UiPath eða Power Automate: arfurinn ræður meira en mánaðargjaldið

Fyrirtæki sem vinna að mestu innan Microsoft 365 ættu yfirleitt að byrja á Power Automate, einkum ef hægt er að tengja þjónustur með skýjaflæðum. UiPath verður sterkari kostur til skoðunar þegar sjálfvirknin þarf að ná yfir mörg eldri skjákerfi, samhæfa eftirlitslausar keyrslur eða uppfylla kröfu um stjórnun á eigin innviðum. Lægsta mánaðargjald segir lítið um hvort valið verði hagkvæmara þegar vélmennageta, hýsing og viðhald bætast við.

Í mati TechVendorIndex fær UiPath 4,5 af 5 og Power Automate 4,4 af 5; þar er áætlaður innleiðingartími 1–4 mánuðir í Microsoft-miðuðu umhverfi á móti 3–9 mánuðum fyrir UiPath-áætlun á fyrirtækjaskala. Einkunnirnar eru ritstjórnarlegt mat og tímabilin lýsa ólíkum verkefnum, ekki niðurstöðu samræmds afkastaprófs. Fyrir íslenskt fyrirtæki er gagnlegra að bera saman sama verkferli, sömu rekstrarkröfur og sama hámarksálag á báðum vettvöngum.

Kerfin sem þarf að tengja breyta reikningnum

Þegar verkferli liggur að mestu milli Microsoft-þjónusta getur Power Automate nýtt skýjaflæði og tengingar innan þess vistkerfis. Þá er oft hægt að færa upplýsingar eða ræsa aðgerð án þess að sjálfvirkni líki eftir smellum starfsmanns. Það getur stytt uppsetningu, en aðgangsheimildir, leyfi fyrir viðeigandi tengingar og reglur fyrirtækisins um gögn ráða því hvort sú leið sé í raun einföld.

Eldra viðskiptakerfi án nothæfs forritaskilaviðmóts breytir verkefninu. Þá þarf skjálæga sjálfvirkni sem þolir innskráningu, breytilegan svartíma og breytingar á gluggum eða röð aðgerða. Bæði Power Automate og UiPath geta unnið með skjáaðgerðir; valið snýst fremur um hversu mörg slík kerfi þarf að samhæfa, hvernig bilanir birtast og hver lagar flæðið þegar viðmótið breytist. Ef margar undantekningar krefjast ákvörðunar starfsmanns verður stjórnun samskipta fólks og vélmenna einnig hluti af kostnaðinum.

Fyrir fyrirtæki sem hefur þegar byggt ferli í Microsoft 365 getur nýr vettvangur kallað á endursmíði tenginga, réttinda og eftirlits. Fyrir fyrirtæki með mörg skjákerfi getur hið gagnstæða gerst: stuttur tími í að búa til fyrsta flæðið vegur minna en vinnan við að halda því stöðugu. Þess vegna ætti samanburðurinn að taka til flóknasta dæmigerða ferlisins, ekki aðeins þess sem auðveldast er að sýna í kynningu.

Staðbundin keyrsla merkir tvennt

Áætlanir UiPath sýna að Standard og Enterprise fást samkvæmt tilboði og bjóða upp á hýsingu á eigin innviðum; Standard nær einnig til samhæfingar hugbúnaðarfulltrúa, vélmenna og fólks. Basic byrjar á 25 Bandaríkjadölum á mánuði, en er ætlað afmarkaðri sjálfvirkni með takmörkuðum fjölda notenda og vélmenna. Upphafsverð Basic er því ekki viðmið um verð fyrir stórt kerfi eftirlitslausra keyrslna.

Power Automate getur keyrt skjáflæði á vél innan fyrirtækisins. Samkvæmt lýsingu Microsoft á tengingu skjáflæða fær slík vél keyrsluverkefni frá skýjaþjónustunni, annaðhvort með beinni tengingu eða um gagnagátt. Staðsetning keyrsluvélarinnar og staðsetning stjórnunarþjónustunnar eru því aðskildar spurningar. Ef skilyrðið er aðeins að vélmennið nái í kerfi á innra neti geta báðir kostir komið til greina; ef stjórnun sjálfvirkninnar verður líka að vera á eigin innviðum skiptir þessi munur máli.

Kröfur um staðbundinn rekstur geta enn fremur haft áhrif á auðkenningu, skráningu keyrslna og aðgang að kerfum. Það þarf að telja vinnuna við þá uppsetningu með innleiðingu og rekstri. Tilboð um vélmennaleyfi eitt og sér sýnir ekki hvort nauðsynlegur rekstrarstaður sé innifalinn.

