עובדים מזינים מידע ל־AI? חמישה כללים לפני שהפרטיות נשברת

לפני שעובד מזין פרטי לקוח, עובד או מטופל לכלי AI, הארגון צריך לברר אם מדובר במידע אישי, מה מטרת השימוש בו, מי רשאי לעבד אותו ומה יקרה למידע אצל הספק. ההסבר הרשמי לתיקון 13 מבהיר שהגדרת המידע האישי רחבה ושגם מסירה או מתן גישה הם פעולות עיבוד. לכן גם בקשה שגרתית לסיכום או לניסוח תשובה מחייבת בדיקה לפני שליחת פרטים מזהים.

הבדיקה מתורגמת לחמישה כללי עבודה: לזהות את המידע ואת מטרת השימוש, לאשר כלי למשימה מוגדרת, לצמצם את הקלט, להסדיר את עבודת הספק ולהשאיר תיעוד ואדם אחראי כשהפלט משפיע על אדם. סקירת ALAW מציעה חמישה כללים למדיניות עובדים, ובהם כלים מאושרים, הגבלת מידע מזהה, בקרה אנושית ותיעוד. אלה אמצעים ארגוניים להפחתת סיכון לחשיפה; יש להבחין בינם לבין החובות שנקבעו בחוק ובתקנות.

1. זהו את המידע ואת מטרת השימוש

שם אינו התנאי היחיד לזיהוי. מספר עובד, כתובת דוא״ל או צירוף של תפקיד, מקום ואירוע חריג עשויים לקשור קלט לאדם מסוים. גם לאחר מחיקת השם, תיאור מפורט של פנייה עלול לאפשר זיהוי במאמץ סביר. פרטי בריאות ושכר דורשים תשומת לב מיוחדת: החוק מסווג אותם כמידע בעל רגישות מיוחדת.

לצד סיווג הקלט, בררו מאיזה מאגר הגיע ולשם מה נאסף. לפי נוסח סעיף 8 לחוק, עיבוד מידע אישי במאגר מוגבל למטרה שנקבעה לו כדין, ועיבוד מידע מן המאגר דורש הרשאה מבעל השליטה. הרשאה לעובד לטפל בפניית שירות אינה עונה לבדה על השאלה אם מותר להשתמש באותה פנייה למטרה חדשה, כגון אימון מערכת. במקרה כזה בעל התהליך צריך לברר את המטרה וההרשאה לפני העברת המידע.

בדקו גם מה הכלי מתבקש להפיק. סיכום פנימי של פנייה והערכה על תפקודו של עובד הם שימושים שונים, אף אם שניהם מתחילים באותו מסמך. פלט שמייחס מסקנה לאדם מזוהה עשוי בעצמו להיות מידע אישי; אין להתייחס אליו כאל טקסט חופשי רק מפני שהמערכת ניסחה אותו.

2. אשרו כלי למשימה ולסוג מידע מוגדרים

רשימת כלים מאושרים מועילה רק אם היא אומרת לעובד מה מותר לעשות בכל כלי. ציינו אם האישור חל על עריכת טקסט כללי, סיכום פניות ללא פרטים מזהים או עיבוד רשומות מזוהות; מי רשאי להשתמש בכלי; והאם מותר לחבר אותו למאגר. אישור לנסח הודעה שיווקית אינו אישור להעלות תיקי לקוחות או קובץ עובדים.

הציבו גבול ברור לכלי שלא נבחן: אין להזין אליו מידע שמזהה לקוחות, עובדים או מטופלים. אם צוות מבקש שימוש חדש בכלי שכבר אושר, בחנו את סוג המידע ואת מטרת השימוש החדשה לפני הרחבת ההרשאה. כך העובד אינו נדרש להסיק בעצמו שמותר להעביר מידע רגיש משום שהכלי זמין בארגון.

כדאי שההוראות יענו על שאלות שעולות בזמן העבודה: איזה מידע מותר להזין, באיזו גרסה או סביבת שירות, מי מאשר חריגה ולמי מדווחים על הזנה שגויה. את גבולות ההרשאה אפשר לרכז ב מדיניות שימוש לעובדים. רשימה כזאת היא בחירה ניהולית מעשית, ולא דרישה בחוק לנהל מסמך בשם מסוים.

3. צמצמו את הקלט לפני השליחה

גם בכלי מאושר, שלחו רק את מה שנדרש למשימה. אם עובד מבקש לשפר ניסוח של תשובה לפנייה, ייתכן שדי בתיאור השאלה ובנוסח התשובה המוצעת. שם הלקוח, מספר זהות, פרטי קשר והיסטוריית טיפול מלאה אינם צריכים להיכלל אוטומטית רק מפני שהם מופיעים ברשומה המקורית.

