Menghapus metadata PDF belum cukup—konten tersembunyi perlu disanitasi

Untuk menghapus identitas pembuat sebelum PDF dibagikan, periksa informasi dokumen lalu gunakan fitur sanitasi untuk membuang metadata dan elemen tersembunyi yang tidak boleh ikut terkirim. Simpan hasilnya sebagai salinan baru dan buka ulang salinan tersebut sebelum mengirimnya. Penjelasan Adobe tentang redaksi dan sanitasi membedakan penghapusan teks atau gambar yang terlihat dari pembersihan metadata, konten tertanam, skrip, dan elemen lain yang tidak terlihat.

Jika nama, nomor identitas, atau rincian rahasia masih tampak pada halaman, redaksi bagian itu juga diperlukan. Menghapus nama pembuat dari properti berkas hanya menangani satu tempat penyimpanan informasi; komentar, lampiran, lapisan, dan teks yang tertutup objek lain perlu diperiksa menurut jenisnya.

Petakan isi PDF sebelum memilih tindakan

Mulailah dengan menentukan informasi apa yang tidak boleh diterima orang lain. Letaknya menentukan tindakan yang diperlukan: mengubah properti dokumen, meredaksi isi halaman, atau menyanitasi elemen tersembunyi. Pembedaan ini juga membantu menjaga bagian yang memang masih dibutuhkan penerima.

• Metadata: Nama pembuat, judul, kata kunci, dan keterangan lain dapat tersimpan dalam informasi dokumen. Periksa properti berkas dan masukkan metadata dalam pembersihan. Mengganti nama file tidak dengan sendirinya mengubah informasi di dalam PDF.
• Komentar dan penandaan: Catatan peninjau dapat memuat nama atau pembahasan internal meskipun halaman utama terlihat siap dibagikan. Buka daftar komentar, lalu buang catatan yang tidak ditujukan kepada penerima.
• Lampiran: PDF dapat membawa berkas lain. Periksa daftar lampiran dan tentukan satu per satu mana yang perlu dikirim; membersihkan metadata PDF utama tidak berarti isi berkas terlampir sudah dibersihkan.
• Lapisan dan konten tertutup: Sebagian isi dapat berada pada lapisan yang tidak sedang ditampilkan atau tertutup elemen halaman. Periksa lapisan dan kategori informasi tersembunyi pada alat sanitasi, terutama jika PDF berasal dari dokumen yang pernah direvisi.
• Skrip dan tindakan: PDF interaktif dapat memuat JavaScript atau tindakan yang terhubung dengan elemen dokumen. Tinjau kategori ini bila penerima tidak memerlukan fungsi interaktif tersebut.
• Teks dan gambar yang terlihat: Nama atau angka rahasia pada halaman harus ditandai dan dihapus dengan alat redaksi. Menaruh kotak di atasnya belum membuktikan bahwa isi di bawah kotak telah hilang dari berkas.

Tentukan seberapa jauh PDF perlu dibersihkan

Untuk dokumen yang hanya perlu dilepas dari identitas pembuat, mulailah dari properti berkas, lalu lihat apakah komentar masih menyebut orang atau organisasi yang sama. Untuk lamaran, kontrak, atau laporan internal, pemeriksaan harus mencakup isi halaman, lampiran, lapisan, serta elemen interaktif yang mungkin memuat data pribadi atau pembahasan yang tidak dimaksudkan untuk penerima.

Risiko sisa informasi tersembunyi terukur dalam penelitian atas 39.664 PDF dari 75 lembaga keamanan: peneliti masih menemukan informasi sensitif pada 65% berkas dalam kelompok yang telah disanitasi oleh sebagian lembaga. Persentase itu berlaku untuk kelompok berkas yang diteliti, bukan perkiraan tingkat kegagalan setiap alat sanitasi.

Tentukan pula apa yang harus tetap ada sebelum pembersihan. Lampiran yang memang diperlukan, kolom formulir yang masih harus diisi, atau tautan yang dipakai penerima dapat terpengaruh oleh pilihan penghapusan yang luas. Catatan sederhana tentang fungsi yang harus dipertahankan akan berguna saat memeriksa salinan hasilnya.

Redaksi, sanitasi, lalu simpan salinan

Di Acrobat Pro, petunjuk sanitasi Adobe mengarahkan pengguna ke All tools > Redact a PDF > Sanitize document. Pilihan Remove all menghapus informasi tersembunyi yang ditemukan, sedangkan Selectively remove memungkinkan pengguna memilih kategori dalam panel Hidden Information. Antarmuka yang diterjemahkan dapat memakai nama menu berbeda.

1. Buat salinan kerja dari berkas asli. Periksa halaman, properti dokumen, komentar, lampiran, dan lapisan. Tandai informasi yang harus hilang serta fungsi yang perlu dipertahankan.
2. Untuk data sensitif yang terlihat, tandai teks atau gambar dengan alat redaksi dan terapkan redaksi. Periksa seluruh kemunculannya, termasuk pada halaman lain yang memuat rincian serupa.
3. Jalankan Sanitize document. Pilih Remove all jika seluruh informasi tersembunyi boleh dibuang. Gunakan Selectively remove jika ada kategori yang perlu dipertahankan, lalu tinjau pilihan sebelum menghapusnya.
4. Simpan keluaran dengan nama baru. Penyimpanan menyelesaikan penghapusan yang dipilih dan menjaga berkas asli tersedia apabila salinan hasil perlu dibuat ulang.

Penghapusan dapat memengaruhi kegunaan dokumen. Misalnya, formulir yang semula dapat diisi perlu diperiksa lagi jika kategori yang berkaitan dengan formulir ikut dibuang. Karena itu, pilihan sanitasi sebaiknya mengikuti isi berkas dan kebutuhan penerima, bukan semata-mata memilih penghapusan paling luas.

Buka ulang berkas yang akan dikirim

Tutup dokumen kerja dan buka salinan dari lokasi penyimpanannya. Periksa kembali properti berkas: nama pembuat serta keterangan lain yang hendak dibuang seharusnya tidak muncul. Lihat daftar komentar dan lampiran, lalu periksa apakah lapisan atau elemen tersembunyi yang tidak diinginkan masih tersedia.

Pada halaman yang diredaksi, coba cari dan pilih kata yang seharusnya telah dihapus. Jika kata itu masih dapat ditemukan atau disalin, hentikan pengiriman dan ulangi pekerjaan dari berkas sumber. Untuk halaman hasil pindai, periksa tampilannya juga; pencarian teks tidak selalu menemukan tulisan yang masih menjadi bagian dari gambar.

Terakhir, pastikan halaman tetap lengkap dan bagian yang sengaja dipertahankan masih berfungsi, termasuk lampiran atau kolom formulir yang diperlukan. Bila pemeriksaan menemukan sisa data atau fungsi yang rusak, buat salinan baru dari berkas asli, ubah pilihan pembersihan, lalu buka ulang hasilnya. Yang dinilai adalah berkas keluaran yang akan diterima orang lain.

Batasi penggunaan alat daring untuk berkas rahasia

Mengunggah PDF ke alat daring berarti menyerahkan berkas kepada layanan tersebut untuk diproses. Untuk kontrak rahasia, dokumen pribadi, atau berkas internal, gunakan alat lokal atau layanan yang telah disetujui organisasi. Jika layanan daring memang diperlukan, periksa ketentuan penanganan dan penyimpanan berkas sebelum mengunggahnya.

Perhatikan pula cakupan fitur yang ditawarkan. Menu untuk menghapus metadata mungkin hanya mengubah properti dokumen, sementara komentar, lampiran, lapisan, skrip, dan isi halaman memerlukan tindakan lain. Salinan layak dibagikan setelah pemeriksaan ulang tidak menemukan informasi yang hendak dirahasiakan dan bagian yang diperlukan penerima tetap dapat digunakan.

Baca juga:

• Acrobat mengubah PDF menjadi podcast—kutipan sumber tetap harus diperiksa
• Backup kanal YouTube bukan cuma video—metadata juga harus ikut
• Brand sudah membayar bukan berarti memiliki konten kreator selamanya