Microsoft Teams: অতিথি নয়, বাইরের দল যোগ করতে দুই পক্ষের অনুমতি লাগে

Microsoft Teams-এ বাইরের সহযোগীকে পুরো দলে কাজ করতে দিতে হলে অতিথি প্রবেশাধিকার বেছে নিন। কাজ যদি একটি শেয়ার্ড চ্যানেলে সীমিত রাখতে চান, তাঁকে নিজের প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে যুক্ত করা যায়; সে ক্ষেত্রে Microsoft-এর শেয়ার্ড চ্যানেলের নিয়ম অনুযায়ী দুই প্রতিষ্ঠানের B2B Direct Connect সেটিং মিলতে হবে। অতিথি অ্যাকাউন্ট দিয়ে কাউকে শেয়ার্ড চ্যানেলে যোগ করা যায় না।

শেয়ার্ড চ্যানেলের বাইরের অংশগ্রহণকারীর কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন। Microsoft 365 কমিউনিটির ব্যাখ্যায় অতিথি পরিচয় ও নিজ প্রতিষ্ঠানের পরিচয়ে চ্যানেলে অংশ নেওয়ার পার্থক্য, এবং দুই প্রতিষ্ঠানের পারস্পরিক অনুমতির শর্ত তুলে ধরা হয়েছে। শুধু চ্যাট বা বৈঠক প্রয়োজন হলে বহিরাগত যোগাযোগের সুবিধা বিবেচনা করুন; তাতে দল বা চ্যানেলের ফাইলে প্রবেশাধিকার মেলে না।

পরিচয় ও কাজের পরিধি দেখে পথ বেছে নিন

সিদ্ধান্তের শুরুতে সহযোগীর ইমেইল ঠিকানার পাশাপাশি তাঁর কাজের সীমানা নির্ধারণ করুন। একই ব্যক্তি Teams-এ অতিথি, বহিরাগত যোগাযোগকারী বা শেয়ার্ড চ্যানেলের বাইরের সদস্য হতে পারেন; এই পরিচয়গুলো আলাদা ধরনের প্রবেশাধিকার দেয়। প্রকল্পের আলাপ ও ফাইল যেখানে থাকবে, তাঁকে সেখানেই সদস্য করার পরিকল্পনা করুন।

• অতিথি প্রবেশাধিকার: সহযোগীকে পুরো দলে যুক্ত করতে হলে এই পথ উপযুক্ত। ব্যবসায়িক বা ব্যক্তিগত ইমেইল ঠিকানা দিয়ে তাঁকে আমন্ত্রণ জানানো যায়। আমন্ত্রণ গ্রহণের পর অনুমতি অনুযায়ী তিনি দলের চ্যানেলের আলাপ ও ফাইলে কাজ করতে পারেন। অতিথি সুবিধা কার্যকর হতে তাঁকে অন্তত একটি দলে যুক্ত থাকতে হয়; হোস্ট প্রতিষ্ঠানের Microsoft Entra ডিরেক্টরিতে তাঁর অতিথি অ্যাকাউন্ট তৈরি হয়।
• শেয়ার্ড চ্যানেলের বাইরের সদস্য: সহযোগীর নিজ প্রতিষ্ঠানের কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্ট আছে, কাজ একটি চ্যানেলে সীমিত এবং উভয় প্রতিষ্ঠান B2B Direct Connect অনুমোদন করতে পারলে এই পথ বেছে নিন। হোস্ট প্রতিষ্ঠানে আগে থেকেই তাঁর অতিথি অ্যাকাউন্ট থাকলেও সেটি দিয়ে শেয়ার্ড চ্যানেলে যোগ করা যাবে না। তাঁকে নিজ প্রতিষ্ঠানের পরিচয়ে চ্যানেলে যুক্ত করতে হবে।
• বহিরাগত যোগাযোগকারী: চ্যাট, কল বা বৈঠকের জন্য দলের সদস্যপদ প্রয়োজন নাও হতে পারে। বহিরাগত যোগাযোগ চালু থাকলে অন্য প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তির সঙ্গে এসব যোগাযোগ সম্ভব, কিন্তু তার ফলে তিনি দলের চ্যানেল বা ফাইল দেখতে পান না। পরে নথিতে যৌথ কাজের প্রয়োজন হলে অতিথি বা শেয়ার্ড চ্যানেলের সদস্যপদ আলাদাভাবে ঠিক করতে হবে।

