Slik lager du en KI-policy: Fire grenser ansatte må kunne se

Gi ansatte fire synlige grenser i KI-policyen: hvilke verktøy og oppgaver som er godkjent, hvilke data som kan legges inn, hvem som kontrollerer resultatet, og når KI-bruken skal merkes; NAVs veileder for generativ KI beskriver vurdering av bruksområder og data, menneskelig kontroll og merking. Knytt hver godkjenning til en risikoeier som kan svare på spørsmål og stanse bruken ved behov.

Den korte policyen bør vise selve reglene og peke til en oppdatert oversikt over verktøy, oppgaver og dataklasser. Da kan en ansatt avgjøre om et konkret utkast, vedlegg eller møtereferat kan behandles i et bestemt verktøy, uten å tolke en generell oppfordring om å «bruke KI forsvarlig».

Godkjenn verktøy for bestemte oppgaver

En godkjenning bør gjelde verktøy, oppgave og dataklasse samlet. En tjeneste kan være egnet til idéarbeid med offentlig informasjon uten å være godkjent for å oppsummere kundehenvendelser. Skriv derfor ikke bare tjenestens navn i oversikten: Oppgi hvem som kan bruke den, til hvilke oppgaver, med hvilke data og hvem som har godkjent bruken.

Risikoeieren bør være lederen for arbeidsprosessen eller en annen person med myndighet til å godkjenne og følge opp bruken. Før godkjenning må virksomheten undersøke hvilke opplysninger leverandøren får tilgang til, hvordan de behandles, og om en integrasjon kan hente inn mer innhold enn den ansatte selv skriver. Vurder også om ansatte trenger opplæring eller særskilt fagkompetanse for å oppdage feil i resultatene.

Hold oversikten på et sted ansatte finner i arbeidshverdagen. Legg inn kontaktpunkt for spørsmål og dato for neste gjennomgang. Når en tjeneste får en ny funksjon som kan lese filer, hente samtalehistorikk eller sende data videre, må risikoeieren vurdere det nye bruksområdet før det føres opp som godkjent.

Knytt dataklasser til tillatte verktøy

Datagrensen gjelder alt verktøyet får tilgang til: instruksjoner, vedlegg, bilder, lyd og innhold via integrasjoner. Helsedirektoratets KI-vettregler sier at sensitiv informasjon ikke skal deles i åpne KI-verktøy, og ber brukeren være kritisk til svar og kontrollere kilder. Rådene er laget for helse- og omsorgstjenesten; dataklassene under er en generell mal som arbeidsgiveren må tilpasse egne opplysninger.

• Offentlig innhold: Publisert, ikke-personlig materiale kan brukes i verktøy som virksomheten har godkjent for denne dataklassen. En generell disposisjon uten interne detaljer kan høre hjemme her.
• Internt innhold: Bruk bare verktøy som uttrykkelig er godkjent for interne data. Ikke anta at en tekst er ufarlig fordi den mangler navn; priser, planer og kildekode kan fortsatt være fortrolige.
• Personopplysninger: Den generelle godkjenningen for KI-bruk gir ikke adgang til å legge dem inn. Den konkrete oppgaven og løsningen må vurderes og godkjennes særskilt først.
• Taushetsbelagt eller særlig fortrolig innhold: Hold det utenfor de ordinære KI-verktøyene. Et eventuelt bruksområde krever egen risikoeier, dokumentert vurdering og uttrykkelig beslutning.

La verktøyoversikten ha en kolonne for hver dataklasse. Skriv «godkjent», «ikke godkjent» eller en presis begrensning i hvert felt. Et tomt felt skal ikke fungere som en stilltiende tillatelse. Ansatte bør også få eksempler fra egne arbeidsoppgaver, slik at de kjenner igjen forskjellen mellom en offentlig produkttekst og en intern kundehenvendelse.

Skill mellom kontroll og merking

Menneskelig kontroll handler om innholdets kvalitet. Den som står ansvarlig for resultatet, må kontrollere påstander, tall, sitater og kilder mot pålitelig materiale før teksten deles. Faglige vurderinger må gjennomgås av noen som kan vurdere dem; kode må vurderes av en utvikler før den tas i bruk. Ved beslutninger som påvirker mennesker, skal et KI-svar ikke være eneste grunnlag.

