Notion 백업은 복원이 아니다…내보내기 전에 빠지는 항목부터 확인하라
실용 가이드
Notion vs Obsidian: 협업 편의와 파일 소유권은 함께 오지 않는다
같은 문서를 자주 함께 수정하고 댓글로 의견을 모으는 팀에는 Notion이 편하다. 개인 노트를 로컬 파일로 보관하고 다른 도구로 옮길 자유가 우선이라면 Obsidian이 더 잘 맞는다. 여기서 파일 소유권은 법적 권리보다, 서비스를 떠난 뒤에도 노트를 일반 파일로 열고 관리할 수 있는지를 뜻한다.
두 제품 모두 오프라인 사용과 기기 간 동기화를 제공하지만 준비 방식이 다르다. Notion에서는 필요한 작업공간 페이지를 기기에 마련하고, Obsidian에서는 기기에 저장된 볼트를 다른 기기와 맞춘다. 따라서 개인 기록의 보관 방식과 팀이 같은 문서를 고치는 빈도 중 어느 쪽이 중요한지가 선택의 출발점이다.
서비스를 떠날 때 어떤 파일이 남나
Obsidian의 볼트는 기기 파일 시스템에 있는 폴더다. Obsidian의 데이터 저장 안내에 따르면 노트는 그 안에 Markdown 일반 텍스트 파일로 저장되며, 다른 텍스트 편집기나 파일 관리자에서도 열고 관리할 수 있다. 앱을 바꾸기로 했을 때 본문을 확보하려고 작업공간 전체를 먼저 내보낼 필요가 없는 구조다.
일반 파일이 남아도 Obsidian에서 구성한 작업 방식이 그대로 따라가지는 않는다. 플러그인으로 만든 보기 방식이나 자동 처리 절차는 다른 앱에서 다시 구성해야 할 수 있다. 오래 보관할 연구 메모라면 핵심 내용이 특정 플러그인의 화면을 벗어나 일반 텍스트에서도 이해되는지가 중요하다.
Notion은 페이지와 데이터베이스를 클라우드 작업공간에서 운영한다. Notion의 데이터 내보내기 안내는 페이지를 HTML 또는 Markdown으로, 데이터베이스를 CSV로 내보내고 업로드한 파일도 받을 수 있다고 설명한다. 다른 사용자의 비공개 페이지처럼 내보내는 사람에게 접근 권한이 없는 내용은 빠질 수 있으며, 내보낸 자료를 다시 올려도 원래 작업공간이 즉시 복원되지는 않는다.
이 차이는 '파일을 받을 수 있는가'보다 받은 뒤 어떻게 쓸 수 있는가에서 커진다. Notion의 프로젝트 기록을 옮긴다면 본문뿐 아니라 첨부 파일, 데이터베이스 항목, 문서 사이의 연결도 찾아야 한다. Obsidian은 노트 파일 자체를 옮기기 쉽지만 플러그인에 기대어 만든 구조까지 다른 앱에서 재현할지는 별도의 문제다.
오프라인 접근은 어디까지 준비해야 하나
Notion은 무료 요금제에서도 데스크톱·모바일 앱의 페이지를 오프라인으로 사용할 수 있다. 다만 필요한 페이지를 해당 기기에 내려받아야 하며, 웹브라우저에서는 이 기능을 쓸 수 없다. 유료 요금제에서는 최근 방문 페이지와 즐겨찾기가 자동으로 준비되지만, 개별 페이지를 휴대전화에 내려받았다고 노트북에도 자동으로 준비되는 것은 아니다.
페이지 하나를 내려받아도 그 아래의 하위 페이지까지 따라오지는 않는다. 데이터베이스 역시 내려받은 보기에서 기본적으로 준비되는 항목의 범위가 정해져 있어, 깊이 연결된 자료를 이동 중 읽는 사람은 필요한 내용을 미리 열어 두어야 한다. 연결이 끊긴 상태에서는 이미 준비된 페이지를 읽고 고칠 수 있지만 공유 설정이나 권한은 바꿀 수 없다.
Obsidian에서는 해당 기기에 볼트 파일이 있으면 인터넷 연결 없이 그 파일을 열고 수정할 수 있다. 반면 다른 기기에서 새로 만든 노트를 보려면 두 기기의 파일을 동기화해야 한다. 한 기기에서만 자료를 관리하는 사람에게는 단순한 구조지만, 휴대전화와 컴퓨터를 번갈아 쓰면 동기화 방식과 충돌 처리까지 고려해야 한다.
같은 문서를 동시에 고칠 때의 차이
Notion은 여러 사람이 같은 페이지에서 수정 사항과 댓글을 공유하는 작업에 맞는다. 페이지를 함께 고치고 그 자리에서 의견을 남기는 일이 잦다면 문서와 논의가 한 작업공간에 모이는 편이 실용적이다. 반대로 개인 노트를 각자 작성한 뒤 완성본만 교환하는 팀에서는 이 편의의 가치가 상대적으로 작다.
Obsidian에도 공유 볼트가 있다. 그러나 Obsidian의 공유 볼트 안내에 따르면 같은 파일의 실시간 공동 편집은 지원하지 않고, 다른 사람의 수정은 동기화된 뒤 나타난다. 공유 볼트의 참여자에게는 각각 Sync 구독이 필요하며, 볼트 소유자를 제외한 참여자도 파일에 대해 같은 수준의 권한을 갖는다.
