Чат уу, уулзалт уу: дөрвөн шалгуураар ажлын хэлбэрээ сонго

Мэдээлэл түгээх, хүн бүрээс тусад нь санал авахад чат эсвэл хамтын баримт бичгээс эхэл. Харин санал зөрсөн шийдвэрийг хамт гаргах, тодорхойгүй асуудлыг шууд ярилцах, багийн харилцааг бэхжүүлэхэд онлайн уулзалт товло. Зайны багийн энэ сонголтыг төвөгшил, яаралтай байдал, баримтжуулах хэрэгцээ, хүний холбоо гэсэн дөрвөн шалгуураар ялгах нь Microsoft Research-ийн зөвлөмжид тайлбарласан бичгэн ажил ба шууд харилцааны ялгааг өдөр тутмын шийдвэрт буулгасан арга юм.

Суваг сонгохдоо ажлын нэрийг бус, дараагийн алхамд юу хэрэгтэйг хар. Нэг төслийн явцын мэдээг хүн бүр өөрийн цагт уншиж чадна; харин зөрүүтэй хувилбаруудын үр дагаврыг хамт жинлэх шаардлагатай бол уулзах нь тохиромжтой. Бичгээр бэлтгэсэн ажил уулзалтаар шийдэгдэж, уулзалтын үр дүн буцаад бичгээр хадгалагдаж болно.

Дөрвөн шалгуурыг ямар дарааллаар ашиглах вэ?

Эхлээд асуудлыг хүн бүр тусдаа ойлгож, хариулж чадах эсэхийг шалга. Дараа нь хариу хүлээх боломж, үлдээх ёстой бүртгэл, хүмүүсийн хоорондын харилцааг харгалз. Аль нэг шалгуур уулзалт руу заалаа гээд бүх ажлыг хуралд шилжүүлэх хэрэггүй: унших материал, эхний саналыг урьдчилан бичгээр авч болно.

1. Төвөгшил. Асуулт тодорхой, хариунууд бие биеэсээ хамаарахгүй бол бичгээр ав. Нэг хүний тайлбар нөгөөгийн ойлголтыг өөрчилж, шинэ асуулт гаргаж байвал шууд ярилц. Эхлээд дутуу мэдээлэл нөхөхөд зөрүү арилах эсэхийг ялга.
2. Яаралтай байдал. Дараагийн ажлын цаг хүртэл хүлээж болох хүсэлтэд хугацаа заа. Ажил зогссон бөгөөд хэд хэдэн хүн сонголтоо зэрэг уялдуулах ёстой бол шууд уулз. Эрх бүхий нэг хүн шийдэж чадах асуудалд бүх багийг цуглуулах шаардлагагүй.
3. Баримтжуулалт. Дараа нь олох ёстой заавар, саналын үндэслэл, эцсийн шийдвэрийг хамтын баримт бичигт байрлуул. Уулзалт хийсэн ч гарсан шийдвэр, хариуцах хүн, дараагийн хугацааг тэнд үлдээ. Чат дахь түргэн хариуг удаан хадгалах цорын ганц бүртгэл болгож болохгүй.
4. Хүний холбоо. Шинэ хамтрагчтай танилцах, эмзэг санал зөрөлдөөнийг тайлах, итгэлцэл сэргээхэд шууд яриа хэрэгтэй. Энгийн төлөвийн мэдээ хүн бүрийг нэг цагт цуглуулах хангалттай шалтгаан биш.

Мэдээлэл түгээх, санал авахад юу бичих вэ?

Явцын мэдээ, шинэ журмын тайлбар, шийдвэрт орох эхний саналуудыг нэг олдох газарт байрлуул. Төслийн төлөв өөрчлөгдвөл юу өөрчлөгдсөн, яагаад, хэнээс ямар үйлдэл хүлээж байгааг бичээд чатад тухайн хэсгийн холбоосыг илгээ. Өөр цагийн бүсэд ажилладаг хүн өмнөх яриаг таахгүйгээр өөрт хэрэгтэй мэдээллээ олно.

Санал хүсэхдээ «саналаа өгөөрэй» гэх ерөнхий хүсэлтээс зайлсхий. Нөхцөлт жишээ: «Нүүр хуудасны хоёр хувилбараас аль нь хэрэглэгчид ойлгомжтойг сонгоод, андуурах магадлалтай хэсгийг тэмдэглэнэ үү». Саналыг хаана үлдээх, хэн эцэслэхийг нэмбэл хариултуудыг нэг дор харьцуулна. Хүмүүс үндэслэлээ бичиж, шийдвэр гаргах хүн тодорхой байвал санал зөрсөн ч уулзалтгүйгээр шийдэх боломжтой.

Чат богино асуулт, сануулга, зөв хүн рүү чиглүүлэхэд тохирно. Урт тайлбар, хувилбарын харьцуулалт, дараа нь хэрэг болох шийдвэрийн үндэслэлийг баримт бичигт хадгал. Чатад нэг асуудлыг дахин дахин тайлбарлаж байвал эхлээд нөхцөл болон сонголтуудаа нэгтгэ; үүний дараа ч хүмүүс өөр өөрөөр ойлгож байвал шууд ярилцах хэрэгцээ тодорно.

