Power BI eller Looker Studio: gratis deling kan ende i en BigQuery-regning

Looker Studio, som Google nå kaller Data Studio, er et godt valg når rapportene bygger på Google-data og mange skal kunne se dem uten seerlisens. Googles produktoversikt beskriver tjenesten som kostnadsfri og rapportene som delbare. Power BI blir mer interessant når virksomheten trenger en felles datamodell og sentralt styrte regler for hvilke tall hver leser får se.

Gratis rapportdeling sier derimot ikke hva datagrunnlaget koster. Googles veiledning for BigQuery-koblingen krever et faktureringsprosjekt og opplyser at tilgang til BigQuery fra rapporten kan gi brukskostnader. Derfor må valget regnes på tvers av rapportverktøy, datakilde, koblinger og antall lesere.

Når Google-kildene er nok

Et markedsdashbord med Google Analytics, Google Ads og Google Sheets er et naturlig bruksområde for Looker Studio. Googles dokumentasjon om datakilder beskriver gratis koblinger til disse tjenestene, mens koblinger fra eksterne utviklere kan koste penger. En rapport som også trenger data fra en annen annonseplattform, får dermed en mulig kostnad som ikke vises i prisen på selve rapportverktøyet.

Datakilden kan inneholde beregnede felt og brukes om igjen i flere rapporter. Det gjør felles definisjoner mulig også her, så forskjellen mellom verktøyene er ikke at bare Power BI kan gjenbruke måltall. Spørsmålet er hvor mye modellarbeid som trengs: Et ryddig kampanjedatasett kan være enkelt å rapportere på, mens økonomi-, salgs- og markedsdata ofte krever avklarte relasjoner og definisjoner før tallene kan sammenlignes.

Ytelsen følger også måten data hentes på. De fleste Looker Studio-datakilder har en aktiv forbindelse til det underliggende datasettet. Midlertidig mellomlagring kan besvare enkelte forespørsler uten et nytt oppslag, og et datauttrekk kan brukes som et statisk øyeblikksbilde. Et raskt dashbord basert på et lite regneark gir derfor ikke grunnlag for å anslå hastighet eller BigQuery-bruk for en rapport med større spørringer.

Når modell og tilgang veier tyngre

Power BI er særlig aktuelt når flere rapporter skal bruke samme semantiske modell: tabellrelasjoner, beregninger og definisjoner kan forvaltes samlet. Det kan redusere arbeidet med å rette en endret definisjon i mange rapporter, men modellen må fortsatt ha en tydelig eier. Lisensen kjøper ikke i seg selv konsistente tall; virksomheten må bestemme hva for eksempel «aktiv kunde» betyr, og vedlikeholde datagrunnlaget.

For rapporter med følsomme utsnitt er radnivåsikkerhet et konkret skille i hvordan tilgangen styres. Microsofts veiledning om radnivåsikkerhet beskriver roller og filtre i Power BI-modellen. Reglene begrenser data for brukere med Viewer-rolle i arbeidsområdet, men gjelder ikke administratorer, medlemmer eller bidragsytere. En regionsjef som bare skal se sin egen enhet, må derfor både få riktig modellrolle og riktig rolle i arbeidsområdet.

Looker Studio har også muligheter for avgrensning. En datakilde kan bruke eierens legitimasjon eller kreve at hver leser har egen tilgang til datasettet; filtrering etter leserens e-postadresse kan gi radvis avgrensning når dataene inneholder adressen. Dette kan være tilstrekkelig for et oversiktlig oppsett. Ved mange rapporter og skiftende tilgangsbehov blir det viktig å avgjøre hvem som vedlikeholder filteret, legitimasjonen og den gjenbrukte datakilden.

Hvem betaler for delingen?

Microsofts Power BI-prisliste oppgir Pro til 14 amerikanske dollar per bruker per måned og Premium Per User (PPU) til 24 dollar, begge ved årlig betaling. Den oppgir også at seere kan bruke gratislisens når Power BI-innhold ligger på tilstrekkelig stor kapasitet, fra Fabric F64. Dette er listepriser i dollar; en norsk avtale kan gi andre beløp i kroner.

Uten slik kapasitet trenger både den som deler en vanlig Pro-rapport, og de som skal lese den, betalt brukerlisens. Et arbeidsområde med PPU-funksjoner krever PPU hos brukerne som skal åpne innholdet. F64 endrer regnestykket for leserne, men kapasiteten har egen pris, og rapportforfatteren trenger fortsatt betalt lisens for å publisere. Det er derfor misvisende å gange bare antall forfattere med Pro-prisen når mange kolleger skal lese rapporten.

Eierskap er en annen driftskostnad enn lisens. I Looker Studio kan en datakilde være innebygd i rapporten eller gjenbrukbar på tvers av rapporter. Eierens legitimasjon kan dessuten gi lesere tilgang til data uten at de selv har tilgang til det underliggende datasettet. Den som overtar rapportene når en ansatt slutter, må derfor også vite hvem som kan endre forbindelsen og hvem som eier legitimasjonen. Slike oppgaver tar tid selv om rapportdelingen ikke har en seerpris.

Fire kostnadsbilder

Regnestykkene under er vilkårseksempler med Microsofts oppgitte dollarpriser ved årlig betaling. De viser lisenskostnad per måned, ikke et samlet pristilbud. Betalte partnerkoblinger, BigQuery-bruk, Fabric-kapasitet og arbeidet med data og modeller må legges til når de er aktuelle.

• Personlig rapport: Én person lager og leser sin egen rapport. Både gratisversjonen av Power BI og Looker Studio kan gi 0 dollar i rapportlisenser. Hvis dataene ligger i BigQuery eller en annen betalt tjeneste, kan datakostnaden likevel være større enn null. For dette behovet gir en betalt Power BI-lisens ingen fordel bare fordi rapporten finnes.
• Markedsdashbord: Anta én forfatter og ni lesere, med Google Analytics og Google Ads som datakilder. Looker Studio gir 0 dollar i standard rapportlisenser for denne gruppen. Vanlig deling med Power BI Pro krever ti lisenser og gir 10 × 14 = 140 dollar per måned. Skal dashbordet også hente data gjennom en betalt partnerkobling eller fra BigQuery, kommer den kostnaden på Looker Studio-siden av regnestykket.
• Økonomirapportering: Anta to forfattere og 18 lesere som skal ha ulike utsnitt av de samme tallene. Power BI Pro gir 20 × 14 = 280 dollar per måned. Looker Studio kan fortsatt ha 0 dollar i standard rapportlisenser, men begge løsningene krever arbeid med datadefinisjoner og tilgang. Her kan en felles semantisk modell og rollebasert radnivåsikkerhet gjøre Pro-kostnaden forsvarlig. Radnivåsikkerhet alene krever ikke PPU.
• Hundre seere: Anta én forfatter og 100 lesere. Vanlig Power BI Pro-deling gir 101 × 14 = 1 414 dollar per måned. Fabric F64 kan la leserne bruke gratislisens, men da må kostnaden for kapasiteten sammenlignes med seerlisensene, og forfatterens lisens kommer i tillegg. Looker Studio har ingen tilsvarende standard lisenspris per seer. Hvis rapporten spør mot BigQuery, avhenger den samlede kostnaden likevel av databruken, ikke bare av hvor mange som fikk rapportlenken.

Les også:

• n8n eller Make: selvdrift sparer lisens, men flytter hele driftsjobben
• Zapier eller Make: enkel oppstart kan bli den dyreste løsningen
• Lokal eller skybasert språkmodell: personvern har en driftspris