Zoom AI summary নিয়ন্ত্রণ করুন—বন্ধ করলেই toolbar থেকে সব যায় না

Zoom AI Companion-এর Meeting summary with AI বন্ধ করতে প্রশাসককে ওয়েব পোর্টালে অ্যাকাউন্ট বা প্রযোজ্য গ্রুপের সেটিং বন্ধ করে লক করতে হবে। Zoom-এর প্রশাসক নির্দেশনা অনুযায়ী, বন্ধ ও লক করার পরেও টুলবারে সারাংশ চালুর অনুরোধের বিকল্প দেখানো হতে পারে; সেটি লুকাতে Hidden in Meetings toolbar আলাদাভাবে নির্বাচন করতে হয়।

পুরো প্রতিষ্ঠানের জন্য নিষেধাজ্ঞা চাইলে অ্যাকাউন্ট স্তরে, নির্দিষ্ট প্রশিক্ষণ দল বা বিভাগের জন্য চাইলে গ্রুপ স্তরে সিদ্ধান্ত নিন। লক নির্ধারণ করে অধস্তন স্তরে সেটিং বদলানো যাবে কি না। অংশগ্রহণকারীর নোটিশ এবং আগে তৈরি সারাংশ কত দিন রাখা হবে, সেগুলোও পৃথক নিয়ন্ত্রণ; মূল সুইচ বন্ধ করলেই এই সিদ্ধান্তগুলো সম্পন্ন হয় না।

অ্যাকাউন্ট থেকে গ্রুপ ও ব্যবহারকারী: নীতি কোথায় বসবে

সিদ্ধান্তের পথ অ্যাকাউন্ট থেকে শুরু হয়। প্রতিষ্ঠানের সব ব্যবহারকারীর মিটিংয়ে সারাংশ তৈরি বন্ধ রাখতে চাইলে অ্যাকাউন্ট স্তরে Meeting summary with AI বন্ধ করে লক করুন। অ্যাকাউন্টে লক থাকলে গ্রুপ বা ব্যক্তিগত সেটিং থেকে সেই সিদ্ধান্ত বদলানো যায় না। শুধু একটি দলের জন্য ভিন্ন নীতি চাইলে অ্যাকাউন্টের লক খোলা থাকতে হবে; তারপর সংশ্লিষ্ট গ্রুপে প্রয়োজনীয় অবস্থা নির্ধারণ করে গ্রুপের সদস্যদের জন্য সেটি লক করুন।

গ্রুপের সুইচ ধূসর দেখালে অ্যাকাউন্ট স্তরের লক দেখুন। কোনো ব্যবহারকারীর সুইচ ধূসর হলে অ্যাকাউন্ট ও গ্রুপ—উভয় স্তর পরীক্ষা করতে হবে। বন্ধ কিন্তু আনলক থাকা সেটিংকে স্থায়ী নিষেধাজ্ঞা ধরে নেওয়া ঠিক হবে না: অনুমতি থাকলে অধস্তন স্তরে তা বদলানো যায়। প্রশাসকের তাই দুটি সিদ্ধান্ত লিখে রাখা দরকার—সারাংশ এখন চালু থাকবে কি না এবং পরে কে সেই অবস্থা পরিবর্তন করতে পারবেন।

ধরা যাক, নিয়মিত মিটিংয়ে সারাংশ বন্ধ রাখা হবে, কিন্তু একটি প্রশিক্ষণ দল ব্যবহার করতে পারবে। অ্যাকাউন্টে বন্ধ করে লক দিলে ওই দলের জন্য ব্যতিক্রম তৈরি হবে না। অ্যাকাউন্টের সেটিং আনলক রেখে গ্রুপভিত্তিক সিদ্ধান্ত নেওয়াই তখন কার্যকর পথ; কোন গ্রুপ অনুমতি পাবে, তা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নীতি অনুযায়ী ঠিক করতে হবে।

ওয়েব পোর্টালে বন্ধ ও লক করার ধাপ

1. অ্যাকাউন্ট সেটিং সম্পাদনার অনুমতি থাকা প্রশাসক হিসেবে Zoom ওয়েব পোর্টালে সাইন ইন করুন। প্রোফাইল ছবি বা আদ্যক্ষর থেকে Admin Center খুলে Settings → Zoom AI → Meeting-এ যান।
2. Meeting summary with AI সুইচ বন্ধ করুন। নিশ্চিতকরণ বার্তা এলে Disable নির্বাচন করুন, তারপর Save চাপুন।
3. সেটিংয়ের পাশের লক চিহ্নে ক্লিক করে Lock নিশ্চিত করুন। প্রয়োজন হলে প্রাসঙ্গিক উপসেটিংগুলোর লকও আলাদাভাবে নির্ধারণ করুন।
4. শুধু একটি গ্রুপের জন্য পরিবর্তন চাইলে Admin Center → Users → Groups-এ গ্রুপটি খুলুন। General configuration-এর Edit product settings → Zoom AI → Meeting থেকে সুইচ বন্ধ করে সংরক্ষণ ও লক করুন।

