Fjern metadata før deling – «skjult» er mer enn forfatterfeltet

Før du deler et Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, lag en kopi og kjør Dokumentinspeksjon på kopien. For en PDF bruker du funksjonen for å fjerne skjult informasjon i Acrobat Pro. Lagre resultatet som en egen fil og åpne den igjen før du sender den.

Forfatterfeltet er bare én mulig kilde til opplysninger. Kommentarer, revisjonsmerker, skjulte regneark, presentasjonsnotater og PDF-vedlegg kan også følge med. Hva du fjerner, må derfor avhenge av filtypen og av hvilket innhold mottakeren faktisk skal få.

Begynn med en kopi og velg hva som skal fjernes

Gi arbeidskopien et nytt navn og behold originalen separat. Microsofts veiledning for Dokumentinspeksjon anbefaler å bruke en kopi fordi fjernet innhold ikke alltid kan gjenopprettes. Originalen kan være nødvendig hvis du senere trenger kommentarer, redigeringsspor eller data som regnearkets beregninger bygger på.

I skrivebordsversjonene av Word, Excel og PowerPoint åpner du kopien og velger Fil → Informasjon → Kontroller for problemer → Undersøk dokument. Velg kategoriene du vil undersøke, kjør inspeksjonen og les treffene før du bruker «Fjern alle» ved en kategori. Knappen fjerner hele kategorien, så vurder om den også inneholder opplysninger mottakeren trenger. Kjør inspeksjonen på nytt etter fjerningen og lagre kopien.

Word: rydd i kommentarer og revisjoner

I Word kan Dokumentinspeksjon finne kommentarer, revisjonsmerker fra sporede endringer, versjonsopplysninger, dokumentegenskaper og personopplysninger. Den kan også finne tekst som er formatert som skjult, samt innhold i topptekst, bunntekst og vannmerker. Gå gjennom treffene i kopien og fjern kategoriene som ikke skal følge dokumentet videre.

Les deretter den ferdige teksten, ikke bare inspeksjonsresultatet. Kontroller at dokumentet viser den endelige formuleringen, at uønskede kommentarer er borte, og at topptekst og bunntekst fortsatt er riktige. Inspeksjonen finner ikke tekst som er skjult med hvit skrift på hvit bakgrunn, og den oppdager ikke alle objekter som er dekket av andre objekter. Slike forhold krever manuell gjennomgang; et felt lagt over sensitiv tekst fjerner ikke nødvendigvis teksten under.

Excel og PowerPoint: vurder innholdet før du sletter

I Excel bør du undersøke både personopplysninger og arbeidsbokens struktur. Dokumentinspeksjon kan finne kommentarer, skjulte rader og kolonner samt skjulte regneark. Dersom skjulte celler eller ark inneholder data som formler bruker, kan fjerning endre beregningene. Vis derfor innholdet i arbeidskopien før du bestemmer om det skal slettes, om mottakeren skal få et avgrenset utdrag, eller om dataene må beholdes for at arbeidsboken skal fungere.

Se også etter innebygde filer, eksterne koblinger, makroer og mellomlagrede data. Inspeksjonen kan varsle om slike elementer uten å fjerne dem automatisk, fordi fjerning kan skade arbeidsboken. Hvis filen er lagret som en delt arbeidsbok, kan enkelte kategorier, blant annet kommentarer og personopplysninger, ikke fjernes med inspeksjonen. Lag da en separat kopi og slå av funksjonen for delt arbeidsbok før du undersøker den på nytt.

I PowerPoint kan kontrollen finne kommentarer, data om hvem som har redigert presentasjonen, tekst i presentasjonsnotater og objekter utenfor lysbildeflaten. Se gjennom notatfeltet og området rundt lysbildene før du fjerner treff. Bilder i notatfeltet fjernes ikke av inspeksjonen, og objekter utenfor lysbildet med animasjonseffekter blir ikke oppdaget eller fjernet. Innebygde filer og makroer kan også kreve manuell vurdering. Åpne den lagrede presentasjonen og kontroller både lysbilder og notater.

PDF i Acrobat Pro: rens skjulte data og sladd synlig innhold

Åpne en kopi av PDF-en i Acrobat Pro og velg Alle verktøy → Sladd en PDF → Rens dokument → Fjern selektivt. Gå gjennom kategoriene før du fjerner noe: Adobes fremgangsmåte for PDF omfatter blant annet metadata, kommentarer, skjult tekst og vedlegg. Skjulte lag og innebygd innhold kan også ligge i filen. Velg det som skal bort, fjern det og lagre PDF-en med et annet filnavn slik at originalen bevares.

Vurder vedlegg særskilt. De kan være nødvendige for mottakeren, men er egne filer som kan inneholde opplysninger du ikke ønsker å dele. Kontroller også om PDF-en har lag eller kommentarer som er relevante for mottakerens bruk, før du fjerner hele kategorier.

En synlig adresse, signatur eller identifikator på siden krever sladding av selve innholdet. Adobes skille mellom sladding og rensing er avgjørende her: sladding fjerner valgt synlig tekst eller grafikk, mens rensing fjerner skjulte data som metadata og innebygd innhold. Merk det synlige innholdet, bruk funksjonen som anvender sladdingen, og rens deretter skjult informasjon. Lagre som en ny fil; en svart form lagt over tekst er ingen erstatning for å fjerne innholdet.

Kontroller filen som faktisk skal deles

Lukk og åpne den lagrede sluttfilen. Kjør Dokumentinspeksjon på nytt i Office, eller undersøk den lagrede PDF-en i Acrobat Pro for kategoriene du ville fjerne. Se samtidig gjennom sider, ark eller lysbilder: nødvendig innhold skal fortsatt være lesbart, og formler i et regneark må fortsatt gi forventede resultater.

Søk etter konkrete navn eller andre opplysninger som skulle bort, og undersøk kommentarer, notater og vedlegg der filtypen tillater det. Kontroller også synlige steder som tittelside, topptekst og bunntekst; automatisk metadatafjerning avgjør ikke om opplysninger i selve dokumentet skal deles. Send den kontrollerte sluttfilen, og behold originalen utenfor delingen.

Les også:

• Miro eller Mural: en skjult idémodus kan avgjøre workshopen
• Canva eller Adobe Express: gratisplanen kan avgjøre før KI-verktøyene
• Fjern Google-tilgangen – appen kan fortsatt beholde gamle data