Eksporter Slack før flytting – JSON-arkivet mangler selve filene

Før du flytter eller sletter et Slack-arbeidsområde, eksporter meldingene som et ZIP-arkiv og last ned viktige filer separat. Slacks veiledning om JSON-eksport forklarer at arkivet inneholder lenker tilbake til filer i arbeidsområdet, ikke filene selv. Hvis en fil, kanalen den ble delt i eller arbeidsområdet slettes, kan filen ikke lenger åpnes via eksportlenken.

Alle planer kan eksportere meldinger og fillenker fra offentlige kanaler, men abonnementet og eksportrettighetene avgjør om private kanaler og direktemeldinger kan tas med. Slacks oversikt over eksportmuligheter angir at bredere samtaleeksport krever særskilt tilgang på Business+ og Enterprise, og at Free bare kan eksportere fillenker fra de siste 90 dagene. Avklar hvilke samtaler og filer som må bevares før du velger uttrekk.

Velg eksport etter abonnement

Begynn med å skille mellom eksport av offentlige kanaler og eksport av alle samtaler. Et ZIP-arkiv fra offentlige kanaler dokumenterer bare det omfanget som er valgt; det tar ikke automatisk med samtaler som foregikk privat.

• Free: Eksporter meldinger og fillenker fra offentlige kanaler som JSON. Private Slack-kanaler og vanlige direktemeldinger omfattes ikke av eksporttypen. Gå gjennom filer du trenger å beholde direkte i arbeidsområdet, særlig eldre filer som ikke får med en fillenke i eksporten.
• Pro: Eksporter offentlige kanaler som JSON. Planen gir ikke ordinær eksport av private Slack-kanaler og direktemeldinger. Eiere kan søke om eksport fra Salesforce-kanaler med begrenset tilgang; det er en egen mulighet, ikke en generell eksport av private samtaler.
• Business+: Eksporter offentlige kanaler direkte. Arbeidsområdets eier kan søke om tilgang til JSON-eksport av offentlige og private kanaler samt direktemeldinger. En godkjent tilgang åpner også for planlagte, gjentakende uttrekk. En separat kanalrapport i CSV kan brukes til å planlegge en flytting.
• Enterprise: Organisasjonseieren må be om tilgang til de aktuelle eksportverktøyene. Når de er aktivert, finnes blant annet eksport av alle samtaler og tilpassede uttrekk etter samtaletype, medlem eller arbeidsområde. Kontroller hvilket verktøy og hvilket omfang organisasjonen faktisk har fått tilgang til.

Skal private samtaler bevares for revisjon eller flytting, må søknaden og valget av eksporttype være avklart før du regner arkivet som komplett. På Enterprise må du også skille mellom et uttrekk for hele organisasjonen og et uttrekk for ett arbeidsområde; sistnevnte omfatter ikke kanaler som går på tvers av flere arbeidsområder.

Start eksporten med riktig periode

På Free, Pro og Business+ åpner du Admin i Slack på skrivebordet, velger innstillinger for arbeidsområdet og går videre til Security og Import & export data. Under Export velger du datoperiode og starter uttrekket. Når eksporten er klar, får du en e-post og kan laste ned ZIP-filen fra eksportsiden.

På Enterprise går organisasjonseieren via organisasjonsinnstillingene til Security og Exports. Der velger du den tilgjengelige eksporttypen, omfanget og eventuelt formatet før du starter. Merk ZIP-filen med arbeidsområde, eksporttype og valgt periode i din egen oversikt, slik at ulike uttrekk ikke forveksles under migreringen.

Et tomt eller manglende samtaleuttrekk kan skyldes datoperioden eller arbeidsområdets regler for oppbevaring. JSON-arkivet får bare en mappe for en samtale når den har meldinger i den valgte perioden som fortsatt er bevart. Sammenlign derfor perioden med noen samtaler du vet skal være med, mens du fortsatt har tilgang til Slack.

Les meldinger og samtaler i JSON-arkivet

Etter utpakking finner du referansefiler og mapper for samtalene. channels.json beskriver offentlige kanaler, mens users.json knytter bruker-ID-er til medlemmer. Et uttrekk som omfatter alle samtaler, har i tillegg blant annet groups.json for private kanaler, dms.json for direktemeldinger og mpims.json for gruppesamtaler. I Enterprise-eksporter kan medlemsfilen hete org_users.json.

Vil du finne en bestemt melding, søker du først opp personen i medlemsfilen og noterer bruker-ID-en. Finn deretter samtalen i den relevante referansefilen og åpne mappen med kanalnavnet eller samtale-ID-en. Mappen inneholder egne JSON-filer for datoene da meldinger ble sendt. I en meldingspost angir «user» avsenderens ID, «text» meldingsinnholdet og «ts» tidspunktet.

Se på eksporttypen før du lager en rutine for videre behandling. Uttrekk av offentlige kanaler og av alle samtaler leveres som JSON, mens enkelte Enterprise-uttrekk for samtalene til én bruker kan leveres som TXT. Et slikt TXT-uttrekk kan ha en egen mappe med filer brukeren sendte. Den egenskapen gjelder ikke JSON-eksportene som bare viser fillenker.

Last ned filene før lenkene slutter å virke

Finn først samtalemappen der en viktig fil ble delt, og åpne JSON-filen for den aktuelle datoen. Fillenken ligger i meldingspostens «files»-felt. Åpne lenken mens du fortsatt har tilgang til filen i Slack, last ned innholdet og lagre kopien på stedet som skal brukes etter flyttingen. Et vellykket ZIP-uttrekk alene er ingen kontroll av at disse filene er bevart.

Lag en oversikt over filene som er nødvendige for drift, dokumentasjon eller revisjon. Knytt hver lagret kopi til samtalen og datoen den ble delt, slik at meldingshistorikken fortsatt gir sammenheng når den opprinnelige lenken ikke virker. Åpne noen av de lagrede filene fra den nye plasseringen og kontroller at det er selve innholdet du har tatt vare på, ikke bare en snarvei tilbake til Slack.

Canvas krever en tilsvarende kontroll hvis innholdet skal bevares. JSON-eksporten kan ha canvases.json med lenker til nedlasting av tilgjengelige canvases som HTML. Hvilke canvases som er med, følger eksportens samtaleomfang. Hent derfor de aktuelle HTML-filene mens tilgangen består, og vurder eventuelle filer og lenker som er bygget inn i dem separat.

Kontroller uttrekket før sletting eller flytting

Sammenlign eksporttypen med samtalene du skulle bevare, og åpne et utvalg meldinger fra hver samtaletype som skulle være med. Kontroller deretter de separat lagrede filene mot oversikten din. Finner du et hull, kan du fortsatt endre datoperioden, søke om nødvendig eksporttilgang eller hente en tilgjengelig fil direkte fra arbeidsområdet.

Slacks veiledning om sletting beskriver sletting av et arbeidsområde som permanent: meldinger og filer kan ikke hentes tilbake etterpå. La derfor arbeidsområdet være tilgjengelig til både meldingsuttrekket og filkopiene du trenger, er kontrollert.

Les også:

• Slack eller Discord: 90 dagers historikk kan avgjøre gratisvalget
• Slack eller Teams: pakken du allerede betaler for kan avgjøre prisen
• Strukturerte KI-svar: gyldig JSON kan fortsatt inneholde feil