Μεταγραφή στα ελληνικά στο Teams: μία λάθος γλώσσα χαλάει όλο το κείμενο

Για να μεταγράψεις μια ελληνόφωνη σύσκεψη στο Microsoft Teams, ξεκίνα τη μεταγραφή και επίλεξε Ελληνικά (Ελλάδας) ως γλώσσα ομιλίας. Οι οδηγίες της Microsoft για τις συσκέψεις περιλαμβάνουν αυτήν την επιλογή και συνδέουν την ακρίβεια του κειμένου με τη συμφωνία ανάμεσα στην επιλεγμένη γλώσσα και σε εκείνη που πράγματι μιλούν οι συμμετέχοντες.

Πρώτα ξεχώρισε αν πρόκειται για σύσκεψη ή για κλήση Teams, επειδή αλλάζουν η διαδρομή έναρξης και τα δικαιώματα. Αν λείπει η επιλογή μεταγραφής, έλεγξε ρόλο και πολιτική διαχειριστή. Αν η επιλογή υπάρχει αλλά το ελληνικό κείμενο βγαίνει συστηματικά λανθασμένο, έλεγξε τη γλώσσα ομιλίας που έχει οριστεί για τη συνομιλία.

Σε σύσκεψη, ξεκίνα από τα στοιχεία ελέγχου

Μέσα στη σύσκεψη, άνοιξε τις «Περισσότερες ενέργειες», επίλεξε «Εγγραφή και απομαγνητοφώνηση» και έπειτα «Έναρξη μεταγραφής». Επιβεβαίωσε τη γλώσσα που μιλούν οι συμμετέχοντες πριν πατήσεις «Επιβεβαίωση». Η μεταγραφή εμφανίζεται ζωντανά με όνομα ομιλητή και χρονική σήμανση, ώστε να μπορείς να εντοπίσεις ποιος είπε τι όσο συνεχίζεται η συζήτηση.

Η έναρξη εμφανίζει ειδοποίηση σε όλους τους συμμετέχοντες. Πριν μεταγράψεις μια συζήτηση με ευαίσθητο περιεχόμενο, ενημέρωσε την ομάδα για τον σκοπό και ακολούθησε την πολιτική του οργανισμού σου. Στις συσκέψεις, οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν απόκρυψη της ταυτότητάς τους στις λεζάντες και στη μεταγραφή. Η ειδοποίηση του Teams και αυτή η επιλογή είναι διαφορετικά πράγματα: η απόκρυψη ταυτότητας δεν αναιρεί ότι η συζήτηση μεταγράφεται.

Όταν το κείμενο βγαίνει λάθος, άλλαξε τη γλώσσα ομιλίας

Η κρίσιμη ρύθμιση είναι η «Γλώσσα ομιλίας σε αυτήν τη σύσκεψη», όχι η γλώσσα στην οποία εμφανίζονται τα μενού του Teams. Αν η συζήτηση γίνεται στα ελληνικά ενώ έχει επιλεγεί άλλη γλώσσα, το πρόβλημα μπορεί να επαναλαμβάνεται σε όλη τη μεταγραφή που παράγεται με αυτήν τη ρύθμιση. Το Teams μπορεί επίσης να εντοπίσει την ασυμφωνία και να προτείνει αλλαγή στον διοργανωτή, στον συνδιοργανωτή ή στο άτομο που ξεκίνησε τη μεταγραφή.

Για χειροκίνητη διόρθωση, άνοιξε από τις «Περισσότερες ενέργειες» την «Εγγραφή και απομαγνητοφώνηση» και την «Εμφάνιση μεταγραφής». Στο παράθυρο της μεταγραφής επίλεξε «Ρυθμίσεις γλώσσας», όρισε «Ελληνικά (Ελλάδας)» στο πεδίο γλώσσας ομιλίας και πάτησε «Ενημέρωση». Η αλλαγή επηρεάζει τη γλώσσα μεταγραφής και λεζάντας για όλους στη σύσκεψη, επομένως έχει σημασία να συμφωνεί με τη γλώσσα που χρησιμοποιείται εκείνη τη στιγμή.

Αν η συζήτηση περνά από τα ελληνικά στα αγγλικά, η ρύθμιση χρειάζεται νέα επιλογή όταν αλλάζει η γλώσσα ομιλίας. Για να μπορέσουν άλλοι συμμετέχοντες να αλλάξουν αυτήν τη ρύθμιση, μπορεί να χρειαστεί πρώτα να σταματήσει η μεταγραφή ή η λειτουργία που την ξεκίνησε και κατόπιν να επανεκκινήσει. Οι γραμμές που εμφανίστηκαν πριν από τη διόρθωση χρειάζονται έλεγχο πριν χρησιμοποιηθούν ως πρακτικό· η νέα επιλογή αφορά το κείμενο που θα παραχθεί στη συνέχεια.

Αν λείπει το κουμπί, έλεγξε ρόλο και πολιτική

Σε σύσκεψη, η εμφάνιση της μεταγραφής εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του οργανισμού. Οι πολιτικές απομαγνητοφώνησης του Teams απαιτούν να επιτρέπεται η λειτουργία τόσο στον διοργανωτή όσο και στον χρήστη που ξεκινά τη μεταγραφή ή την εγγραφή. Ο διαχειριστής μπορεί να ελέγξει την πολιτική που έχει ανατεθεί στους λογαριασμούς τους στο Teams admin center, στη διαδρομή «Meetings» και «Meeting policies».

Έλεγξε επίσης ποιος επιτρέπεται να ξεκινήσει τη διαδικασία μέσα στη συγκεκριμένη σύσκεψη. Στις διαθέσιμες επιλογές σύσκεψης, ο διοργανωτής μπορεί να περιορίσει την εγγραφή και τη μεταγραφή σε διοργανωτές και συνδιοργανωτές ή να συμπεριλάβει παρουσιαστές. Έτσι, ένα κουμπί που λείπει από τον δικό σου λογαριασμό δεν δείχνει από μόνο του πρόβλημα υποστήριξης των ελληνικών. Αν έχει ξεκινήσει εγγραφή, βεβαιώσου ότι εμφανίζεται πράγματι μεταγραφή: μια εγγραφή χωρίς επιτρεπόμενη απομαγνητοφώνηση δεν εξασφαλίζει αρχείο κειμένου.

Σε κλήση Teams, ακολούθησε τη διαδρομή της κλήσης

Στα στοιχεία ελέγχου της κλήσης, άνοιξε «Περισσότερες ενέργειες», επίλεξε «Εγγραφή και μεταγραφή» και μετά «Έναρξη μεταγραφής». Επιβεβαίωσε τη γλώσσα ομιλίας πριν συνεχίσεις. Ο οδηγός της Microsoft για τις κλήσεις αναφέρει ότι όλοι οι συμμετέχοντες ειδοποιούνται όταν αρχίζει η μεταγραφή και ότι ο διαχειριστής μπορεί να απαιτεί ρητή συμφωνία σε κλήσεις ένας προς έναν.

Όταν απαιτείται αυτή η συμφωνία, ο άλλος συμμετέχων τίθεται αρχικά σε σίγαση και καλείται να απαντήσει πριν ενεργοποιήσει ξανά το μικρόφωνο, την κάμερα ή την κοινή χρήση περιεχομένου. Αν η μεταγραφή λείπει από μια προσωπική κλήση, ζήτησε από τον διαχειριστή να ελέγξει την πολιτική κλήσεων του λογαριασμού σου. Η «Έναρξη εγγραφής» και η «Έναρξη μεταγραφής» έχουν διαφορετικό αποτέλεσμα: η πρώτη αποθηκεύει ήχο, βίντεο και κοινή χρήση οθόνης, ενώ η δεύτερη δημιουργεί κείμενο από την ομιλία.

Βρες και κατέβασε το αρχείο

Μετά από σύσκεψη, άνοιξε την προηγούμενη συνομιλία της στο Teams και ακολούθησε «Ανακεφαλαίωση» και «Μεταγραφή». Η μεταγραφή είναι επίσης διαθέσιμη από το συμβάν της σύσκεψης στο ημερολόγιο. Από τη λήψη μπορείς να επιλέξεις αρχείο .docx ή .vtt. Από προεπιλογή, ο διοργανωτής και οι συνδιοργανωτές μπορούν να το κατεβάσουν· δικαιώματα λήψης για άλλους χρήστες εξαρτώνται από τις ρυθμίσεις του οργανισμού.

Μετά από κλήση, αναζήτησε τη μεταγραφή στη συνομιλία της συγκεκριμένης κλήσης. Εμφανίζεται εφόσον ενεργοποιήθηκε και μπορεί επίσης να ληφθεί ως .docx ή .vtt, αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία της κλήσης. Το .docx εξυπηρετεί την ανάγνωση και επεξεργασία του κειμένου, ενώ το .vtt είναι μορφή υποτίτλων με χρονισμό. Αν δεν εμφανίζεται αρχείο, έλεγξε πρώτα ότι είχε ξεκινήσει η μεταγραφή και όχι μόνο η εγγραφή.

Κοινοποίησε μόνο σε όσους χρειάζονται τη μεταγραφή

Η μεταγραφή σύσκεψης αποθηκεύεται στο OneDrive για επιχειρήσεις του διοργανωτή και παραμένει προσβάσιμη μέσω της συνομιλίας και της «Ανακεφαλαίωσης», ανάλογα με τα δικαιώματα κάθε συμμετέχοντα. Η δυνατότητα προβολής δεν σημαίνει αυτομάτως δικαίωμα λήψης. Αν χρειάζεται να τη μοιραστείς ως αρχείο, επίλεξε συγκεκριμένους παραλήπτες και έλεγξε τα δικαιώματα πρόσβασης πριν στείλεις τον σύνδεσμο ή το αρχείο.

Το πλήρες κείμενο μπορεί να περιλαμβάνει ονόματα ομιλητών και λεπτομέρειες που δεν χρειάζονται όλοι οι παραλήπτες. Όταν κάποιος χρειάζεται μόνο αποφάσεις ή εργασίες, μια σύντομη περίληψη περιορίζει την άσκοπη διανομή της συνομιλίας. Αν το αρχείο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ως επίσημη καταγραφή, διάβασέ το πριν από την κοινοποίηση, ιδίως στα σημεία όπου άλλαξε η γλώσσα ομιλίας ή η συζήτηση έγινε πολύγλωσση.

Διαβάστε επίσης:

• LanguageTool ή Grammarly στα ελληνικά: μόνο το ένα διορθώνει το κείμενο
• Απομαγνητοφώνηση ελληνικών: το χαμηλό WER κρύβει το πρόβλημα των διαλέκτων
• Teams Copilot ή Zoom AI: οι καλύτερες σημειώσεις απαιτούν άλλο λογαριασμό