Slack-berichten wissen: vastgezette inhoud verdwijnt ook

Als werkruimte-eigenaar stel je automatische verwijdering van Slack-berichten in via Admin, Workspace settings en Data retention. Volgens Slacks instellingen voor gegevensbewaring kun je op het gratis abonnement kiezen tussen 90 dagen en één jaar; op betaalde abonnementen blijven gegevens standaard bewaard zolang de werkruimte bestaat. Bij Enterprise controleer je eerst of een organisatiebeleid de instelling bepaalt.

Een kortere termijn kan bestaande berichten verwijderen zodra ze buiten de gekozen periode vallen, ook als iemand ze heeft vastgezet of opgeslagen. De verwijdering volgens een bewaartermijn is permanent en Slack voert die dagelijks uit. Controleer daarom vóór het opslaan welke oude inhoud geraakt wordt. Berichten, bestanden, canvassen en lijsten vragen elk om een eigen beoordeling.

Bepaal wie de termijn mag wijzigen

Begin bij het hoogste beheerniveau dat voor jouw omgeving geldt. Op Enterprise kan een organisatie-eigenaar via Slack Support een beleid laten instellen voor alle werkruimten. Staat zo'n beleid aan, dan kan een werkruimte-eigenaar de berichtbewaring standaard niet zelf wijzigen. De organisatie kan wel toestemming geven voor bepaalde wijzigingen op een lager niveau. Bekijk in Organization settings, onder Settings en History, welk beleid en welke afwijkingen zijn toegestaan.

Op Pro en Business+ beheert de werkruimte-eigenaar de algemene berichttermijn. Voor afzonderlijke gesprekken gelden andere rechten: volgens Slacks uitleg over gesprekstermijnen kunnen eigenaren openbare kanalen aanpassen, terwijl leden met toestemming een eigen termijn kunnen kiezen voor privékanalen en directe berichten waaraan zij deelnemen. Zo'n afwijking mag korter of langer zijn dan de algemene termijn. Op Business+ en Enterprise kunnen bevoegde beheerders ook kanaaltermijnen wijzigen met de beheertools voor kanalen.

De beslisvolgorde is daarmee concreet: controleer eerst het organisatiebeleid, daarna de werkruimte-instelling en pas dan eventuele kanaal- of gespreksafwijkingen. Een kanaal dat op Enterprise meerdere werkruimten beslaat, volgt het organisatiebeleid. Noteer bij elke toegestane afwijking wie haar mag instellen; anders kan een algemene termijn in een gesprek een andere uitwerking hebben dan verwacht.

Maak vóór de wijziging een inventaris per inhoudstype

Breng eerst de gesprekken in kaart waarin informatie zit die nog nodig is. Kijk naar openbare en privékanalen, directe berichten en bestaande afwijkende termijnen. Neem vastgezette berichten en opgeslagen items uitdrukkelijk mee: hun status beschermt ze niet tegen het toepasselijke bewaarbeleid. Beoordeel ook oude gespreksgeschiedenis, want een nieuwe, kortere termijn werkt niet uitsluitend voor toekomstige berichten.

Berichten: leg vast welke termijn per gesprek geldt en welke informatie door een kortere termijn kan verdwijnen. Betrek de keuze om bewerkingen en verwijderingen te bewaren bij het gewenste beleid.
Bestanden: controleer File history afzonderlijk. Die instelling raakt onder meer uploads, fragmenten en bestanden die via apps van derden in Slack zijn gedeeld. Een eigen bestandstermijn per afzonderlijk gesprek is niet beschikbaar.
Canvassen en lijsten: controleer Canvas and list history. Bij een tijdsgebonden termijn telt voor verwijdering de laatste bewerking van het canvas of de lijst, niet de aanmaakdatum. Een onlangs aangepast oud canvas kan daardoor een andere verwijderdatum hebben dan een even oud canvas dat niet meer is bewerkt.

Een Enterprise-organisatie kan voor bestanden een beleid kiezen dat hun bewaring afstemt op de berichten waarmee ze zijn gedeeld. Controleer dan ook bestanden zonder gedeeld bericht: voor die bestanden geldt een aparte respijtperiode voordat ze worden verwijderd of verborgen, afhankelijk van de gekozen optie. Een inventaris die alleen berichtdatums bevat, mist dat gevolg.