Leyfisverð er aðeins einn hluti heildarkostnaðar

Verðskrá Microsoft fyrir Power Automate sýnir Premium á 15 Bandaríkjadali á notanda á mánuði, Process á 150 dali á vélmenni og Hosted Process á 215 dali á vélmenni, miðað við árlega greiðslu. Premium nær meðal annars til skýjaflæða og skjáflæða undir eftirliti notanda; Process er ætlað eftirlitslausri keyrslu og Hosted Process bætir við Microsoft-hýstri sýndarvél. Birt verð getur verið annað en raunverulegt verð vegna lands, gjaldmiðils eða samningsskilmála.

Þessir liðir leysa ólík verkefni. Notandaleyfi greiðir fyrir hæfni til að smíða, stjórna eða nota tiltekin flæði; vélmennageta greiðir fyrir sjálfstæða keyrslu; hýst vél leysir fyrirtækið undan hluta eigin vélareksturs. Þegar keyrt er á eigin vélum hverfur sá rekstur ekki, þótt hýsta leyfið sé ekki keypt. Fyrirtæki á Íslandi þarf því að bera saman tilboð í sama gjaldmiðli og með sömu forsendum um skatta, stuðning og rekstrarábyrgð.

Við það bætast mögulegur kostnaður við sértækar tengingar, aðgang að eldri kerfum og vinna við að endursmíða ferli þegar skjáviðmót breytist. Sá vinnuliður er sérstaklega auðvelt að vanmeta: skjáflæði sem stöðvast við breytta innskráningu sparar ekki tíma fyrr en einhver hefur greint bilunina og lagað hana. Sambærileg tilboð þurfa því að ná yfir sömu kerfi, sama fjölda samtímakeyrslna og sömu þjónustu eftir innleiðingu.

Tíu, fimmtíu eða tvö hundruð verk: samtímagetan ræður

Leyfisreglur Microsoft kveða á um að eitt Process-leyfi sem úthlutað er vél verði að vélmenni sem getur keyrt eitt eftirlitslaust skjáflæði í einu; fyrir samhliða keyrslur þarf leyfi sem samsvara hámarksfjölda þeirra. Notandaleyfi getur jafnframt þurft fyrir skráningu vélar, gerð flæða og þá tengingu sem ræsir skjáflæðið. Fjöldi skilgreindra ferla segir því ekki einn og sér til um fjölda leyfa.

Í skilyrtu reiknidæmi þurfa 10, 50 eða 200 skjáverk öll að keyra samtímis og hvert verk notar eitt Process-vélmenni. Þá verður grunnverðið 1.500, 7.500 eða 30.000 Bandaríkjadalir á mánuði. Sé í staðinn gert ráð fyrir Hosted Process fyrir hvert samtímaverk verða fjárhæðirnar 2.150, 10.750 og 43.000 dalir. Þetta er margföldun á birtu einingaverði, ekki áætlun um heildarkostnað: önnur leyfi, innleiðing og viðhald eru utan dæmisins.

Ef 200 verk dreifast hins vegar yfir sólarhringinn og aðeins 10 keyra í einu er leyfaþörfin vegna samtímakeyrslu allt önnur. Lengd hvers verks, hámarkstími sem það má bíða og álagstoppar ráða hversu margar keyrslur þurfa raunverulega að fara fram samtímis. Stutt skýjaflæði sem ekki notar skjákeyrslu á heldur ekki sjálfkrafa heima í sama vélmennareikningi. Sama lýsing á álagi þarf að fylgja beiðni um UiPath-tilboð, svo verð beggja kosta taki til sambærilegrar getu.

Ákvörðunartré fyrir ólík vinnuumhverfi

• Ef flest kerfi eru þegar í Microsoft 365 og verkefnin byggjast á tengjanlegri skýjaþjónustu er Power Automate eðlilegur fyrsti kostur. Metið þá hvaða notandaleyfi og tengingar ferlið krefst.
• Ef lykilverkefnið fer um mörg eldri skjákerfi skiptir viðnámsþróttur flæðisins og miðlæg stýring meira máli. Berið UiPath og Power Automate saman með sama flókna ferlinu og sama viðhaldssvigrúmi.
• Ef keyrsluvélin þarf að vera á innra neti geta báðir kostir komið til greina. Ef allur stjórnunarvettvangurinn þarf að vera á eigin innviðum verður hýsingarkostur UiPath veigameiri þáttur í valinu.
• Ef mörg skjáverk þurfa eftirlitslausa keyrslu ræður hámarksfjöldi samhliða keyrslna stærð leyfakaupanna. Berið þá saman leyfi, vélarekstur, uppsetningu og viðhald fyrir sömu álagslýsingu.

Lestu einnig:

• Slack eða Teams: ódýrara valið ræðst af hugbúnaðinum sem er fyrir
• AWS Activate eða Microsoft for Startups: tilvísunin ræður sex stafa inneign
• Ollama eða LM Studio: viðmótið skiptir meira máli en hraðinn