Merking handler om hva mottakeren får vite. Skatteetatens retningslinjer for KI i kommunikasjon skiller mellom tillatt og utelukket bruk, krever kvalitetssikring av KI-generert innhold og angir synlig merking av blant annet tekst, bilder og syntetiske stemmer. Dette er etatens egne regler, men de viser hvor konkret en arbeidsgiver kan formulere sin merkeregel.

Velg en terskel ansatte kan bruke i praksis: Enkel språkvask av egen tekst kan håndteres annerledes enn et innhold som i vesentlig grad er generert av KI. Angi både når mottakeren skal informeres og hvor merkingen skal stå, for eksempel i starten av teksten, i bildeteksten eller før lyd spilles av. Merkingen bør følge innholdet når det deles videre.

En kort policy som kan kopieres

Teksten under er en mal. Erstatt feltene i hakeparenteser med virksomhetens egne roller, regler og lenker før policyen tas i bruk. Verktøyoversikten og datamatrisen kan ligge ved siden av denne korte hovedteksten.

• Omfang: Ansatte kan bruke generativ KI som støtte i arbeidsoppgaver som er oppført i [oversikt over godkjent bruk]. Den ansatte er ansvarlig for arbeidet som leveres.
• Verktøy og oppgaver: [Oversikt] viser godkjente tjenester, brukere og oppgaver. Andre tjenester, private kontoer og nye integrasjoner skal ikke brukes med jobbinnhold før de er vurdert.
• Data: Følg datamatrisen i [oversikt]. Offentlig, ikke-personlig innhold kan brukes i verktøy godkjent for denne klassen. Internt innhold krever uttrykkelig godkjenning for verktøyet; personopplysninger og særlig fortrolig innhold krever en egen beslutning for det konkrete bruksområdet.
• Kontroll: [Ansvarlig rolle] kontrollerer fakta, kilder, faglig innhold og egnethet før et resultat publiseres, sendes ut eller brukes som grunnlag for en beslutning.
• Merking: Vesentlig KI-generert innhold merkes ved deling etter [konkret terskel, plassering og ordlyd]. Den som deler innholdet, sørger for at merkingen følger det videre.
• Ansvar og unntak: Risikoeier for hvert bruksområde står i [oversikt]. Ønsker om nye verktøy, dataklasser eller formål sendes til [kontaktpunkt]. Bruk kan starte når godkjenningen er dokumentert.
• Avvik og endringer: Feil deling, uriktige publiserte opplysninger og bruk uten godkjenning meldes til [kontaktpunkt] straks de oppdages. [Ansvarlig rolle] vurderer tiltak og oppdaterer oversikten når reglene eller bruken endres.

Gi unntak en beslutning og avvik en mottaker

En søknad om unntak bør beskrive oppgaven, verktøyet, datatypene, hvem som får resultatet, forventet nytte og hvordan feil kan oppdages. Risikoeieren involverer relevante fagpersoner for sikkerhet og personvern og dokumenterer beslutningen sammen med de ordinære godkjenningene. Et tidsavgrenset unntak bør ha en sluttdato og en navngitt ansvarlig.

Ved et avvik trenger mottakeren å vite hva som ble sendt inn eller publisert, hvilket verktøy som ble brukt, når hendelsen ble oppdaget og hvem som er varslet. Stans den berørte arbeidsmåten mens ansvarlig leder undersøker saken. Dersom hendelsen viser at en datagrense eller godkjenning var uklar, må den presiseres i oversikten.

Opplæringen bør bruke oppgaver ansatte faktisk utfører: velge et godkjent verktøy, klassifisere innholdet og kontrollere et KI-utkast før deling. Gå gjennom policyen igjen når verktøy, integrasjoner eller arbeidsprosesser endres, og sørg for at endringene når dem som bruker løsningen.

Les også:

• Slik sikrer du en MCP-server: OAuth stopper ikke forgiftede verktøy
• Slik lager du en passnøkkel – skjermlåsen blir også adgangsnøkkelen
• Kravia kjøper PayQ – 12 ansatte åpner døren til Nederland