Toggl Track atau Harvest: laporan waktu dan tagihan

Pilih Toggl Track bila keputusan utama berasal dari laporan waktu: siapa yang kelebihan beban, proyek mana yang menyerap jam, dan bagaimana biaya kerja memengaruhi margin. Pilih Harvest bila pekerjaan akhir bulan berpusat pada klien: mengubah jam dan biaya tercatat menjadi faktur, menerima pembayaran, lalu meneruskan datanya ke sistem akuntansi.

Keduanya mencatat waktu, membuat laporan, dan dapat menghasilkan faktur. Perbedaannya muncul setelah jam dicatat. Toggl Track memberi perhatian lebih besar pada analisis kerja, sedangkan Harvest menyatukan pencatatan dengan proses penagihan. Bagi freelancer, konsultan, dan agensi, pilihan bergantung pada keluaran yang paling sering mereka butuhkan, bukan pada ada tidaknya tombol pencatat waktu.

Jika hasil yang dicari adalah kapasitas dan margin

Pada halaman harga Toggl, Starter ditampilkan seharga US$9 per pengguna per bulan dengan pembayaran tahunan dan mencakup laporan produktivitas serta pendapatan tim; Premium ditampilkan seharga US$16 dan menambahkan biaya tenaga kerja, laporan profitabilitas, serta persetujuan lembar waktu. Perbedaan paket ini penting: laporan tentang pembagian jam tidak sama dengan perhitungan apakah pendapatan proyek masih menutup biaya orang yang mengerjakannya.

Untuk proyek dengan harga tetap, catatan waktu membantu agensi melihat perkiraan jam dan pekerjaan yang sudah berlangsung sebelum mengirim tagihan. Jika jam terus bertambah sementara nilai proyek tetap, pembacaan biaya dan margin menjadi lebih penting daripada jumlah jam yang bisa ditagihkan. Toggl Track juga menyediakan tampilan beban kerja dan utilisasi; kedalaman laporan yang dibutuhkan harus dicocokkan dengan paketnya, terutama bila manajer memerlukan biaya tenaga kerja, bukan hanya total waktu.

Faktur tetap bisa dibuat di Toggl Track. Panduan faktur Toggl Track menjelaskan bahwa entri dari laporan ringkas atau terperinci dapat dimasukkan ke faktur, disunting, lalu diunduh sebagai PDF; pengiriman ke QuickBooks tersedia mulai Starter. Namun, entri waktu pada faktur tidak memiliki penanda bawaan bahwa tagihannya telah dibayar. Ini cukup untuk memindahkan jam tertagih ke dokumen penagihan, tetapi pelacakan pembayaran memerlukan proses lain.

Jika jam harus berakhir sebagai tagihan klien

Harga dan fitur Harvest menempatkan Teams mulai US$9 per kursi per bulan, atau US$108 per kursi yang dibayar tahunan, dengan pencatatan waktu, biaya, faktur, laporan tim, serta integrasi Stripe, QuickBooks Online, dan Xero. Halaman yang sama menampilkan Enterprise mulai US$14 per kursi per bulan secara tahunan, dengan laporan profitabilitas menurut klien, proyek, tugas, atau tim. Jadi, Harvest dapat menangani penagihan pada Teams, sementara analisis margin yang lebih rinci berada pada paket lebih tinggi.

Dalam alur Harvest, biaya proyek dapat dicatat bersama waktu, lalu keduanya masuk ke pekerjaan penagihan. Integrasi pembayaran dan akuntansi membantu meneruskan faktur serta informasi pembayaran; pencocokan akhir dengan mutasi bank tetap bergantung pada sistem pembukuan dan cara usaha tersebut menjalankannya. Bagi usaha di Indonesia, manfaat alur ini juga bergantung pada apakah klien dapat memakai metode bayar yang tersedia dan apakah perangkat akuntansi yang sudah digunakan cocok dengan integrasinya.

Harga kursi Harvest merupakan titik awal. Faktur, proyek, klien, dan tugas tambahan dapat dikenai biaya menurut penggunaan. Agensi yang menangani banyak pekerjaan kecil karena itu menghadapi perhitungan berbeda dari konsultan dengan sedikit proyek panjang, meskipun jumlah kursinya sama. Tanpa perkiraan volume penggunaan dan tarif tambahan yang berlaku untuk akun tersebut, biaya tahunan penuh tidak dapat dihitung hanya dari daftar harga kursi.

Berapa biaya dasar untuk solo, tim kecil, dan agensi?

Simulasi ini menganggap kursi tetap dipakai sepanjang tahun dan seluruh langganan dibayar tahunan. Angkanya adalah hasil perkalian tarif dasar yang disebut di atas; pajak, perubahan kurs ke rupiah, serta biaya penggunaan tambahan Harvest belum masuk. Karena kedua vendor menampilkan harga dalam dolar AS, pengeluaran dalam rupiah juga akan mengikuti kurs dan ketentuan pembayaran yang berlaku saat transaksi.

