Xero или Zoho Books: повече потребители могат да обърнат сметката

Zoho Books струва по-малко при малък екип с постоянен брой достъпи. Когато повече хора трябва да работят в системата, Xero може да стане по-изгоден, защото не начислява такса за отделен потребител. Сравнението на CPA Advisor откроява именно тази разлика, но за фирма в България изборът зависи също от фактурите, проектите, валутите и работата със счетоводителя.

Сметките по-долу използват редовните американски месечни цени без промоции, данъци и допълнителни услуги. Те показват как се променя разходът при различен брой потребители, а не представляват оферта за българска фирма. Ниската цена има смисъл само ако съответният план покрива задачите на целия екип.

Кои разходи са включени в плановете

Ценовата страница на Xero за САЩ посочва редовни месечни такси от 27 долара за Early, 59 долара за Growing и 97 долара за Established, без такса за отделен потребител. Early допуска 20 фактури и 5 сметки от доставчици месечно. Growing премахва тези ограничения, а Established добавя операции в различни валути и проследяване на време и разходи по проекти.

Американските цени на Zoho Books са 20 долара месечно за Standard с трима потребители, 50 долара за Professional с петима и 70 долара за Premium с десетима. Допълнителен потребител струва 3 долара месечно при месечно плащане. Professional включва операции в различни валути, отчитане на време по проекти и проследяване на тяхната рентабилност; посочените цени са без местни данъци.

Регионът променя базата за сравнение: общата ценова страница на Zoho Books показва други суми за едноименните планове. Затова американските стойности тук служат за сравнение на начина на таксуване. Приложимите цена, валута и условия за България трябва да се установят отделно.

Сметката при двама, петима и двадесет потребители

Първият условен сценарий е за фирма, която се побира в лимитите на Xero Early и не се нуждае от различни валути или проектно отчитане. При двама потребители Xero Early струва 27 долара месечно, а Zoho Standard — 20 долара. При петима Xero остава 27 долара; Zoho Standard достига 26 долара след добавяне на два платени достъпа. При двадесет Xero пак е 27 долара, докато Zoho Standard достига 71 долара с още седемнадесет достъпа.

Тази голяма разлика е възможна само при малък обем документи. Ако екипът надхвърли лимита на Early за фактури или сметки, Xero Growing струва 59 долара месечно. За двадесет потребители Zoho Standard остава 71 долара, при условие че неговите годишни лимити стигат. Предимството на Xero тогава се свива, но не изчезва в този пример. Броят хора сам по себе си не определя подходящия план.

Вторият условен сценарий изисква и различни валути, и проектно отчитане. Xero Established струва 97 долара месечно при двама, петима или двадесет потребители. Zoho Professional струва съответно 50, 50 и 95 долара; последната сума включва петнадесет допълнителни достъпа. При двадесет души разликата е само 2 долара месечно. Ако е нужен още един достъп, Zoho Professional достига 98 долара и става по-скъп от Established при тези цени и еднакви задачи.

По-високият план на Zoho не е непременно най-евтиният начин да се добавят колеги. Когато функциите на Standard са достатъчни, отделните достъпи могат да струват по-малко от преминаване към Professional. Ако фирмата вече работи с различни валути или отчита рентабилност по проекти, Professional решава функционален проблем, а включените потребители са част от стойността му.

Фактурите могат да наложат по-скъп план

Ограничението на Xero Early е месечно. Zoho Books определя годишни лимити: до 5000 фактури за Standard, 10 000 за Professional и 25 000 за Premium. Тези прагове измерват различни периоди. Фирма със сезонни продажби може да остане под годишния лимит на Zoho, но да премине месечния праг на Early в натоварен период.

Броят сметки от доставчици също има значение. Екип, който издава малко фактури, може пак да надхвърли допустимите сметки в Xero Early. При Zoho трябва да се съпоставят както годишният обем на фактурите, така и обемът на разходните документи с ограниченията на съответния план. Така прогнозата за документи може да наложи преминаване към друго ниво преди броят потребители да го направи.

Интеграции, банки и обмен на данни

Xero предлага каталог с външни приложения, а Zoho Books Standard включва достъп до API и възможност за банкови връзки. Това не означава автоматична връзка с конкретната банка, платежен доставчик или система за продажби на българската фирма. Разходът за необходима добавка и пътят на данните от продажбата до счетоводния запис могат да променят сравнението между абонаментите.

Ако банката не подава операции автоматично в избрания продукт, импортирането на извлечение добавя работа по съпоставяне и контрол. Значение има и как счетоводителят ще получава фактурите, записите и корекциите: чрез собствен достъп или чрез периодичен експорт. Достъпът до системата е удобство само ако правата и обменът на данни съответстват на реалния счетоводен процес.

Контролен списък за българска фирма

Международният счетоводен софтуер не замества проверката за българско данъчно и счетоводно съответствие. Информацията на НАП за подаването на ДДС декларации посочва и дневниците за продажби и покупки. Общ данъчен отчет в някой от продуктите сам по себе си не показва, че данните са готови за тази процедура.

• ДДС и фактури: уточнете със счетоводителя нужните реквизити, данъчни случаи, корекции и пренасянето на операциите в дневниците.
• Местни декларации: определете кой изготвя и подава необходимите файлове и дали продуктът може да предостави данните в използваем формат.
• Банкови връзки: проверете конкретните български банки, начина на обновяване и възможността за импорт на извлечения.
• Архив и обмен: изяснете как се извличат фактури, приложения, счетоводни записи и история на корекциите и как счетоводителят ще работи с тях.

За малък и стабилен екип Zoho Books има ценово предимство в разгледаните сценарии. При повече достъпи Xero може да обърне сметката, стига избраният му план да покрива обема документи и нужните функции. За българска фирма към абонамента трябва да се прибави и реалният разход за местния счетоводен процес.

Прочетете също:

• ClickUp или Asana: повече функции могат да означават по-бавно внедряване
• Zendesk или Freshdesk: AI добавките могат да надминат цената на агента
• Stripe или PayPal: малката поръчка обръща сметката в България