Gi YouTube-tilgang uten passord – feil rolle kan åpne inntektene

Gi en redaktør, tekstforfatter eller moderator tilgang til YouTube-kanalen ved å invitere personens egen Google-konto gjennom kanaltillatelser i YouTube Studio. Du trenger ikke dele Google-passordet. Googles rolletabell viser samtidig hvorfor rollevalget betyr noe: «Viewer» kan se inntektsdata, mens «Viewer (limited)» ikke kan det.

Ta utgangspunkt i arbeidet personen skal gjøre. Den som skal publisere videoer, trenger redigeringstilgang; den som bare skal lese analyser, trenger en leserolle. Leverer en tekstforfatter titler og beskrivelser utenfor YouTube Studio, kan redaktøren legge dem inn uten å gi tekstforfatteren kanaltilgang.

Velg rolle etter oppgaven

Et rollenavn forteller ikke alltid hvor mye informasjon som følger med. «Limited» fjerner innsyn i inntektsdata fra både Editor og Viewer, men snevrer ikke inn alle de andre rettighetene til Editor. Derfor må du vurdere både hva medarbeideren skal gjøre, og hva rollen ellers lar vedkommende gjøre.

• Publisering og videoredigering: «Editor (limited)» kan laste opp, redigere og publisere innhold uten tilgang til inntektsdata. Rollen kan også slette utkast, men ikke publisert innhold eller selve kanalen. Vanlig «Editor» gir tilsvarende redigeringsrettigheter og innsyn i inntektene.
• Titler og beskrivelser: Skal tekstforfatteren endre videoopplysninger direkte i Studio, er «Editor (limited)» et mulig valg. Vær klar over at rollen også kan publisere videoer og utføre andre redaksjonelle handlinger. Hvis oppgaven bare er å levere tekstforslag, er tilgang til kanalen unødvendig.
• Kommentarer og direktesending: «Editor (limited)» kan svare som kanalen og bruke eller moderere chat i Live Control Room. Det åpner også for opplasting og publisering, så avklar om moderatoren faktisk trenger denne brede kanalrollen.
• Analyse uten økonomi: «Viewer (limited)» kan lese kanalopplysninger og arbeide med grupper i YouTube Analytics, men ikke redigere eller publisere videoer. Inntektsdata, blant annet inntekter fra chat, er skjult.
• Inntektsanalyse: «Viewer» lar en medarbeider lese inntektsdata uten å redigere innhold. Velg den bare når økonomi er en del av oppgaven; ordet «Viewer» betyr ikke at tilgangen er begrenset til ufølsom statistikk.
• Tilgangsstyring: «Manager» kan invitere andre, se alle kanaldata og slette publisert innhold. «Owner» kan i tillegg slette kanalen. Disse rollene passer for personer som skal forvalte kanalen, ikke for en redaktør som bare skal publisere.

Når én person har flere oppgaver, må den valgte rollen dekke alle handlingene personen skal utføre. Da følger også resten av rollens rettigheter med. En medarbeider som både skriver beskrivelser og svarer på kommentarer, kan for eksempel bruke «Editor (limited)», men får samtidig mulighet til å publisere innhold.

Bruk egen rolle for undertekster

For en medarbeider som bare skal tekste videoer, gir «Subtitle Editor» en smalere tilgang. Googles veiledning for tekstingsrollen sier at den bare gir tilgang til undertekstdelen av Studio, uten innsyn i andre kanalopplysninger eller inntektsdata. Rollen kan legge til, endre, publisere og slette undertekster på kvalifiserte videoer.

Videoens språk må være angitt før en Subtitle Editor kan legge til eller redigere undertekster. Dette kan kanalens eier eller administrator gjøre for de aktuelle videoene, eller angi som standard for fremtidige opplastinger. Skal medarbeideren også endre titler og beskrivelser, er tekstingsrollen for smal; da må du vurdere redigeringstilgangen som følger med «Editor (limited)».

Send invitasjonen i YouTube Studio

Inviter til riktig kanal fra kontoen som forvalter tillatelsene. Bruk e-postadressen som er knyttet til medarbeiderens Google-konto, og avtal oppgaven før du velger rolle. Slik unngår du at en person får «Viewer» for analysearbeid når «Viewer (limited)» dekker behovet.

1. Åpne YouTube Studio på datamaskinen og velg kanalen du skal gi tilgang til.
2. Gå til «Settings», deretter «Permissions», og velg «Invite».
3. Skriv inn medarbeiderens e-postadresse.
4. Velg rolle under «Access». Se særlig etter forskjellen mellom vanlig og begrenset «Editor» eller «Viewer».
5. Fullfør invitasjonen. Be medarbeideren godta den fra sin egen konto og kontrollere at riktig kanal og oppgave er tilgjengelig.

Invitasjonen utløper etter 30 dager hvis den ikke blir godtatt. Dersom medarbeideren ikke finner den, bør du kontrollere adressen og invitere på nytt ved behov. Før arbeidet starter, kan dere også avklare om personen skal publisere selv eller bare klargjøre utkast; begge handlingene kan ligge innenfor en redaktørrolle, men de er ulike redaksjonelle ansvar.

Kontroller Brand Account før du tildeler roller

En kanal knyttet til en Brand Account kan ha eiere og administratorer i en annen tilgangsordning enn kanalrollene i YouTube Studio. Googles veiledning om Brand Account anbefaler kanaltillatelser for å styre tilgang til YouTube-kanalen. Den beskriver også en alvorlig avhengighet: Hvis kontoen til den primære eieren som er knyttet til kanalen, slettes, slettes kanalen.

Se hvilken ordning kanalen bruker før du inviterer en ny medarbeider. Bruker den fortsatt Brand Account-roller, må den flyttes til kanaltillatelser for at du skal kunne tildele de mer presise Studio-rollene. En administrator i Brand Account er ikke det samme som «Manager» i YouTube Studio; navnene viser til ulike sett med rettigheter.

Kontroller hvem som er primær eier og hvem som ellers har tilgang i Brand Account. En person som skal tekste eller publisere videoer, trenger ikke eierskap for å utføre oppgaven. Slik skiller du løpende redaksjonelt arbeid fra kontrollen over kontoen kanalen er knyttet til.

Endre tilgangen når oppdraget endres

En publiseringsrolle kan bli for bred når medarbeideren senere bare skal lese analyser. Åpne «Settings» og «Permissions» i YouTube Studio, finn personen og velg en smalere rolle eller «Remove access». Gjør det når et oppdrag avsluttes, og gå gjennom faste medarbeideres roller med jevne mellomrom.

Sammenhold hver tilgang med den faktiske oppgaven: Hvem publiserer, hvem tekster, hvem modererer, hvem leser analyser, og hvem trenger inntektsdata? Den gjennomgangen avdekker særlig om «Viewer» ble valgt der «Viewer (limited)» var tilstrekkelig, eller om en tidligere administrator fortsatt kan invitere andre etter at ansvaret er flyttet.

Les også:

• Flytt en YouTube-kanal trygt – feil målkonto kan slette alt innhold
• Patreon-inntekt i Norge: plattformens moms ordner ikke inntektsskatten
• Content ID-krav på YouTube: fem dager kan avgjøre annonseinntekten