансами финансовый учет требует больше времени и внимания. Однако правильный инструмент поможет справляться быстрее и не забросить все через пару недель.

5 инструментов для контроля финансов

Google Таблицы

Универсальный онлайн-инструмент для работы с данными. Подойдет и для учета финансов фрилансера.

Здесь можно сформировать таблицу с нужными столбцами и строками (даты, клиенты, расходы), а при необходимости – заморочиться и построить дашборды для отслеживания роста доходов, структуры расходов, прогресса в достижении финансовых целей.

Простейшая сводная таблица доходов по месяцам и клиентам

Преимущества: Хотя Google Таблицы нельзя назвать специализированным инструментом для финансового учета, на старте это, пожалуй, самый приемлемый вариант, потому что он:

• бесплатный;
• позволяет оформить таблицы и графики под себя, не перегружая их ненужной информацией;
• дает возможность задать собственные формулы для подсчета, например, заработка в час или день, если вы хотите контролировать эти показатели;
• при необходимости может превратиться в более сложный инструмент благодаря функциям, макросам, условному форматированию, сводным таблицам;
• умеет интегрироваться с системами управления задачами и проектами – можно настроить автоматический импорт выполненной работы в таблицу;
• кроссплатформенный.

Впрочем, есть тут и свои недостатки:

• нет заранее настроенной системы контроля финансов, ее придется строить с нуля самостоятельно;
• нет интеграций с банками;
• уведомления и напоминания при необходимости придется настраивать через «костыли».

Стоимость. Бесплатно.

Дзен-мани

Сервис позиционируется как красивый способ учета и планирования личных финансов. На деле подойдет для ведения не только домашней бухгалтерии, но и финансового учета фрилансеров и микробизнеса. Позволяет вносить доходы и расходы, просматривать отчеты по категориям, планировать траты.

Ознакомиться с интерфейсом и функционалом можно в демо-версии

Преимущества. Основной плюс по сравнению с Google Таблицами в том, что с Дзен-мани на построение системы и ведение учета потребуется меньше времени.

Кроме того, инструмент:

• автоматизирует внесение расходов (распознает сообщения от банков и считывает QR-коды с чеков);
• умеет добавлять повторяющиеся операции по одному нажатию;
• строит отчеты по доходам и расходам с категориями за определенный период времени;
• помогает составлять финансовые планы и ставить цели;
• напоминает о платежах;
• автоматически присваивает категории расходов;
• может использоваться на разных платформах, данные синхронизируются.

Недостатки. Помимо того, что вам может просто не подойти интерфейс, минусов у сервиса не так уж и много:

• отсутствие бесплатной версии, есть только двухнедельный пробный период;
• нет интеграций с сервисами управления проектами;
• нет возможности автоматизировать подсчет и уплату налогов и взносов;
• судя по отзывам пользователей, синхронизация с банками и сканирование чеков не всегда работают корректно.

Стоимость. От 67 руб. в месяц при оплате за год.

Coinkeeper

Приложение для контроля расходов и достижения финансовых целей. Хотя позиционируется как сервис для ведения личных финансов, самозанятому фрилансеру или ИП тоже подойдет.

Преимущества. Coinkeeper во многом похож на Дзен-мани:

• интегрируется с банками и автоматически импортирует операции;
• автоматически определяет категории расходов;
• позволяет формировать бюджет и прогнозировать траты;
• поддерживает кастомные категории расходов и источники доходов;
• показывает детальную статистику доходов и расходов и позволяет устанавливать лимиты трат по категориям;
• есть собственная банковская карта, выпускаемая в партнерстве с банком Ак Барс;
• может использоваться на разных платформах, данные синхронизируются.

Возможности продвинутой версии Coinkeeper

Недостатки. Минусов тоже не так много:

• нет возможности вести налоговый учет и платить налоги, но можно запланировать эти траты и поставить напоминания;
• не интегрируется с сервисами управления проектами;
• пользователи жалуются на ошибки в работе приложения и синхронизации с банками.

Стоимость. От 0 руб.

EasyFinance

Позиционируется как финансовый навигатор в браузере и смартфоне. Позволяет планировать бюджет семьи и малого бизнеса, а значит и фрилансеру будет в пору.

Преимущества. По сравнению с Coinkeeper и Дзен-мани EasyFinance больше ориентирован на учет денег в бизнесе. Поэтому фрилансеру, для которого часто целесообразно объединять личные и рабочие финансы, он дает больше возможностей и полезных инструментов: отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, аналитику движения денег, создание своих источников доходов.

Визуализация бюджета в виде тахометра – необычное, зато наглядное решение

Кроме того, сервис:

• доступен на компьютере, смартфоне и планшете, данные синхронизируются;
• позволяет планировать операции заранее, в том числе повторяющиеся;
• синхронизируется с Google Календарем;
• интегрируется с банками, чтобы автоматически подтягивать информацию по операциям и состоянию счетов;
• позволяет мониторить динамику и достижение целей;
• выдает рекомендации по управлению финансами;
• формирует наглядные сводки и отчеты по доходам и расходам.

Недостатки. Их немного:

• на бесплатном тарифе не доступно мобильное приложение;
• нет функционала для налогового учета и уплаты налогов и взносов;
• нет интеграций с системами управления проектами и задачами;
• судя по отзывам в Play Маркете, в последние несколько лет мобильное приложение развивается слабо, возникают проблемы с синхронизацией с банками и переходом на платные тарифы.

Стоимость. От 0 руб.

Финолог

Сервис управленческого учета денег в бизнесе. Из всей нашей подборки он дальше всего от личных финансов. Поэтому, с одной стороны, пользоваться им может быть немного сложнее, с другой — фрилансерам со множеством крупных проектов и взаиморасчетов он подойдет лучше.

Дашборды Финолога сложнее, зато позволяют отслеживать бизнес-показатели

Достоинства. В отличие от всех сервисов, о которых мы говорили раньше, Финолог – это профессиональный инструмент.

Поэтому с ним вы сможете:

• планировать денежные потоки;
• импортировать данные из Excel и банковских выписок;
• распределять доходы по проектам и направлениям, чтобы отслеживать наиболее прибыльные и убыточные проекты;
• настроить множество интеграций: с банками, эквайрингом, amoCRM и другими приложениями по API;
• формировать и анализировать бизнесовые финансовые отчеты (ДДС, о прибылях и убытках, по прямым и косвенным затратам);
• выставлять счета клиентам.

Недостатки. Поскольку Финолог ориентирован на аудиторию предпринимателей, он:

• ощутимо дороже других инструментов из этой подборки;
• не имеет бесплатной версии, только двухнедельный триал;
• сложнее в освоении, несмотря на интуитивный и дружелюбный интерфейс.

Стоимость. От 2500 руб. в месяц при оплате за год.

Какой инструмент выбрать

Выбор сервиса финансового учет для фрилансера индивидуален.

Здесь все сильно зависит от количества поступлений и источников, потребностей в учете и контроле, необходимости ставить финансовые цели и контролировать их достижение. Но вот несколько общих рекомендаций, на что стоит обратить внимание при выборе.

Интерфейс и юзабилити. Занесение данных в систему не должно отнимать много времени, в идеале – частично или полностью автоматизировать этот процесс. В противном случае высок риск, что вы забросите идею вести финансовый учет очень быстро.

Есть люди, которые спокойно вносят каждую операцию руками или собирают все данные в конце месяца, но где гарантия, что это ваш случай? 😉

Отчеты и дашборды. Выбирая приложение, обратите внимание на эти элементы: насколько они функциональны, наглядны и отвечают вашим потребностям.

Кастомизация. Возможность добавлять свои категории расходов пригодится любому, кто хочет контролировать финансы. А для фрилансера важна еще и кастомизация источников доходов, в идеале – с метками, тегами и возможностью построить такую же аналитику, как по расходам. Пригодится, чтобы определять прибыльность проектов и вовремя отсекать заказы, которые приносят меньше всего денег.

Напоминания. Наличие опции поможет настроить уведомления о том, что пора платить налоги, кредит или продлить подписку на Photoshop.

Кроссплатформенность. Конечно, вести учет финансов можно и только с компьютера. Но с удобным мобильным приложением вероятность того, что вы забудете внести в расходы бутылку кефира, которую купили за наличные, будет ниже.

5 советов, которые помогут лучше контролировать финансы (и чувствовать себя увереннее)

Правильный инструмент — это только половина пути к прозрачным отношениям с деньгами, финансовой стабильности и достижению целей. Не менее важен системный подход. Поэтому напоследок напомним принципы, которые помогут быстрее наладить систему финансового учета и контроля.

Четко фиксировать суммы. Это важно. Если вы начинаете вести финансовый учет, будьте готовы четко фиксировать все расходы и поступления. В противном случае картина смажется, и результата не будет.

Учитывать не только доходы, но и расходы. Часто фрилансеры, которым кажется, что клиентов и задач хватает, а денег нет, стремятся считать и увеличивать доходы. И это правильно. Но для финансовой стабильности важно посчитать и траты. Возможно, вы даже не представляете, сколько денег уходит на то, что не делает жизнь лучше, а вас – счастливее.

Лимитировать расходы по категориям. Особенно по тем, где вы частенько тратите необоснованно крупные суммы. У каждого они будут свои: такси, развлечения, косметика, алкоголь.

Составлять финансовый план и бюджет. Когда разберетесь с тем, что происходит в финансах сейчас, начинайте планировать наперед – обязательные платежи на год, которые не изменятся, стандартные расходы, крупные цели вроде отпуска, обучения, машины.

Ставить цели. По всем правилам – реалистичные, измеримые, конкретные и со сроками. Купить машину – это не цель. Купить Nissan Qashqai не в кредит – уже лучше, если вы посчитали, что сможете выделять из своих доходов нужную сумму ежемесячно.

До новых встреч!