Untuk pekerja solo, Toggl Starter dan Harvest Teams masing-masing berbiaya dasar US$108 setahun. Harvest juga memiliki paket gratis untuk satu kursi dan dua proyek, lengkap dengan pencatatan waktu dan faktur. Toggl menawarkan paket gratis bagi tim kecil, tetapi pekerja solo yang memerlukan tarif tertagih dan laporan tim perlu melihat fitur paket berbayar. Bila pekerjaan utamanya hanya mencatat jam untuk diri sendiri, paket gratis mungkin cukup; bila faktur klien menjadi keluaran rutin, batas proyek Harvest gratis cepat menjadi pertimbangan.

Untuk tim sepuluh orang, Starter atau Teams menghasilkan biaya dasar US$1.080 setahun. Jika analisis profitabilitas dan fitur paket atas diperlukan, hitungan berdasarkan harga yang ditampilkan menjadi US$1.920 untuk Toggl Premium dan US$1.680 untuk Harvest Enterprise. Perbandingan itu masih menyisakan dua pekerjaan yang berbeda: pengguna Harvest perlu memperkirakan penggunaan tambahan, sedangkan pengguna Toggl perlu memperhitungkan bagaimana status pembayaran faktur akan dikelola.

Untuk agensi dengan dua puluh lima kursi, biaya dasar Starter atau Teams menjadi US$2.700 setahun. Premium pada harga yang ditampilkan menjadi US$4.800 dan Enterprise US$4.200. Selisih paket atas tidak otomatis menjadikan Harvest pilihan yang lebih murah: biaya faktur, proyek, klien, atau tugas tambahan dapat mengubah totalnya. Sebaliknya, harga kursi Toggl yang lebih tinggi dapat masuk akal bila laporan biaya kerja dan utilisasi menjadi dasar keputusan kapasitas serta penetapan harga proyek berikutnya.

Kursi kosong dan penjadwalan menambah perhitungan

Panduan lisensi Toggl Track menyatakan bahwa lisensi yang kosong setelah anggota dihapus tetap ditagih sampai admin menghapus lisensinya. Dua lisensi Starter yang dibiarkan kosong setara dengan US$216 setahun menurut tarif dasar tahunan. Panduan itu juga mencantumkan Premium US$18 per lisensi per bulan secara tahunan, berbeda dari US$16 pada halaman harga utama; simulasi di atas memakai angka yang ditampilkan halaman harga, sehingga tarif pada penawaran berlangganan perlu dipastikan sebelum menetapkan anggaran Premium.

Jumlah anggota aktif dan jumlah lisensi yang dibayar dengan demikian dapat berbeda. Pada tim yang sering mengganti pekerja proyek, menghapus akun seseorang belum tentu mengurangi biaya langganan Toggl. Harvest pun membatasi pengurangan kursi di tengah siklus penagihan: perubahan ke jumlah yang lebih kecil dapat dijadwalkan untuk perpanjangan berikutnya. Biaya kursi perlu dibaca bersama waktu perubahan anggota tim, bukan hanya jumlah orang pada hari simulasi dibuat.

Penjadwalan pekerjaan mendatang adalah biaya lain yang terpisah dari pelaporan jam lampau. Toggl memasukkan beberapa fungsi perencanaan dalam paket Track, sementara Harvest Forecast dijual terpisah seharga US$5 per orang per bulan dengan pembayaran tahunan. Orang yang menyusun jadwal maupun yang dijadwalkan ikut dihitung, termasuk orang yang tidak masuk ke akun Forecast. Jika seluruh anggota memakainya, tambahan dasar menjadi US$600 setahun untuk tim sepuluh orang atau US$1.500 untuk agensi dua puluh lima orang; Teams bersama Forecast pun mulai dari US$1.680 atau US$4.200 setahun, sebelum biaya penggunaan Harvest.

Memilih berdasarkan pekerjaan akhir bulan

Toggl Track paling sesuai ketika jam kerja dipakai untuk menilai kapasitas, biaya tenaga kerja, dan margin, sementara pembayaran klien sudah ditangani alur lain. Harvest lebih sesuai ketika waktu dan biaya proyek harus bergerak ke faktur serta catatan pembayaran dalam rangkaian yang sama. Keduanya dapat memberi laporan dan faktur, tetapi paket yang diperlukan untuk analisis margin serta pekerjaan setelah faktur diterbitkan membuat biaya pilihannya berbeda.

Untuk keputusan pembelian, angka yang paling menentukan ialah jumlah kursi berbayar, kebutuhan laporan profitabilitas, banyaknya faktur dan proyek, serta apakah jadwal orang perlu dikelola. Perhitungan tersebut menunjukkan apakah biaya terbesar berasal dari tingkat paket Toggl, penggunaan tambahan Harvest, lisensi yang masih kosong, atau Forecast sebagai langganan tersendiri.