Asana או Trello: לוח פשוט חוסך כסף עד שהפרויקטים מתחילים להצטלב

לצוות שמקדם משימות בלוחות עצמאיים, Trello היא בדרך כלל נקודת הפתיחה הזולה יותר. כשעיכוב בפרויקט אחד משפיע על עבודה בפרויקט אחר, כדאי להשוות את החיסכון במחיר המנוי לעלות התיאום הידני. ההשוואה של The Digital Project Manager מבחינה בין זרימת Kanban פשוטה, שבה Trello חזקה, לבין תכנון ודיווח מובנים יותר ב־Asana.

הבחירה תלויה גם במי שצריך גישה, בכמות האוטומציות ובסוג התמונה שמנהלי העבודה צריכים לראות. שלושת התרחישים בהמשך הם דוגמאות מותנות, ולא תוצאות של צוותים אמיתיים. בכל חישוב המחיר הוא חודשי בדולרים לפי חיוב שנתי; הוא אינו כולל מסים, המרת מטבע או תוספים בתשלום.

איזו תוכנית עונה על הדרישה

התמחור הרשמי של Trello מציג תוכנית חינמית לעד 10 משתפי פעולה בסביבת עבודה, עד 10 לוחות ו־250 הרצות אוטומציה בחודש. Standard עולה 5 דולרים למשתמש לחודש בחיוב שנתי, ומוסיפה לוחות ללא הגבלה, שדות מותאמים ו־1,000 הרצות בחודש לסביבת עבודה. Premium עולה 10 דולרים למשתמש באותם תנאי חיוב, ומוסיפה בין השאר תצוגות Timeline, טבלה ו־Dashboard, תצוגות טבלה ולוח שנה ברמת סביבת העבודה והרצות ללא הגבלה.

התמחור הרשמי של Asana מציג תוכנית Personal חינמית לשני משתמשים. Starter עולה 10.99 דולר למשתמש לחודש בחיוב שנתי, וכוללת Timeline, תצוגת Gantt עם תלויות בין משימות, לוחות מחוונים לדיווח, אוטומציות ללא הגבלה ואורחים חיצוניים ללא תוספת למחיר המושבים. Advanced עולה 24.99 דולר למשתמש לחודש באותו אופן חיוב, ומוסיפה תיקי פרויקטים וניהול משאבים. לכן צורך במעקב אחר עומס עבודה בין פרויקטים מחייב להשוות את Trello גם למחיר Advanced, ולא להסתפק במחיר Starter.

ב־Trello צריך להבחין בין הרצת אוטומציה לבין הפעולות שהיא מבצעת. כללי מכסות האוטומציה של Atlassian מסבירים שההרצות והפעולות נמדדות בנפרד, ושהמכסה משותפת לכל הלוחות באותה סביבת עבודה. החישובים שלהלן מתייחסים למספר הרצות ומניחים שגם צריכת הפעולות נשארת בגבול התוכנית; תהליך שבו כל הרצה מבצעת פעולות רבות דורש בדיקה נוספת.

צוות קטן: מתי הלוח החינמי מספיק

נניח חמישה עובדים, אורח חיצוני בלוח אחד, שלושה לוחות ו־120 הרצות אוטומציה בחודש. העבודה עוברת בין שלבים ברורים, וכל פרויקט יכול להתקדם בלי שמנהל ירכיב דוח משותף או יעדכן ידנית מועדים בפרויקט אחר. בתנאים האלה Trello Free עונה על הדרישות שהוגדרו, בכפוף למכסת הפעולות של האוטומציות. Asana Personal מיועדת לשני משתמשים בלבד, ולכן אינה חלופה חינמית לצוות הזה.

אם הצוות צריך שדות מותאמים או חורג מהמכסה החינמית, המחיר המחושב של Trello Standard הוא 25 דולר לחודש לחמישה מושבים. Asana Starter תעלה 54.95 דולר, פער של 29.95 דולר לחודש לפי אותם מחירים שנתיים. כל עוד אין צורך בתלויות ובדיווח שמצדיקים את ההפרש, Standard נותנת לצוות מקום להוסיף לוחות בלי לשלם על תוכנית תכנון רחבה יותר. עוד לוח כשלעצמו אינו נקודת מעבר ל־Asana.

סוכנות: כמה לוחות יפתח כל לקוח

נניח סוכנות עם עשרה עובדים, שמונה לוחות לארבעה לקוחות, ארבעה אנשי קשר חיצוניים ו־700 הרצות אוטומציה בחודש. מנהל הפרויקטים צריך ציר זמן ולוח מחוונים, ולכן Trello Standard אינה התוכנית המתאימה להשוואת התצוגות; החלופות כאן הן Premium ו־Asana Starter. אם כל איש קשר מוזמן ללוח אחד, המחיר המחושב הוא 100 דולר לחודש ב־Trello ו־109.90 דולר ב־Asana. הפער קטן, אך Trello עדיין זולה בתרחיש הזה.

עכשיו נניח שכל אחד מארבעת אנשי הקשר צריך להשתתף בשני לוחות של אותה סביבת עבודה. לפי כללי Atlassian לאורחים בכמה לוחות, אורח כזה מחויב ב־Standard וב־Premium כמו חבר בסביבת העבודה, בעוד שאורח בלוח יחיד אינו מחויב. לכן המחיר המחושב של Trello Premium עולה ל־140 דולר לחודש. ב־Asana Starter ארבעת האורחים החיצוניים אינם מוסיפים מושבים, והמחיר המחושב נשאר 109.90 דולר. מספר הלקוחות לא השתנה; היקף הגישה שלהם הוא ששינה את החשבון.

התצוגות אינן זהות גם כשהמחירים קרובים. Trello Premium מאפשרת לראות כרטיסים מכמה לוחות בטבלת סביבת עבודה או בלוח שנה משותף, לצד תצוגות Timeline ו־Dashboard. Asana Starter מוסיפה קשרי תלות בין משימות ב־Gantt. אם אישור של לקוח דוחה משימת עיצוב ומשם את מועד המסירה, רישום הקשר הזה עשוי לחסוך עדכונים נפרדים. אם די בהעברת כרטיסים בין שלבים ובתמונת מועדים משותפת, יכולות Premium עשויות לענות על הצורך במחיר נמוך יותר.

כמה מחלקות: מחיר התמונה המשותפת

נניח 25 עובדים בכמה מחלקות, 15 לוחות, שישה אורחים שכל אחד מהם משתתף בשני לוחות באותה סביבת עבודה ו־1,800 הרצות אוטומציה בחודש. המנהלים צריכים לראות מועדים, מצב פרויקטים ועומס על עובדים כדי להחליט מי יכול לקבל משימה נוספת. Trello Standard אינה עומדת במכסת ההרצות שהוגדרה. Premium מסירה את מגבלת ההרצות ומציעה תצוגות רוחב מסוימות; לפי 25 עובדים ושישה אורחים מחויבים, מחירה המחושב הוא 310 דולר לחודש.

Asana Advanced תעלה בדוגמה 624.75 דולר לחודש עבור 25 מושבים, בהנחה שהאורחים הם משתתפים חיצוניים ואינם מחויבים כמושבים. ההפרש לעומת Trello Premium הוא 314.75 דולר לחודש. התוספת קונה כאן יכולת לנהל תיקי פרויקטים ולבחון עומס עבודה ומשאבים, מעבר להצגת משימות ממספר לוחות. זו החלטה שונה מזו של הסוכנות: תצוגת טבלה משותפת יכולה לרכז משימות, אך אינה מספקת כשלעצמה תשובה לשאלה מי פנוי לעבודה הבאה.

העלות בדוגמה מניחה שכל העובדים זקוקים למושבים בתוכנית שנבחרה. אם חלקם צריכים לצפות בלבד או עובדים בצוות נפרד, מבנה הרישיונות וההרשאות עשוי לשנות את ההצעה בפועל. גם ב־Trello החישוב מניח שכל האורחים נמצאים באותה סביבת עבודה בתשלום; פיצול העבודה בין סביבות עשוי לשנות הן את החיוב והן את התמונה המשותפת שמקבלים המנהלים.

נקודת המעבר היא עבודת התיאום

אין מספר לוחות שממנו Asana משתלמת אוטומטית. בצוות הקטן, לוחות נוספים יכולים להישאר בתוך Trello Standard; בסוכנות, גישה של אותם אורחים ללוח נוסף כבר משנה את המחיר; ובארגון מרובה מחלקות, השאלה היקרה יותר היא מי מזהה עומס ותלות לפני שהם דוחים עבודה. אלה גורמי עלות שונים, ולכן ספירת משתמשים בלבד נותנת תשובה חלקית.

לצורך הבחירה, אפשר להשוות את ההפרש החודשי בין התוכניות שעונות על דרישות הגישה והתצוגה לזמן שמושקע באיסוף דוחות, בתיאום תלויות ובעדכון מועדים בין פרויקטים. אם העבודה הזאת קטנה, המחיר הנמוך של Trello שומר על יתרון ברור. כשהיא חוזרת בכל מחזור עבודה ודורשת תמונה משותפת של תלויות או עומסים, ליכולות הנוספות של Asana יש בסיס מעשי להצדקת המחיר.