הסרת השם אינה מבטיחה שהמידע נעשה אנונימי. פנייה על אירוע נדיר, בצירוף תאריך ותפקיד, עשויה עדיין להצביע על אדם מסוים. לכן עברו על תוכן הפנייה לאחר ההשמטה, ולא רק על שדות הזיהוי הברורים. אם דרושה התאמה לרשומה המקורית, אפשר להשאיר את מפתח ההתאמה במערכת הארגונית ולהעביר לכלי את הקטע המצומצם הדרוש למשימה.

אותו כלל חל על חומר הרקע שמצרפים כדי לקבל תשובה טובה יותר. שרשור התכתבויות או טופס שלם עשויים להכיל פרטים על אנשים נוספים שאין להם קשר לבקשה. לפני העלאת קובץ, הגדירו איזה קטע נדרש ומה ניתן להשמיט. צמצום הקלט מפחית את כמות המידע שנמסרת לספק ואת האפשרות שפרטים מיותרים יופיעו בפלט, אך אינו הופך מטרה אסורה למותרת.

4. בדקו את תנאי הספק לפני מתן גישה

כאשר ארגון מתקשר עם גורם חיצוני לשירות הכרוך במתן גישה למאגר מידע, תקנה 15 לתקנות אבטחת המידע מחייבת בחינת סיכוני אבטחה לפני ההתקשרות וקביעת תנאים בהסכם. בין התנאים: המידע ומטרות העיבוד המותרים, מערכות הגישה, הפעולות המותרות, משך ההתקשרות, השבת המידע או השמדתו בסיומה, דיווח על אירוע אבטחה ופיקוח על עמידת הספק בהסכם.

בעת רכישת כלי AI, תרגמו זאת לשאלות על השירות המסוים: האם קלט או פלט משמשים לאימון או לשיפור השירות, מי מטעם הספק יכול לגשת אליהם, האם יש ספקי משנה, כמה זמן נשמר המידע וכיצד הוא נמחק. תשובה על הצפנה בלבד אינה עונה על שאלת מטרת השימוש. אם תנאי השירות אינם מבהירים מה ייעשה במידע מזוהה, השאירו את השימוש הזה מחוץ לאישור עד לבירור התנאים.

תחולת תקנה 15 תלויה במתכונת ההתקשרות ובגישה למאגר; אין להסיק שכל שליחת קטע בודד לכלי AI היא בהכרח התקשרות מן הסוג המתואר בתקנה. גם כאשר מתכונת מסוימת אינה נכנסת אליה, בדיקת שמירה, גישה, מחיקה וספקי משנה היא תנאי ניהולי סביר לפני מסירת מידע אישי. אחרי ההטמעה, שינוי בתנאי השירות או חיבור חדש למאגר מצדיקים בחינה מחודשת.

5. תעדו את השימוש והשאירו אדם אחראי להחלטה

כאשר פלט AI עשוי להשפיע על טיפול בפניית לקוח, דירוג מועמד או הערכת עובד, הגדירו מי בודק את התוצאה לפני פעולה. הבודק צריך לראות את העובדות הרלוונטיות, להיות מסוגל לתקן מסקנה שגויה ולהחזיק בסמכות לעצור שימוש בפלט. עצם הופעת שמו של אדם בתהליך האישור אינה בקרה מועילה אם ההחלטה מתקבלת בפועל באופן אוטומטי.

תעדו את מטרת השימוש, הכלי שאושר, סוגי המידע שנשלחים אליו, תנאי הספק ובעל התפקיד שאישר את התהליך. בהחלטה שמשפיעה על אדם, תיעוד תמציתי של הבדיקה ושל ההכרעה יסייע לברר טעות או חריגה מן ההרשאה. קבעו את היקף השמירה לפי צורכי התהליך והדין החל עליו; שמירת עותקים נוספים של פרטי אדם רק לשם תיעוד השימוש עלולה להגדיל את החשיפה.

יש להפריד בין חובה משפטית לבין המלצת ניהול סיכונים גם בשאלת הבקרה האנושית. חוות הדעת של המכון הישראלי לדמוקרטיה על טיוטת הנחיית הרשות להגנת הפרטיות מבקשת להבחין בין סוגי מערכות AI, שלבי העיבוד ורמות הסיכון שלהן, וחולקת על חלק מן הפרשנות הרחבה בטיוטה. לכן אין להציג כל אמצעי זהירות שמוצע ביחס ל־AI כחובה אחידה החלה על כל שימוש; בתהליך שמשפיע על אדם, הארגון יכול לקבוע בקרה אנושית מתאימה ולתעד מדוע נבחרה.

קראו גם:

• מדיניות AI לעובדים: חמישה סעיפים שמונעים דליפה בלי לחסום עבודה
• ייצוא ChatGPT לפני מחיקה: הקישור זמני והארכיון כולל מידע רגיש
• n8n או Make: חמישה שלבים יכולים להפוך ליחידת חיוב אחת או לחמש