Маргаантай шийдвэрт уулзалтыг хэрхэн бэлдэх вэ?

Уулзалтын хамтын цагийг материалыг эхнээс нь уншихад бус, санал зөрсөн цэгийг тодруулж, сонголтын үр дагаврыг жинлэхэд зориул. Нөхцөлт жишээ: бүтээгдэхүүн гаргах хугацааг хэвээр үлдээхийн тулд нэг боломжийг хасах эсэх дээр баг санал нийлэхгүй байг. Хувилбаруудыг урьдчилан бичиж, шийдвэр гаргах эрхтэй болон хэрэгжилтэд шууд оролцох хүмүүсийг уулзуулахад ярианы зорилго тодорхой болно.

Урьдчилан унших танилцуулга урт тайлан байх албагүй. Оролцогч бүр ижил нөхцөлийг харж, уулзалт эхлэхэд яг юуг шийдэхээ мэдэхэд дараах богино маягт хангалттай:

• Шийдэх асуулт: ямар сонголт хийх вэ?
• Хувилбарууд: тус бүрийн ашиг, өртөг, тодорхойгүй зүйл юу вэ?
• Санал зөрсөн цэг: ямар баримт эсвэл таамаглал дээр санал нийлэхгүй байна вэ?
• Эцэслэх хүн: хэн шийдэх, хэн хэрэгжүүлэх вэ?
• Гаралт: шийдвэр, хариуцах хүн, хугацааг хаана тэмдэглэх вэ?

Харилцаа бэхжүүлэх уулзалтын зорилго өөр. Шинэ гишүүнтэй танилцах, хамтын ажиллагаанд үүссэн үл ойлголцлыг ярилцахад хүмүүсийн хариу үйлдлийг шууд сонсох боломж чухал. Ийм цагийг төлөвийн мэдээ уншихаар дүүргэвэл уулзахаар сонгосон шалтгаан биелэхгүй.

Бичгээр авах хариуны хугацааг хэрхэн заах вэ?

Олон цагийн бүстэй багт «Баасан гарагт санал өгнө үү» гэдэг хүсэлт тодорхой хугацаа биш. Microsoft Research-ийн холимог ажлын зөвлөмж хариу хэрэгтэй өдөр болон цагийн бүсийг хамт заахыг сануулдаг. Ингэснээр оролцогч саналаа ажлын цагтаа багтааж, хүсэлт гаргасан хүн хэзээ нэгтгэхээ мэднэ.

Хуулж ашиглах загвар: «Саналаа [он-сар-өдөр]-ний [цаг] ([UTC зөрүү эсвэл тохиролцсон цагийн бүс]) хүртэл [баримт бичгийн хэсэг]-т үлдээнэ үү. [Нэр] саналуудыг нэгтгэж, [шийдвэр гарах өдөр, цаг, цагийн бүс]-т сонголтыг бичнэ». «Өнөө орой» зэрэг харьцангуй хугацааг оролцогч бүр өөрөөр ойлгож болдог.

Яаралтай хүсэлт бүр уулзалт болох албагүй. Хариуцах хүн, эцсийн хугацаа, шийдвэр гаргах эрх тодорхой бол тухайн хүн бичгээр шийдээд үр дүнг бусдад үлдээж чадна. Харин хүмүүс нэгнийхээ тайлбарт тулгуурлан зэрэг шийдэх ёстой бол давхцах ажлын цагийг сонго. Ийм уулзалтын эрт эсвэл орой цагийг өөр өөр бүсийн гишүүдэд ээлжлэн хуваарилах нь зохистой.

Сувгийн дүрмийг баг дотроо хэрхэн тохирох вэ?

Ижил төрлийн хүсэлт заримдаа чатад, заримдаа уулзалтын урилгад ирвэл хэзээ, хаана хариулахыг хүн бүр таах болно. Atlassian-ийн ажлын тохиролцооны заавар суваг бүрийн зориулалт, хэнд чиглэхийг болон санал нэгдэхгүй үед шийдвэрийг хэрхэн ахиулахыг багтайгаа тогтоохыг зөвлөдөг. Тохиролцоог өдөр тутам хэрэглэхээр ингэж товчилж болно:

• Чатад богино асуулт, сануулга явуулж, хадгалах мэдээллийн үндсэн байршил руу чиглүүл.
• Хамтын баримт бичигт санал, үндэслэл, эцсийн шийдвэр, хариуцах хүнийг үлдээ.
• Ойлголтоо зэрэг нэгтгэх эсвэл харилцааны асуудал шийдэхэд уулзалт товлож, гарсан үр дүнг бич.

Энэ тохиролцоонд «яаралтай» гэдэг үг ямар нөхцөлийг хэлэх, хариуцах хүн эзгүй үед хэнд шилжүүлэх, эцсийн шийдвэрийг хаана нийтлэхийг мөн тодорхойл. Нэг сэдэв бичгээр эхэлж, уулзалтаар шийдэгдэн, тэмдэглэлээр хаагдаж болно. Ингэснээр оролцогч бүр өөрийн хувь нэмэр хэрэгтэй үед ажилд нэгдэнэ.

Мөн уншаарай:

• Зайны багт чат уу, уулзалт уу: буруу хослол ажлын цагийг сунгана