ব্যবহারকারী নিজের অবস্থা দেখতে ওয়েব পোর্টালের Settings → Zoom AI → Meeting-এ যেতে পারেন। অ্যাকাউন্ট বা গ্রুপ স্তরে লক না থাকলে তিনি ব্যক্তিগত Meeting summary with AI সেটিং বদলাতে পারবেন। প্রশাসনিক পরিবর্তনের পর প্রভাবিত গ্রুপের একজন ব্যবহারকারীর পৃষ্ঠায় প্রত্যাশিত অবস্থা দেখা যাচ্ছে কি না মিলিয়ে নিন; অ্যাকাউন্টের সুইচ একা গ্রুপভিত্তিক সিদ্ধান্ত দেখায় না।

টুলবারে চালুর অনুরোধ দেখাবেন কি না

Meeting summary with AI বন্ধ ও লক থাকলে তার নিচে টুলবারের দৃশ্যমানতার অতিরিক্ত পছন্দ পাওয়া যায়। Shown in Meetings toolbar থাকলে অংশগ্রহণকারীরা বিকল্পটি দেখতে এবং চালুর অনুরোধ করতে পারেন। Hidden in Meetings toolbar থাকলে মিটিংয়ের মধ্যে সেই বিকল্প বা সেখান থেকে প্রশাসকের কাছে অনুরোধ পাঠানোর সুযোগ দেখা যায় না। অনুরোধ লুকানো এবং সারাংশ তৈরির অনুমতি বন্ধ রাখা—দুটির জন্যই নিজ নিজ সেটিং মিলিয়ে নিতে হবে।

অনুরোধের পথ খোলা থাকলে তার ফল প্রশাসকের উপস্থিতি ও অনুমতির ওপর নির্ভর করে। Zoom-এর মিটিং ব্যবহারের নির্দেশনা অনুযায়ী, প্রয়োজনীয় অনুমতি থাকা প্রশাসক মিটিংয়ে থাকলে তিনি অনুরোধ দেখতে পারেন; তেমন কেউ না থাকলে অ্যাকাউন্ট প্রশাসকদের ইমেইল পাঠানো হয়। একই নির্দেশনায় বলা আছে, হোস্ট মিটিং চলাকালে সারাংশ বন্ধ করলেও চালু থাকা সময়ের আলোচনা নিয়ে সারাংশ তৈরি হতে পারে। তাই একটি মিটিংয়ে হোস্টের Stop Zoom AI চাপাকে প্রতিষ্ঠানের স্থায়ী সেটিং পরিবর্তন বলে ধরবেন না।

অংশগ্রহণকারীকে নোটিশ কখন দেখাবে

যেসব মিটিংয়ে AI চালুর অনুমতি আছে, সেগুলোর জন্য Show a custom message when turning on AI in a meeting উপসেটিংয়ে নিজস্ব বার্তা রাখা যায়। বার্তাটি মিটিংয়ে AI সক্রিয় হওয়ার সময় দেখানোর জন্য; এটি সারাক্ষণ প্রদর্শিত সাধারণ নীতিবিজ্ঞপ্তি নয়। অ্যাকাউন্ট বা প্রযোজ্য গ্রুপ স্তরে বার্তাটি লিখে সংরক্ষণ করুন এবং প্রয়োজন হলে উপসেটিংয়ের লক নির্ধারণ করুন।

বার্তায় সারাংশ তৈরির উদ্দেশ্য, কারা তা পেতে পারেন এবং প্রশ্ন থাকলে কোথায় জানাতে হবে—এসব রাখা প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত। পাশাপাশি Auto-start when meetings start সক্রিয় আছে কি না দেখুন। সেটি চালু থাকলে কেউ মিটিং শুরু করলেই সারাংশ তৈরি শুরু হতে পারে; হোস্টের উপস্থিতি তার পূর্বশর্ত নয়। অনুমোদিত মিটিংয়ে নোটিশের ভাষা ও স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরুর সিদ্ধান্ত তাই একসঙ্গে পর্যালোচনা করা উচিত।

পুরোনো সারাংশের সংরক্ষণকাল ও মুছে ফেলা

নতুন সারাংশ তৈরি বন্ধ করলেও আগে তৈরি সারাংশের ব্যবস্থাপনা আলাদা থাকে। Auto-delete meeting summaries-এ দিনের মেয়াদ নির্ধারণ করলে সেই মেয়াদ শেষে সারাংশ Trash-এ সরানো হয়। ট্র্যাশে সরানোকে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার সমার্থক ধরে নেবেন না। আগে তৈরি সারাংশ, ভাগ করে পাঠানো অনুলিপি এবং প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষণনীতি কোনটিতে প্রযোজ্য, তা আলাদাভাবে দেখুন।

Zoom-এর HIPAA সম্মতি নির্দেশিকা বলছে, গ্রাহকের অডিও, ভিডিও, চ্যাট বা স্ক্রিন শেয়ারিংয়ের বিষয়বস্তু দিয়ে Zoom নিজের বা তৃতীয় পক্ষের AI মডেল প্রশিক্ষণ দেয় না; AI সুবিধায় ব্যবহৃত তথ্য সাধারণত সংশ্লিষ্ট পণ্যের গ্রাহক নির্ধারিত সংরক্ষণ সেটিং অনুসরণ করে। ব্যবহারকারী বা প্রশাসক মুছলে কিংবা অ্যাকাউন্ট বন্ধ হলে তথ্য মুছে ফেলার কথাও সেখানে আছে, যদিও সমস্যা শনাক্তকরণ, নিরাপত্তা বা আইনি বাধ্যবাধকতায় কিছু তথ্য সাময়িকভাবে রাখা হতে পারে। মডেল প্রশিক্ষণ সংক্রান্ত ঘোষণা তাই সারাংশের মেয়াদ নির্ধারণের বিকল্প নয়।

সারাংশ আগে কার সঙ্গে ভাগ হয়েছে, সেটিও গুরুত্বপূর্ণ। ইমেইলে পাঠানো অনুলিপি বা প্রাপকের অন্য কোথাও সংরক্ষিত কপি প্রশাসকের মূল সারাংশের সেটিং বদলালেই প্রত্যাহার হবে—এমন ধরে নেওয়া যায় না। পুরোনো সারাংশ সরাতে হলে হোস্টের Summaries তালিকায় থাকা সারাংশ এবং প্রতিষ্ঠানের প্রযোজ্য তথ্য সংরক্ষণ প্রক্রিয়া আলাদাভাবে পর্যালোচনা করুন।

প্রশাসনিক মিলের তালিকা

• সারাংশের অনুমতি: অ্যাকাউন্ট ও প্রযোজ্য গ্রুপে Meeting summary with AI-এর অবস্থা দেখুন; নিষেধাজ্ঞা কার্যকর রাখতে যথাযথ স্তরে লক আছে কি না মিলিয়ে নিন।
• টুলবারের অনুরোধ: বন্ধ ও লক করার পর Shown in Meetings toolbar নাকি Hidden in Meetings toolbar দেখানো হচ্ছে, তা সিদ্ধান্ত অনুযায়ী নির্ধারণ করুন।
• অংশগ্রহণকারীর নোটিশ: যেসব মিটিংয়ে AI চালু হতে পারে, সেখানে কাস্টম বার্তা এবং Auto-start-এর অবস্থা দেখুন।
• সংরক্ষণ ও মুছে ফেলা: Auto-delete-এর মেয়াদ, Trash-এ সরানোর ফল এবং আগে তৈরি বা ভাগ করা সারাংশের ব্যবস্থা পৃথকভাবে মিলিয়ে নিন।

পরিবর্তনটি প্রভাবিত গ্রুপের ব্যবহারকারীর সেটিং এবং অনুমোদিত একটি পরীক্ষামূলক মিটিংয়ের দৃশ্যমান বিকল্পে মিলিয়ে নিন। এতে লক উত্তরাধিকারসূত্রে ঠিকভাবে পৌঁছেছে কি না এবং অংশগ্রহণকারীর কাছে চালুর অনুরোধের পথ প্রত্যাশিত অবস্থায় আছে কি না বোঝা যাবে। সংরক্ষণকাল যাচাইয়ের জন্য একই সঙ্গে বিদ্যমান সারাংশের নীতিও দেখুন।

আরও পড়ুন:

• SaaS valuation-এ ARR গুণ করলেই হবে না—পাঁচটি adjustment জরুরি
• Motion না Reclaim—task সাজাবেন, নাকি meeting থেকে সময় বাঁচাবেন
• Workato Otto সবার জন্য খুলল: ১,৪০০ অ্যাপে কাজ করলেও নিয়ন্ত্রণ জরুরি