Houd gedeelde kanalen en externe bronbestanden apart

In een Slack Connect-kanaal bepaalt jouw bewaarbeleid alleen wat er gebeurt met inhoud die leden van jouw organisatie hebben verzonden. De regels voor gegevensbeheer in Slack Connect leggen uit dat berichten, bestanden, canvassen en lijsten van externe deelnemers onder het beleid van hun eigen organisatie vallen. Neem bij zo'n kanaal dus de herkomst van de inhoud op in de inventaris; één gedeeld gesprek kan verschillende verwijderregels bevatten.

Maak daarnaast onderscheid tussen de vermelding van een extern bestand in Slack en het bronbestand bij de andere dienst. Als een via bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox gedeeld bestand volgens de Slack-termijn verdwijnt, blijft het oorspronkelijke bestand bij die dienst bestaan. Moet ook de bron weg, dan vraagt dat om een afzonderlijke beslissing en handeling in de oorspronkelijke dienst. Het wissen van het Slack-bericht of de Slack-verwijzing regelt dat niet.

Laat de gevolgen goedkeuren voordat je opslaat

Leg per inhoudstype de huidige instelling, de gewenste termijn, het bevoegde beheerniveau en eventuele afwijkingen vast. Bespreek de inventaris met de verantwoordelijken voor juridische zaken en informatiebeveiliging voordat je een kortere termijn toepast. Laat hen bepalen welke informatie beschikbaar moet blijven en of een uitzondering voor een kanaal of direct bericht binnen het gekozen beleid past. Dit is een organisatorische goedkeuringsstap naast de bevestiging die Slack zelf bij een wijziging vraagt.

Controleer tegelijk de exportinstellingen. Bewaartermijnen beïnvloeden welke gegevens later nog in een Slack-export beschikbaar zijn. Op sommige betaalde abonnementen bestaan opties om inhoud uit gesprekken te verwijderen maar haar onder voorwaarden nog voor exports te bewaren. Beslis expliciet of die optie nodig en toegestaan is, wie toegang heeft tot de export en wanneer de bewaarde gegevens alsnog verlopen. Het verdwijnen van inhoud uit een gesprek heeft bij zo'n optie een andere betekenis dan definitieve verwijdering.

Stel de termijn in en gebruik een testkanaal

Open als bevoegde eigenaar Data retention in de werkruimte-instellingen. Controleer de bestaande berichttermijn en of leden of beheerders daarvan mogen afwijken. Bevestig bij Enterprise eerst dat het organisatiebeleid een wijziging op werkruimteniveau toestaat.
Kies de goedgekeurde berichttermijn, lees het bevestigingsscherm en sla de wijziging op. Open daarna afzonderlijk File history en Canvas and list history als de goedgekeurde keuze ook die inhoud betreft. Het aanpassen van de berichttermijn stelt deze categorieën niet automatisch op dezelfde periode in.
Zijn gespreksafwijkingen toegestaan, gebruik dan een testkanaal met inhoud die mag verdwijnen. Open de kanaalinstellingen, ga naar Message history en stel daar de beoogde afwijking in. Controleer de melding die Slack na de wijziging in het gesprek plaatst.
Vergelijk de opgeslagen instellingen met de goedgekeurde inventaris. Controleer het verdwijnen van geschikte testinhoud pas nadat de gekozen termijn én de dagelijkse verwijderingsronde zijn verstreken.

Een testkanaal toont hoe een toegestane kanaalafwijking werkt; het verandert geen organisatiebeleid voor andere werkruimten. Als afwijkingen zijn uitgeschakeld, beoordeel dan de algemene instelling en het bevestigingsscherm extra zorgvuldig voordat je opslaat. Voor een nieuw Enterprise-beleid loopt de aanvraag via de organisatie-eigenaar en Slack Support; de primaire organisatie-eigenaar krijgt vervolgens een goedkeuringsverzoek voordat het beleid wordt toegepast.