따라서 여러 사람이 한 문단을 동시에 다듬거나 검토 의견을 즉시 반영하는 팀에는 Notion이 자연스럽다. Obsidian 공유 볼트는 각자 맡은 파일을 편집하고 결과를 모으는 방식에 더 잘 맞는다. 한 파일에 수정이 겹칠 수 있는 팀이라면 담당 범위를 정하고 충돌한 변경 내용을 누가 정리할지도 정해야 한다.
구독료는 같은 기능의 가격이 아니다
Notion 공식 요금표에 표시된 Plus 가격은 사용자당 월 10달러다. 무료 요금제에서도 오프라인 페이지를 직접 지정할 수 있고, Plus에서는 최근 방문 페이지와 즐겨찾기의 자동 오프라인 다운로드 및 확대된 파일 업로드 범위를 제공한다. 팀이라면 단순히 문서를 읽는 사람과 작업공간 구성원으로 편집하는 사람을 구분해 필요한 요금제를 살펴야 한다.
Obsidian 앱 자체는 무료이고 공식 Sync는 선택 서비스다. Obsidian 공식 요금표에서 Sync는 연간 결제 시 사용자당 월 4달러, 월별 결제 시 월 5달러로 표시된다. 이 서비스에는 기기 간 동기화, 종단간 암호화, 공유 볼트가 포함된다.
두 가격의 차액을 곧바로 절약액으로 볼 수는 없다. Notion Plus는 작업공간에서 문서와 팀 기능을 쓰는 요금이고, Obsidian Sync는 로컬 볼트를 기기와 참여자 사이에 맞추는 요금이다. 개인이 한 기기에서만 노트를 쓴다면 Obsidian Sync가 필요하지 않을 수 있지만, 여러 기기나 공유 볼트를 쓴다면 참여자별 구독 비용을 계산해야 한다.
개인·연구자·소규모 팀의 선택
혼자 쓰는 지식관리 도구라면 보관 기간과 수정 장소를 먼저 생각할 만하다. 노트를 폴더로 관리하고 앱 밖에서도 본문을 읽고 싶다면 Obsidian의 로컬 Markdown 방식이 유리하다. 여러 기기에서 같은 자료를 쓰는 편의가 더 중요하다면 동기화 설정과 비용까지 함께 판단해야 한다.
연구자는 개인 원자료와 공동 편집 자료의 성격이 다를 수 있다. 장기간 다시 읽을 메모에는 일반 파일이 편하고, 여러 사람이 최신 설명과 진행 상황을 계속 고쳐야 하는 자료집에는 Notion의 공유 구조가 편하다. 두 도구를 나눠 쓴다면 같은 내용을 양쪽에서 따로 수정하기보다 어느 곳을 최신본으로 둘지 정하는 편이 혼선을 줄인다.
소규모 팀에서는 문서의 개수보다 편집 방식이 판단 기준이다. 댓글, 권한 구분, 동시 수정이 일상이라면 Notion의 협업 편의가 비용을 설명할 수 있다. 담당자별로 파일을 작성하고 검토 후 합치는 방식이라면 Obsidian 공유 볼트도 가능하지만, 실시간 공동 편집을 기대해서는 안 된다.
같은 작업으로 14일 시험하기
두 제품 사이에서 결정하기 어렵다면 실제로 쓰는 종류의 개인 메모, 첨부 자료, 팀 문서를 양쪽에 같은 범위로 만들어 보는 편이 낫다. 시험의 목적은 기능 수를 세는 것이 아니라 반복 작업에서 누가 무엇을 준비하고 정리해야 하는지 확인하는 것이다.
- 처음에는 개인 메모와 공유 문서를 각각 만든다. Obsidian에서는 볼트의 노트 파일을 다른 편집기로 열어 보고, Notion에서는 참여자에게 주어진 읽기·댓글·편집 권한을 확인한다.
- 첫 주에는 휴대전화와 컴퓨터에서 같은 자료를 사용한다. 연결을 끊었을 때 필요한 하위 페이지와 첨부 자료가 열리는지, 다시 연결한 뒤 수정 사항이 어떻게 반영되는지 기록한다.
- 둘째 주에는 팀의 평소 방식대로 같은 자료에 의견을 남기고 수정한다. 변경 내용이 언제 보이는지와 한 파일의 수정이 겹쳤을 때 누가 정리해야 하는지를 살핀다.
- 마지막에는 작은 작업 묶음을 Notion에서 내보내고 Obsidian 볼트는 다른 위치로 복사한다. 본문뿐 아니라 첨부 파일과 계속 참고할 문서 연결을 찾을 수 있는지 확인한다.
이 시험에서 공동 수정과 의견 정리가 반복해서 지연된다면 팀 작업공간의 편의가 선택을 좌우한다. 반대로 자료를 꺼낸 뒤 다시 정리하는 부담이 크게 느껴진다면 로컬 파일로 남는 구조에 무게가 실린다. 두 경우의 비용은 기능표보다 평소 문서를 만들고 보관하는 방식에서 드러난다.
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