ধরা যাক, একজন ঠিকাদারের শুধু ব্যক্তিগত ইমেইল আছে এবং তাঁকে প্রকল্পের নথি সম্পাদনা করতে হবে। শেয়ার্ড চ্যানেলের জন্য প্রয়োজনীয় প্রাতিষ্ঠানিক অ্যাকাউন্ট তাঁর নেই, তাই অনুমোদিত অতিথি প্রবেশাধিকারই সম্ভাব্য পথ। অন্যদিকে সহযোগীর প্রাতিষ্ঠানিক অ্যাকাউন্ট থাকলেই শেয়ার্ড চ্যানেল খুলে যায় না: তাঁর নিজের প্রতিষ্ঠান ও চ্যানেলের হোস্ট—উভয় পক্ষের প্রশাসনিক অনুমতি প্রয়োজন।

দুই প্রতিষ্ঠানের প্রশাসক কী মিলিয়ে নেবেন

শেয়ার্ড চ্যানেলে বাইরের সদস্য আনার ক্ষেত্রে চ্যানেলের হোস্ট প্রতিষ্ঠানের আগত সংযোগ এবং সহযোগীর প্রতিষ্ঠানের বহির্গামী সংযোগ অনুমোদিত হতে হবে। Microsoft Entra-তে B2B Direct Connect-এর প্রাথমিক আগত ও বহির্গামী সেটিং বন্ধ থাকে। প্রশাসকেরা নির্দিষ্ট সহযোগী প্রতিষ্ঠানের জন্য সেটিং বদলাতে পারেন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী কোন ব্যবহারকারী, গোষ্ঠী ও অ্যাপ প্রবেশ পাবে, তার সীমাও নির্ধারণ করতে পারেন।

1. দুই পক্ষ সহযোগী প্রতিষ্ঠানের পরিচয় মিলিয়ে Microsoft Entra-র ক্রস-টেন্যান্ট সেটিংয়ে B2B Direct Connect দেখবেন। হোস্টের আগত নীতি বাইরের সদস্যকে এবং সদস্যের নিজ প্রতিষ্ঠানের বহির্গামী নীতি হোস্টের সংস্থানে যেতে দিচ্ছে কি না যাচাই করবেন। একটি পক্ষ অনুমতি দিলেই সংযোগ সম্পূর্ণ হয় না।
2. হোস্টের Teams নীতিতে শেয়ার্ড চ্যানেল তৈরি ও বাইরের ব্যক্তির সঙ্গে ভাগ করার অনুমতি এবং অপর পক্ষের নীতিতে বাইরের শেয়ার্ড চ্যানেলে অংশ নেওয়ার অনুমতি মিলিয়ে নেবেন। কেবল শেয়ার্ড চ্যানেল তৈরির বোতাম দেখা মানে বাইরের প্রতিষ্ঠান থেকে সদস্য আসতে পারবেন, এমন নিশ্চয়তা নয়। দলমালিক চ্যানেল তৈরি করেন; চ্যানেলের মালিক সদস্য যোগ করেন।
3. বাইরের সদস্যকে আমন্ত্রণ জানাতে হোস্টের Teams-এ অতিথি প্রবেশাধিকার চালু আছে কি না দেখবেন। এই সেটিং প্রয়োজন হলেও শেয়ার্ড চ্যানেলের অংশগ্রহণকারীর জন্য অতিথি অ্যাকাউন্ট তৈরি করে না। SharePoint ও Microsoft 365 Groups-এর প্রযোজ্য বহিরাগত শেয়ারিং সেটিংও মিলিয়ে নিতে হবে, বিশেষ করে কাজের মধ্যে ফাইল থাকলে।

অতিথি পদ্ধতিতে পরীক্ষা আলাদা। Teams-এর অতিথি প্রবেশাধিকার ছাড়াও Microsoft Entra, Microsoft 365 Groups ও SharePoint-এর সংশ্লিষ্ট নীতিতে আমন্ত্রণ ও ফাইল ব্যবহারের সুযোগ থাকতে হবে। দলমালিক অতিথিকে দলে যোগ করতে পারেন; আমন্ত্রণ গ্রহণের পর তাঁর কাজ সেই দলের অনুমতি ও প্রতিষ্ঠানের নীতি অনুযায়ী সীমিত থাকে।

চ্যানেল ও ফাইল কার কাছে দৃশ্যমান থাকবে

শেয়ার্ড চ্যানেল মূল দলের সঙ্গে যুক্ত থাকলেও দলের প্রত্যেকে তার আলাপ ও ফাইল দেখতে পান না। চ্যানেলের মালিক ও সদস্যরা কনটেন্টে প্রবেশ করেন। মূল দলের মালিক চ্যানেলের নাম দেখতে এবং চ্যানেল মুছতে পারলেও নিজে সদস্য না হলে তার আলাপ, সদস্যতালিকা বা ফাইল দেখতে পান না। ফলে চ্যানেলের সদস্যতালিকা এবং মূল দলের সদস্যতালিকা আলাদাভাবে বিবেচনা করতে হবে।

