Bookingsi ja Calendly valik sõltub olemasolevast litsentsist

Kui Eesti teenindustiimil on sobiv Microsoft 365 tellimus juba olemas ja klient peab lihtsalt vaba kohtumisaja valima, on Microsoft Bookings enamasti soodsam lähtekoht. Calendly eraldi tellimus muutub mõistlikuks siis, kui saadavus sõltub mitmest kalendrist, videokõneplatvormid vahelduvad või müügipäring tuleb automaatselt õige töötajani suunata. ISBA broneerimisteenuste võrdlus peab Bookingsit Microsoft 365 kasutajale heaks lähtekohaks ning Calendlyt paindlikumaks eri kalendrite ja videoteenuste ühendamisel.

Otsustav küsimus on, mida peab juhtuma pärast seda, kui klient valib aja. Teenindusettevõte vajab tavaliselt avalikku broneerimislehte, töötajate saadavust ja kinnitust; konsultant peab ära hoidma kattumised eraldi töökalendrites; müügitiimile võib sama vorm tähendada uut päringut, mis peab jõudma kindla esindaja kalendrisse. Need töövood erinevad rohkem kui nende broneerimislinkide välimus. Ka olemasoleva litsentsi rahaline eelis kehtib vaid siis, kui vajalik funktsioon on selle litsentsiga tõesti kasutatav.

Microsoft 365 teenindustiim: mida Bookings katab?

Kui kogu tiim töötab Outlooki ja Teamsiga, annab Bookings kliendile veebipõhise aja valimise ning töötajale kohtumise tema tavapärasesse kalendritöövoogu. Microsofti Bookingsi teenusekirjeldus loetleb Outlookiga sünkroonimise, broneerimislehe, teenuste ja töötajate halduse ning e-kirjaga teavitused; SMS-teavitused on selle järgi saadaval vaid Põhja-Ameerikas ja Ühendkuningriigis ning nõuavad Teams Premiumi. Teamsi veebikohtumise loomiseks peab broneeritaval töötajal olema seda võimaldav Teamsi või Skype for Businessi litsents. Seega tuleb sobiva tellimuse olemasolu ja töötajale määratud õigused eraldi üle vaadata.

Oletame, et Eesti teenindusettevõttes võtab mitu inimest vastu sama liiki nõustamisaegu. Bookingsi teenuste ja töötajate haldus võimaldab pakkuda kliendile broneeritavaid aegu ilma eraldi Calendly meeskonnatellimuseta. Kui klient peab valima konkreetse teenuse või töötaja, ei ole seegi iseenesest müügivihjete suunamise vajadus. Bookingsi funktsioonide hulka kuuluvad ka rühmabroneeringud ja kohandatavad andmeväljad, mis võivad olla vajalikud näiteks koolituse või esmase päringu vormistamisel.

Eestis ei saa Bookingsi SMS-meeldetuletusi võtta klienditeavituse eelduseks. Microsofti Teams Premiumi litsentsijuhend nimetab virtuaalsete kohtumiste SMS-ide puhul lisaks Kanadale, Ühendkuningriigile ja Ameerika Ühendriikidele Austraaliat ning Madalmaid. Teenusekirjeldus käsitleb Bookingsi SMS-funktsiooni, litsentsijuhend virtuaalsete kohtumiste teavitusi; Eesti puudub mõlemast loendist. E-kirjaga kinnitused ja meeldetuletused jäävad eraldi võimaluseks.

Mitme kalendri ja videoteenusega konsultant

Calendly tugevus ilmneb siis, kui üks inimene kasutab paralleelselt mitut kalendrit ega saa kliendile näidata ainult ühe konto vaba aega. Calendly integratsioonide juhend nimetab Google Calendari, Outlooki, Office 365 ja Exchange’i; ühendatud kalendreid kontrollitakse vaba aja arvutamisel kattumiste vältimiseks. Sama juhend loetleb Zoomi, Google Meeti, Microsoft Teamsi, GoTo Meetingu ja Webexi ning selgitab, et valitud ja ühendatud videoteenuse kohtumislink lisatakse broneeringule automaatselt.

Tinglikul konsultandil võib üks töövoog olla Outlookis ja teine Google Calendaris. Kui broneerimisleht vaatab vaid Outlooki, võib klient saada aja, mis teises kalendris on juba hõivatud. Ühendatud kalendrite ühine saadavuskontroll vähendab seda riski; erinevate videoteenuste tugi vähendab eraldi linkide koostamist. Kui kõik kohtumised toimuvad niigi Teamsis ja saadavus on ühes Microsofti kalendris, ei anna see lisapaindlikkus sama suurt praktilist võitu.

Mitme kalendri ühendamine ei tähenda tingimata Calendly kõige kallimat meeskonnapaketti. Individuaalse kasutaja puhul määrab valiku eelkõige vajalike kalendriühenduste ja kohtumistüüpide arv; müügitiimil lisandub küsimus, kas päringuid tuleb töötajate vahel automaatselt jagada. Seetõttu tuleb konsultandi ja müügitiimi arved arvutada eri pakettide järgi, kuigi mõlemad kasutavad sama broneerimisteenust.

Müügitiim: millal on suunamine lisakulu väärt?

Calendly Teams on põhjendatum siis, kui kohtumise aja pakkumine peab ühtlasi otsustama, kes kliendiga räägib. Calendly paketijuhendi järgi lubab Free ühe kalendri ja ühe kohtumistüübi, Standard kontrollib kuni kuue kalendri kattumisi ning Teams maksab esimese 30 kasutaja korral aastase arveldusega 16 USA dollarit kasutaja kohta kuus. Teams sisaldab ringjaotust, vormivastustel põhinevat müügivihjete suunamist ja haldustööriistu.

Ringjaotus jagab uusi broneeringuid meeskonnaliikmete vahel; suunamisvorm sobib olukorda, kus päringu vastus määrab õige esindaja. Näiteks tinglikus ettevõttes võivad eri teenuste päringud vajada eri müüjaid. Kui klient peab lihtsalt leidma ükskõik millise vaba teenindaja, on see lihtsam ülesanne ja olemasoleva Bookingsi teenuste ning töötajate halduse võimalused võivad piisata. Seega tuleb eristada töötaja saadavuse näitamist ja päringu sisu järgi müügiesindaja määramist.

Valikut mõjutab ka see, kes haldab kohtumiste reegleid. Väikeses teenindustiimis võib üks haldaja määrata teenused ja töötajad olemasolevas Microsofti keskkonnas. Müügitiimis võib aga sama lingi kaudu saabuda eri tüüpi päringuid, mille jaotamise reegleid tuleb meeskonna tasandil muuta. Calendly Teamsi haldustööriistad on selle vajadusega seotud; nende eest maksmine ainult tavalise kliendibroneeringu jaoks oleks teine kuluprofiil.

Kogukulu algab juba ostetud litsentsist

Sobiva Microsoft 365 tellimuse olemasolul ei ole Bookingsi võrdlushind kogu Microsofti kuutasu. Ettevõte maksab selle tellimuse eest juba Outlooki, Teamsi või muude töövahendite pärast; broneerimise otsus puudutab eeskätt uut lisakulu. Kui vajalikku Bookingsi õigust või veebikohtumiseks sobivat töötajalitsentsi ei ole, muutub võrdlus: puuduva Microsofti õiguse maksumus tuleb samuti arvesse võtta. Pelgalt ettevõtte arvel nähtav Microsoft 365 nimi ei tõenda, et kõik vajalikud funktsioonid on igale töötajale määratud.

Calendly avaldatud Teamsi tariifi järgi maksaks tinglik viieliikmeline müügitiim aastase arvelduse korral 960 USA dollarit aastas. See on viie kasutajakoha hinna aritmeetiline näide, mitte Eesti ettevõttele lubatud lõplik arvesumma ega mõõdetud ajasääst. Kui tiim vajab vaid broneerimislehte, tuleb seda summat võrrelda võimalusega kasutada juba ostetud Microsofti tellimust. Kui aga iga müügivihje suunatakse vormivastuse järgi automaatselt õige esindajani, on eraldi kulu seotud konkreetse tööetapiga, mida lihtne aja valimine ei lahenda.

Teenindustiimile on määrav olemasolev Bookingsi kasutusõigus ja Teamsi kohtumise litsents; konsultandile kattumisteta saadavus eri kalendrites ning sobiva videoteenuse lisamine; müügitiimile päringute jaotamise reegel. Tellimuse valikul saab neid erinevusi võrrelda ühe tegeliku klienditeekonna kaudu: kust vaba aeg tuleb, kelle kalendrisse kohtumine jõuab ja kas päringu sisu peab valima kohtumise vastuvõtja.

Loe ka: