Nextcloud ou Google Workspace : comparer le coût total

Google Workspace convient à une organisation qui veut réunir messagerie, fichiers et bureautique dans un abonnement prévisible. Nextcloud donne davantage de choix sur l’hébergement et le contrôle des données, à condition de payer ou d’assurer l’exploitation du service. Pour départager les deux, il faut comparer les fonctions réellement fournies, puis ajouter les coûts qui restent hors du tarif affiché.

Un hébergement Nextcloud managé peut afficher une facture annuelle inférieure à celle de Google Workspace pour une équipe de même taille. Cet écart ne représente une économie que si le stockage, l’édition de documents, la messagerie et le niveau de support répondent aux mêmes besoins. En auto-hébergement, la licence du logiciel ne remplace ni le serveur ni le travail d’administration.

Le coût annuel des comptes Google Workspace

La grille de Google Workspace affiche, hors promotions et avec engagement annuel, 6,80 € par utilisateur et par mois pour Business Starter et 13,60 € pour Business Standard, avant taxes. Starter apporte 30 Go de stockage commun par utilisateur, Standard 2 To ; ces capacités alimentent un espace mutualisé à l’échelle de l’organisation. Les deux forfaits comprennent notamment une adresse professionnelle, Drive et les éditeurs Docs, Sheets et Slides.

En multipliant le tarif mensuel de chaque formule par le nombre de comptes et par douze, on obtient la dépense annuelle suivante pour les abonnements :

Pour 10 utilisateurs : 816 € en Starter ou 1 632 € en Standard.
Pour 25 utilisateurs : 2 040 € en Starter ou 4 080 € en Standard.
Pour 100 utilisateurs : 8 160 € en Starter ou 16 320 € en Standard.

Ces montants couvrent l’abonnement, pas toute l’organisation du service. Il reste du temps à consacrer à l’administration des comptes et des droits, ainsi qu’à la formation. Si l’organisation exige une conservation ou une copie indépendante de ses données, elle doit aussi chiffrer la solution et les procédures retenues à cette fin.

Une offre Nextcloud managée, avec un autre périmètre

À titre de devis publié, CloudHosting affiche hors taxes des forfaits Nextcloud de 10, 25 et 100 utilisateurs à 46 €, 122 € et 579 € par mois sans remise de durée. Pour un engagement de douze mois, le prestataire affiche respectivement 39,10 €, 103,70 € et 492,15 € par mois ; il prend en charge les mises à jour et les sauvegardes. Il s’agit des prix et prestations de cet hébergeur, pas d’un tarif fixé par Nextcloud pour tous les déploiements.

Sur cette base annuelle, les trois forfaits managés reviennent à 469,20 €, 1 244,40 € et 5 905,80 €. La comparaison avec les abonnements Google utilise ainsi un engagement annuel de chaque côté. Elle laisse de côté les coûts propres à chaque organisation, notamment la reprise des données, une éventuelle messagerie distincte et le travail des administrateurs.

Le contenu des forfaits explique pourquoi la comparaison des seuls montants induirait en erreur. L’offre managée de 10 personnes alloue 15 Go par utilisateur et ne liste pas l’édition Office ; celle de 25 personnes alloue 20 Go par utilisateur, avec 600 Go de SSD, et inclut une solution Office. Le palier de 100 personnes prévoit 30 Go par utilisateur et 3,5 To de SSD. À 25 comptes, l’espace annoncé par Google Business Standard correspond à 2 To de stockage commun par utilisateur : les deux offres couvrent le même effectif, mais des besoins de capacité très différents.

La sauvegarde comprise dans un forfait demande également une lecture précise du contrat. La fréquence des copies ne dit pas à elle seule combien de temps elles sont conservées, à quelle vitesse un dossier peut être restauré ou si une copie indépendante est nécessaire. Ces exigences peuvent conduire à un service supplémentaire, même lorsque l’hébergement est déjà facturé.