প্রতিটি শেয়ার্ড চ্যানেলের নিজস্ব SharePoint সাইট থাকে; সাইটের মালিক ও সদস্যের অনুমতি Teams চ্যানেলের সদস্যপদের সঙ্গে মেলে। তবে প্রতিষ্ঠানের ভেতরের কাউকে SharePoint দিয়ে নির্দিষ্ট ফাইল বা ফোল্ডারে আলাদা অধিকার দেওয়া সম্ভব। এমন অধিকার পেলে তাঁকে চ্যানেল থেকে সরানো হলেও ওই ফাইলের অধিকার নিজে থেকে সরে যায় না। তাই সদস্যতালিকা দিয়ে চ্যানেলের প্রবেশাধিকার বোঝা গেলেও নির্দিষ্ট ফাইলের সব অনুমতি বোঝা যায় না।

শেয়ার্ড চ্যানেলের ফাইল চ্যানেলের বাইরের ব্যক্তির সঙ্গে সাধারণ SharePoint শেয়ারিং ব্যবহার করে ভাগ করা যায়, তবে এই পথ একই প্রতিষ্ঠানের ভেতরের ব্যক্তির জন্য; চ্যানেলের বাইরে থাকা অন্য প্রতিষ্ঠানের কাউকে একইভাবে ফাইল দেওয়ার পরিকল্পনা করবেন না। হোস্টের শর্তাধীন প্রবেশাধিকার নীতির কারণেও বাইরের সদস্য চ্যানেল দেখতে পেরেও কোনো ফাইল খুলতে বাধা পেতে পারেন। সংবেদনশীলতার লেবেল দিয়ে এনক্রিপ্ট করা ফাইল খুলতে তাঁর জন্য আলাদা অনুমতি লাগতে পারে।

আমন্ত্রণের আগে সংক্ষিপ্ত যাচাই

দলমালিক ও প্রশাসক একই সিদ্ধান্তে পৌঁছেছেন কি না, তা আমন্ত্রণের আগে মিলিয়ে নেওয়া কাজে আসে। সহযোগীর অ্যাকাউন্টের ধরন, প্রয়োজনীয় কাজের পরিধি এবং দুই প্রতিষ্ঠানের অনুমতি—এই তথ্যগুলো দিয়ে পথ বেছে নিন। অতিথি হিসেবে পুরো দলে যুক্ত করার সিদ্ধান্ত হলে সেই দলের আলাপ ও ফাইলে তাঁর প্রয়োজনীয় প্রবেশাধিকার আছে কি না দেখুন; শেয়ার্ড চ্যানেল হলে সদস্যপদ কেবল নির্ধারিত চ্যানেলেই রাখুন।

• শেয়ার্ড চ্যানেলে যাঁকে যোগ করা হবে, তাঁর নিজ প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টটি শনাক্ত করুন। একই ব্যক্তির হোস্ট প্রতিষ্ঠানে অতিথি অ্যাকাউন্ট থাকলে ভুল পরিচয় বেছে নেওয়া এড়ান; ইমেইল ও Microsoft Entra-র ব্যবহারকারীনাম ভিন্ন হলে সঠিক ব্যবহারকারীনাম মিলিয়ে নিন।
• চ্যানেলের মালিক ও সদস্যতালিকা দেখুন। ShareGate-এর প্রবেশাধিকার পর্যালোচনায় দেখানো হয়েছে, হোস্টের অতিথি তালিকায় শেয়ার্ড চ্যানেলের বাইরের সদস্য দেখা যায় না; তাঁদের সদস্যপদ চ্যানেলেই দেখতে হয়। ফাইলের আলাদা SharePoint অনুমতিও সদস্যতালিকার বাইরে যাচাই করুন।
• অগোপনীয় একটি ফাইল দিয়ে নির্ধারিত বাইরের সদস্য সত্যিই প্রয়োজনীয় ফাইল খুলতে পারছেন কি না দেখুন। প্রকল্পটি পরে পুরো দলের সাধারণ চ্যানেল করতে হতে পারে কি না, আগেই ঠিক করুন: শেয়ার্ড চ্যানেলকে পরে সাধারণ চ্যানেলে রূপান্তর করা যায় না।

আরও পড়ুন:

• Slack না Microsoft Teams—Office থাকলেই সস্তা পছন্দ বদলে যায়
• Workday Sana ঢুকছে Teams–Slack-এ—অনুমতি ছাড়া HR কাজ হবে না
• Teams-এ ‘IT support’ remote access চাইলে থামুন—পরের লক্ষ্য domain controller