Notion Calendar og Google Kalender: samme møter, ulik arbeidsflyt

Har du møter i en Google-konto, kan du se de samme hendelsene i Notion Calendar uten å flytte dem, slik 2syncs sammenligning beskriver. Valget gjelder derfor ofte arbeidsflaten: Notion Calendar passer når du vil planlegge møter sammen med daterte Notion-oppgaver, mens Google Kalender er et nærliggende valg når du først og fremst håndterer møter på mobil eller deler tilgjengelighet i et Google Workspace-team.

Det viktigste skillet er hva andre kan se. En oppgave fra en Notion-database kan vises ved siden av møtene dine i Notion Calendar, men blir ikke automatisk en Google-kalenderhendelse. En kollega eller bookingside som bare leser Google-kalenderen, får dermed ikke den oppgaven med i bildet.

Hvor ligger møtene og oppgavene?

Notion Calendar kobler seg til kalenderkontoer og viser hendelsene som ligger der. En datert Notion-oppgave er derimot en oppføring i en database, selv når den vises i det samme kalenderrutenettet. Notions veiledning for databasetilkobling forklarer at databasen må ha en datoegenskap, og at oppføringene kan vises i Notion Calendar, men ikke dermed i Google Kalender eller iCloud-kalenderen.

Møte i Google-kontoen: Det er en kalenderhendelse som kan åpnes fra begge appene når kontoen er koblet til Notion Calendar.
Oppgave i en Notion-database: Datoen kan vises i Notion Calendar, mens selve oppføringen fortsatt tilhører databasen.
Møte i en Outlook-konto: Det forblir en hendelse i Microsoft-kalenderen når kontoen kobles til Notion Calendar; det blir ikke en Google-hendelse av den grunn.

Hvor en ny oppføring havner, avhenger av om du velger en tilkoblet kalender eller en Notion-database når du oppretter den. Det er mer enn et spørsmål om visning: En arbeidsøkt som bare står i databasen, reserverer ikke automatisk tid i Google-kontoen. Skal kolleger eller et bookingverktøy behandle tidsrommet som opptatt i Google Kalender, må det finnes en kalenderhendelse der.

Når arbeidet allerede planlegges i Notion

For en som styrer prosjekter og oppgaver i Notion, er fordelen at datoene kan vises sammen med møtene. Du kan for eksempel se en frist og møtet den hører til i samme oversikt. Har du rettighet til å redigere databasen, kan du også endre oppføringer fra Notion Calendar; en kollega med bare lesetilgang kan se dem uten å endre dem.

Denne oversikten er nyttig for egen planlegging, men den erstatter ikke deling av kalenderhendelser. En kollega med tilgang til Notion-databasen kan finne oppgaven der. En kollega som bare har tilgang til Google-kalenderen din, ser den ikke som en kalenderavtale. For Notion-tungt arbeid blir det avgjørende om datoen er en frist du selv vil holde oversikt over, eller tid andre må vite at du har satt av.

En database kan dessuten inneholde flere datoegenskaper. Da må du velge hvilken dato Notion Calendar skal bruke i visningen. Det gjør forskjellen mellom frist og arbeidsøkt konkret: En oppgave som bare har en leveringsdato, sier ikke nødvendigvis når arbeidet skal utføres eller hvor lenge du er opptatt.

Når kalenderen brukes mest på mobil

Google Kalender er ofte det mest praktiske valget for den som stadig endrer Google-møter fra telefonen. Notion Calendar finnes også på mobil, men Notions oversikt over kalenderhendelser avgrenser redigeringen: På mobil kan du endre detaljene i en hendelse bare når den ble opprettet på mobil og du er arrangør. Andre detaljendringer må gjøres på datamaskin eller i nettleseren.

Du trenger likevel ikke bruke samme app på alle enheter. Dersom møtene ligger i Google-kontoen, kan du planlegge med Notion Calendar på datamaskinen og håndtere kalenderhendelsene i Google Kalender på telefonen. Dette lager ikke en ekstra kopi av møtene. Daterte databaseoppgaver dukker derimot ikke opp i Google Kalender-appen bare fordi du har sett dem i Notion Calendar på datamaskinen.

Når teamet deler tid og tar imot bookinger

For et Google Workspace-team er den delte kalenderkontoen viktigere enn hvilken app den enkelte foretrekker å se den i. Google Kalender tilbyr en bookingside som viser tilgjengelige tider. Googles veiledning for timebestilling beskriver at siden sperrer tidsrom du ikke er tilgjengelig, slik at bookinger ikke kolliderer med andre hendelser i kalenderen. E-postpåminnelser og enkelte andre bookingfunksjoner krever betalt abonnement.

En Notion-oppgave som bare finnes i databasen, inngår ikke automatisk i den tilgjengeligheten. Tenk deg en oppgave du har gitt et bestemt tidsrom i Notion Calendar: Du ser arbeidet ved siden av møtene, men en bookingside som bygger på Google-kalenderen, har ingen tilsvarende Google-hendelse å ta hensyn til. Det samme skillet gjelder når en kollega vurderer ledigheten din ut fra delte kalenderhendelser. Tid som faktisk skal holdes av for andre, bør derfor ligge i kalenderkontoen teamet bruker.

Deling av oppgaven og deling av ledig tid løser ulike behov. Tilgang til en Notion-database gjør det mulig å følge arbeidet og fristene. En kalenderhendelse gir teamets kalenderflyt et tidsrom å forholde seg til. Hvilken av dem du trenger, avhenger av om andre skal se selve oppgaven, eller unngå å legge et møte over arbeidet.

Når møtene ligger i Outlook

Med Outlook er ikke Google Kalender nødvendigvis en del av valget. Notions kontoveiledning oppgir at Notion Calendar kan kobles til Microsoft Outlook, iCloud og Google, men at støtte for Outlook-kalendere på mobil ennå ikke er tilgjengelig. For en Microsoft 365-arbeidskonto kan tilkoblingen dessuten kreve godkjenning fra IT-administrator dersom virksomheten begrenser tilgangen for eksterne apper.

En Outlook-bruker som planlegger mye i Notion på datamaskin, kan dermed få møter og databaseoppgaver i én oversikt. Hvis møtene må håndteres fra telefonen, veier manglende Outlook-støtte i Notion Calendar på mobil tyngre. Outlook-hendelsene blir liggende i Microsoft-kontoen; databaseoppgavene blir liggende i Notion. Den oppdelingen avgjør hva som er synlig utenfor din egen samlede visning.

Les også: