Brug AI med persondata på arbejdet – godkend værktøjet før prompten

Ja, du kan bruge ChatGPT med personoplysninger på arbejdet, hvis virksomheden har et lovligt formål og har vurderet og godkendt den konkrete løsning til den type oplysninger. Digitaliseringsstyrelsens guide til virksomheder angiver, at personoplysninger kun må indtastes i generative AI-værktøjer, der er vurderet og godkendt til det.

Godkendelsen skal dække den konkrete opgave og den konto eller opsætning, du bruger. Et værktøj, som arbejdspladsen tillader til generelle tekstudkast, er ikke dermed godkendt til en kundeklage eller en personalesag. Hvis rammerne er uklare, skal du afklare dem med den ansvarlige, før du indsætter tekst eller vedhæfter en fil.

1. Afklar formålet og sortér oplysningerne

Begynd med opgaven: Skal AI hjælpe med en generel svarskabelon, et resumé af en sag eller et udkast til en bestemt person? Spørg så, om opgaven kræver oplysninger om personen. Kan du få brugbar hjælp med en generel beskrivelse, behøver du ikke sende selve sagen.

Sortér materialet, før du åbner værktøjet. Navn, e-mailadresse og oplysninger, der sammen kan identificere en kunde eller kollega, er personoplysninger. En mailtråd bliver derfor ikke nødvendigvis anonym, fordi du fjerner navnet. Et kundenummer eller en usædvanlig hændelse kan stadig gøre personen genkendelig.

Skeln også mellem almindelige personoplysninger, følsomme oplysninger og andet fortroligt materiale. En kundes kontaktoplysninger er personoplysninger, selv om de ikke er følsomme. Helbredsoplysninger kræver en særskilt vurdering; CPR-numre, personalesager og forretningshemmeligheder skal heller ikke sendes til et værktøj, som arbejdspladsen ikke har godkendt til indholdet. Er du i tvivl om klassifikationen, så lad den ansvarlige afgøre den, før materialet bruges.

2. Kontrollér løsning, leverandør og aftale

Find arbejdspladsens godkendte værktøjer, og kontrollér både tjeneste, konto og tilladt anvendelse. En privat ChatGPT-konto bliver ikke omfattet, fordi virksomheden har godkendt en anden konto eller AI-tjeneste. Retningslinjerne bør gøre det tydeligt, hvilke opgaver og datatyper godkendelsen dækker, og hvem medarbejderen kan spørge om en ny anvendelse.

Virksomheden skal kende leverandørens rolle og have et behandlingsgrundlag. Behandler leverandøren personoplysninger på virksomhedens vegne, skal der være en databehandleraftale; Datatilsynets oversigt over den dataansvarliges pligter omfatter også passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Et betalt abonnement eller en underskrevet aftale giver ikke i sig selv tilladelse til at bruge enhver type oplysning.

Den ansvarlige må undersøge, hvordan den valgte løsning lagrer prompts, vedhæftninger og svar, hvem der kan få adgang, og hvad der sker ved sletning. Det er også relevant at afklare, om leverandøren bruger indhold til egne formål, og om den opsætning, medarbejderne faktisk bruger, svarer til den vurderede. Skriv beslutningen i en tilgængelig AI-politik for medarbejdere, så grænsen ikke skal gættes ud fra abonnementsnavnet.

3. Begræns det, du sender i prompten

Selv i en godkendt løsning skal du begrænse oplysningerne til det nødvendige. EU-Kommissionens gennemgang af GDPR-principperne beskriver både dataminimering og kravet om ikke at opbevare personoplysninger længere end nødvendigt. Til en kort formulering kan et relevant uddrag være nok; en hel mailtråd kan samtidig afsløre andre personer og forhold uden betydning for opgaven.

Gennemgå vedhæftninger lige så kritisk som selve prompten. Et regneark kan indeholde flere rækker eller skjulte kolonner, og en kopieret besked kan have tidligere korrespondance med. Fjern kun oplysninger, når du kan gøre det uden at ødelægge opgaven; hvis konkrete sagsfakta er nødvendige, skal både formålet og godkendelsen dække dem.

Disse prompter er opdigtede eksempler. De røde skal ikke sendes til et værktøj, der ikke udtrykkeligt er godkendt til oplysningerne:

• Rød: »Opsummér denne mailtråd om en navngiven kollegas sygefravær, og foreslå et svar.«
• Rød: »Læs hele kundeklagen med kontaktoplysninger og ordrenummer, og vurder kunden.«
• Grøn: »Skriv en neutral skabelon til et svar om forsinket levering uden konkrete kundedata.«
• Grøn: »Foreslå spørgsmål, en medarbejder bør afklare før et svar på en generel klage.«

De grønne formuleringer beder om hjælp til struktur og sprog uden at videregive en faktisk persons oplysninger. Erstatning af et navn med »Kunde A« er derimod ikke tilstrækkelig anonymisering, hvis resten af historien afslører personen. Behandl sådan en tekst som personoplysninger.

4. Kontrollér svaret, før det bruges

Sammenhold AI-svaret med den oprindelige sag, før du sender noget til en kunde eller kollega. Tjek især faktiske påstande, datoer, forbehold og oplysninger om personer. Et velformuleret resumé kan udelade en vigtig detalje eller lægge en konklusion i sagen, som materialet ikke giver grundlag for.

Et forslag om en person kræver menneskelig faglig vurdering. Medarbejderen skal kunne forklare og rette den tekst, der bruges i arbejdet, frem for at lade værktøjets formulering afgøre sagen. Hvis svaret gengiver fortrolige sagsforhold, skal det fortsat håndteres som fortroligt, også når ordene er nye.

5. Afslut behandlingen og håndtér fejl

Følg arbejdspladsens regler for, hvor længe samtaler, vedhæftninger og svar gemmes. Når oplysningerne ikke længere er nødvendige til formålet, skal virksomheden sørge for den relevante sletning eller anonymisering. Den ansvarlige bør på forhånd have afklaret, om sletning i brugerfladen også omfatter de kopier, som leverandøren opbevarer.

Hvis du ved en fejl sender personoplysninger til en ikke-godkendt tjeneste, så meld hændelsen straks gennem arbejdspladsens procedure for mulige brud på persondatasikkerheden. Oplys, hvilken tjeneste og konto du brugte, hvilken type materiale du sendte, og hvornår det skete, så den ansvarlige kan vurdere hændelsen. At slette samtalen på egen hånd giver ikke virksomheden det overblik.

Læs også:

• Skriv en AI-politik, før medarbejdere kopierer persondata ind
• Opret en Microsoft-passkey – vælg lagring, før du trykker fortsæt
• WCAG-test: En automatisk scanner kan ikke godkende dit website alene