L’auto-hébergement déplace le coût vers l’exploitation

Sur un serveur choisi par l’organisation, Nextcloud permet de déterminer le lieu d’hébergement et de dimensionner l’infrastructure selon les fichiers à conserver. Le budget comprend alors la machine ou l’hébergement, le stockage de sauvegarde, la supervision, les mises à jour, la sécurité et les interventions en cas de panne. Ces tâches peuvent être assumées par une équipe interne ou confiées à un prestataire ; dans les deux cas, elles ont un coût.

Les tarifs de Nextcloud Enterprise commencent à 100 utilisateurs, avec une formule Standard affichée à partir de 71,29 € par utilisateur et par an, hors taxes ; Nextcloud précise que cet abonnement ne fournit pas l’hébergement. Pour 100 comptes, le tarif de départ représente donc 7 129 € par an avant le serveur et son exploitation. Le support direct de l’éditeur est dispensé en anglais, d’autres langues pouvant être proposées par des partenaires.

Ce prix Enterprise ne doit pas être ajouté automatiquement au forfait d’un hébergeur : ce sont des contrats distincts, dont les prestations doivent être examinées séparément. Pour une équipe de 10 ou 25 personnes, le calcul peut porter sur une installation communautaire exploitée en interne ou sur une offre managée. Pour 100 personnes, le support de l’éditeur devient une option chiffrable, mais son intérêt dépend du niveau d’assistance déjà assuré par l’hébergeur ou l’équipe informatique.

Bureautique et messagerie : les fonctions à remplacer

La présentation de Nextcloud Hub décrit Files, Talk, Calendar, Contacts et Office comme des composants de collaboration. Nextcloud Office permet l’édition partagée de documents, tableaux et présentations, et prend en charge notamment les formats DOCX, XLSX et PPTX. Sa présence dans une offre commerciale dépend toutefois du forfait et de la configuration retenus, comme le montre l’écart entre les paliers managés examinés ici.

Nextcloud Mail est un client permettant d’utiliser des comptes de messagerie ; son installation ne fournit pas à elle seule les boîtes professionnelles incluses dans Google Workspace. Une organisation qui quitte Gmail doit donc conserver un hébergement de courrier existant ou en financer un autre. Ce poste peut peser davantage que l’écart entre deux offres de stockage, surtout si les adresses et calendriers sont au cœur du travail quotidien.

La compatibilité annoncée avec un format de fichier ne garantit pas que tous les usages d’une équipe restent identiques. Les modèles de documents, les feuilles de calcul élaborées, les commentaires et les habitudes de collaboration méritent un essai avec les fichiers réellement utilisés. Si certains salariés doivent garder une seconde suite bureautique, leurs abonnements s’ajoutent au coût de Nextcloud plutôt que de disparaître du calcul.

La migration coûte plus que le transfert des fichiers

La notice d’exportation de Google Drive couvre les contenus de Docs, Sheets, Slides et Drive, mais indique que certaines données de comptes professionnels peuvent ne pas être téléchargeables par l’utilisateur et qu’un export de fichiers dépassant les limites de taille peut échouer. Elle distingue également l’export de l’utilisateur de celui que peut effectuer un superadministrateur pour l’organisation. Le mode de reprise doit donc être défini avant de supposer que chaque collaborateur pourra déplacer seul tout son espace de travail.

Même lorsqu’un prestataire inclut la migration des fichiers dans son offre, il faut compter la conversion des documents natifs, la vérification des formules et des présentations, puis la remise en place des partages et des droits d’accès. Les boîtes mail, les calendriers et les contacts forment des chantiers distincts si l’organisation change aussi de messagerie. Pour une PME, une association ou un organisme public, le meilleur choix est celui dont le devis couvre ce périmètre réel : suite intégrée avec peu d’exploitation à assurer, ou hébergement choisi avec les moyens nécessaires pour le faire fonctionner.