AI-geletterdheid aantonen zonder verplicht certificaat

Werkgevers die AI-systemen gebruiken, moeten de ontwikkeling van AI-geletterdheid bij betrokken medewerkers en andere gebruikers ondersteunen. De Europese Commissie verduidelijkt dat daarvoor geen certificaat, uniforme cursus of gegarandeerd kennisniveau per persoon vereist is.

Welke opleiding en documentatie passend zijn, hangt af van de systemen, de taken van gebruikers en de risico’s van hun werk. Breng daarom eerst het gebruik in kaart, bepaal leerdoelen per rol, geef gerichte uitleg of oefeningen en bewaar een intern overzicht van de gekozen maatregelen. Zo is zichtbaar wat de werkgever heeft gedaan zonder van iedereen hetzelfde bewijsstuk te vragen.

Breng systemen en gebruikers in kaart

Begin met de AI-systemen die de organisatie zelf ontwikkelt of in het werk gebruikt. Noteer per toepassing het gebruiksdoel, de betrokken afdeling, de verantwoordelijke en de functies die ermee werken. Kijk verder dan vaste medewerkers: ook een ingehuurde gebruiker kan namens de organisatie met een systeem omgaan.

Beschrijf vervolgens wat er met de uitkomst gebeurt. Een tekstgenerator die een eerste versie voor een nieuwsbrief maakt, speelt een andere rol dan een systeem waarvan de uitkomst meeweegt bij de beoordeling van een sollicitant. Noteer wie de uitkomst ontvangt, welke controle plaatsvindt en wie kan ingrijpen. Een lijst met alleen softwarelicenties laat die verschillen niet zien.

Maak de inventaris zo klein als de organisatie toelaat. Een regel per duidelijk onderscheiden toepassing en gebruiksdoel kan een bruikbaar vertrekpunt zijn. Als dezelfde tool later voor een nieuwe taak wordt ingezet, voeg die taak dan afzonderlijk toe wanneer andere mensen, fouten of gevolgen in beeld komen. Daardoor blijft ook duidelijk waarom een bestaande instructie wel of niet bij het nieuwe gebruik past.

Bepaal leerdoelen per rol en risico

Vertaal elke combinatie van toepassing en functie naar kennis die iemand in het werk nodig heeft. Voor een medewerker die conceptteksten maakt, kan het leerdoel zijn om feitelijke beweringen en verzonnen verwijzingen te controleren en te weten welke gegevens mogen worden ingevoerd. Voor een leidinggevende die een AI-uitkomst bij een personeelsbeslissing gebruikt, zijn de grenzen van die uitkomst en de mogelijkheid om zelf in te grijpen belangrijker.

Let daarbij op het precieze gebruiksdoel. De Nederlandse overheidsinformatie over de AI Act noemt AI-geletterdheid van werknemers en wijst werving en personeelsbeheer aan als gebieden waarin hoogrisicosystemen kunnen voorkomen. Een teksthulp voor een vacature en een systeem dat sollicitanten beoordeelt, doen verschillende dingen. De aanwezigheid van AI op een HR-afdeling is op zichzelf dus geen bruikbare indeling voor de opleiding.

Voor een hoogrisicosysteem waarop artikel 26 van de AI Act van toepassing is, moet menselijk toezicht worden toevertrouwd aan personen met de nodige bekwaamheid, opleiding, bevoegdheid en ondersteuning. Leg bij zo’n systeem vast wie toezicht houdt, welke uitkomsten die persoon moet kunnen beoordelen en welke bevoegdheid er is om in te grijpen. Dat is een specifiekere voorbereiding dan algemene uitleg over AI.

Oefen met fouten en grenzen uit het eigen werk

Begin de begeleiding met een basisbegrip van de gebruikte AI: waarvoor dient het systeem, wat kan het opleveren en waar kan het misgaan? Bouw daarop voort met situaties die aansluiten bij de taak. Iemand die AI gebruikt voor publiceerbare tekst kan oefenen met een overtuigend klinkende onjuiste bewering; iemand die een AI-advies gebruikt bij een beslissing kan oefenen met een uitkomst waarvoor belangrijke informatie ontbreekt.

Maak daarbij de gebruiksregels concreet. Benoem welke invoer is toegestaan, welke uitkomsten controle vragen, wanneer gebruik moet worden onderbroken en bij wie iemand een twijfelachtig resultaat meldt. Een handleiding van de leverancier kan informatie over het systeem geven, maar de werkgever moet ook duidelijk maken hoe het binnen het eigen werk wordt gebruikt. Een demonstratie, begeleide oefening of gerichte uitleg kan daarvoor passend zijn; de vorm hoeft niet voor alle functies gelijk te zijn.

Een oefening hoeft geen formeel examen te worden. Laat de begeleider wel nagaan of deelnemers het beslissende moment herkennen: kunnen zij uitleggen waarom een uitkomst controle nodig heeft en wat zij daarna doen? Die observatie helpt om de volgende instructie scherper te maken. Wie al ervaring heeft met AI, kan nog steeds uitleg nodig hebben over een nieuw systeem of een ander gebruiksdoel.

Leg maatregelen vast in een compacte bewijsmap

Een intern overzicht verbindt de begeleiding met de mensen en toepassingen waarvoor zij bedoeld is. Bewaar de stukken op een plek waar de verantwoordelijke ze kan bijwerken. De onderstaande indeling is een praktische keuze voor de organisatie, geen voorgeschreven formulier:

Een inventaris van toepassingen, gebruiksdoelen, betrokken functies en verantwoordelijken.
Een korte beschrijving van de relevante fouten, gevolgen en leerdoelen per rol.
De geldende gebruiksregels en het materiaal voor uitleg of oefeningen, met een versiedatum.
Een registratie van wie welke begeleiding kreeg, ook voor ingehuurde gebruikers wanneer zij onder de aanpak vallen.
Een wijzigingsoverzicht waarin staat welke nieuwe toepassing, werkwijze of terugkerende fout tot aangepaste instructies leidde.

Registreer wat daadwerkelijk is gebeurd. Een uitnodiging voor een sessie zegt minder dan een deelnemersoverzicht met het behandelde onderwerp; een losse presentatie zegt weinig over de taak waarvoor zij bedoeld was. Noteer ook kort waarom verschillende groepen andere begeleiding krijgen. Daarmee is later te reconstrueren waarom een tekstgebruiker een controleoefening kreeg en een aangewezen toezichthouder een oefening in ingrijpen.

Herzie de aanpak als het gebruik verandert

Plan een terugkerend moment om de inventaris, leerdoelen en instructies te bekijken. Kies daarnaast een directe herziening als een toepassing voor een nieuw doel wordt gebruikt, een functie verandert of een fout herhaaldelijk terugkomt. Leg vast wie de aanpassing beslist en vanaf wanneer de nieuwe werkwijze geldt.

Pas de begeleiding aan op de verandering zelf. Als een team een tekstgenerator voortaan ook voor antwoorden aan klanten gebruikt, kan controle van feitelijke claims nadrukkelijker nodig zijn. Als een AI-uitkomst een grotere rol krijgt in de beoordeling van personen, verdienen de taak van de menselijke beoordelaar en diens mogelijkheid om in te grijpen opnieuw aandacht. Werk vervolgens het deelnemersoverzicht en de gebruiksregels bij, zodat de bewijsmap aansluit op het werk dat mensen nu doen.