SaaS към фирма в ЕС: регистрацията по ДДС идва преди първата фактура

Български доставчик на SaaS, който предоставя услуга на данъчно задължен клиент в друга държава от ЕС и за която данъкът се дължи от получателя, попада в обхвата на чл. 97а от ЗДДС: заявлението за регистрация се подава най-късно седем дни преди авансовото плащане или данъчното събитие. Това основание не зависи от достигането на общия оборотен праг. То е приложимо и за самостоятелен разработчик, който извършва независима икономическа дейност.

За такава продажба установете кой получава услугата и къде е установен, проверете предоставения VAT номер и насрочете подаването на заявлението преди първия момент на изискуемост. След това фактурирайте действителния получател и отчетете приложимата доставка във VIES. Датата на фактурата сама по себе си не определя срока за регистрация: фактура може да бъде издадена и преди плащането, но по-късното ѝ издаване не отлага вече получен аванс или настъпило данъчно събитие.

Кой клиент води до регистрация по чл. 97а

Първото разклонение е между клиент, който получава услугата за стопанската си дейност, и частен потребител. При обичайната B2B услуга мястото на облагане е там, където е установен получателят, както обясняват правилата на Европейската комисия за мястото на услугата. Ако услугата се предоставя на постоянен обект на клиента в друга държава, значение има обектът, който действително я получава. Държавата, от която служител е създал профил в SaaS платформата, не решава този въпрос.

При фирма в друга държава членка установете юридическото лице по договора, държавата му и дали то купува абонамента за дейността си. За разглежданата регистрация е важно и данъкът по доставката да е дължим от получателя там. Ако клиентът е физическо лице, което ползва продукта за лични нужди, B2B основанието за тази продажба отпада. Електронно предоставяните услуги към потребители имат отделни правила за мястото на облагане и евентуално за режима на обслужване на едно гише; те не бива да се фактурират по фирмения маршрут само защото плащането е минало през същата платформа.

Проверете и собствения статут на доставчика. Законът предвижда изключение от това основание по чл. 97а, когато установеното в България лице има регистрация в страната за прилагане на режима за малки предприятия в съответната друга държава членка. Ниският оборот сам по себе си не означава, че такава регистрация съществува. Ако дружеството вече е регистрирано по друго основание или едновременно продава на фирми и потребители, основанието и обхватът на задълженията се определят според всички негови доставки.

Какво показва проверката на VAT номера

Поискайте VAT номера на договорния получател и проверете държавата и номера чрез европейската проверка VIES. Запазете резултата и датата на проверката към данните за клиента. При възможност съпоставете името и адреса с договора; ако те не се показват в резултата, националната данъчна администрация може да потвърди дали конкретно име и адрес са свързани с номера. Фирмен имейл, домейн или платежна карта не заменят тази проверка.

Невалиден резултат не доказва непременно, че клиентът е потребител. Номерът може да не е активиран за сделки в ЕС или регистрацията още да не е приключила. Поискайте клиентът да потвърди данните и при нужда да се свърже със своята данъчна администрация. Докато статутът и получателят остават неясни, автоматичното издаване на B2B фактура с обратно начисляване е рисковано.

VAT номерът е силно практическо доказателство, но въпросът остава кой действително получава услугата. Ако договорът е с едно дружество, а предоставеният номер принадлежи на друго, изяснете страната по сделката преди фактуриране. При липсващ номер или сложна структура с постоянни обекти счетоводна консултация е уместна преди първото плащане, когато все още може да се определи правилният маршрут.

Авансът може да изпревари първия период на ползване

За регистрацията планирайте най-ранния момент, в който данъкът за услугата става изискуем. При получен аванс това може да е датата на плащането, макар достъпът до софтуера или договореният абонаментен период да започва по-късно. Ако няма аванс, изходната точка е данъчното събитие според договора и правилата за съответната услуга. При периодично изпълнение всеки период, за който е уговорено плащане, се разглежда като отделна доставка, а събитието възниква, когато плащането стане дължимо.

Условен пример: български разработчик договаря месечен абонамент с фирма в друга държава членка и получава първото плащане при активиране на достъпа. За срока на заявлението той гледа датата на този аванс, а не края на месеца или деня, в който системата ще генерира фактура. Ако договорът е сключен непосредствено преди старта, отлагането само на фактурата не поправя пропуснат срок; датите за плащане и предоставяне на услугата трябва да бъдат съгласувани предварително.

Регистрацията само по чл. 97а има ограничен обхват и сама по себе си не дава право на приспадане на данъчен кредит. Същевременно регистрираното лице подава справка-декларация за всеки данъчен период, включително когато няма доставки. При едновременни продажби в България, B2C абонаменти или услуги, получавани от чужбина, счетоводител трябва да прецени дали възниква и друго основание за регистрация.

Как се оформя фактурата

Фактурата трябва да назовава действителния получател и услугата, да съдържа неговия VAT номер, когато е регистриран в друга държава членка, и датата на данъчното събитие или на полученото плащане. При доставка, за която данъкът е изискуем от получателя, чл. 114 от ЗДДС изисква вписване на „обратно начисляване“ и основанието за него, без да се посочват ставка и размер на данъка. Това не е фактура с българска нулева ставка: мястото на изпълнение на разглежданата B2B услуга е в другата държава.

Фактура се издава и при авансово плащане преди извършването на услугата. Ако системата за абонаменти създава фактури автоматично, данните за юридическото лице, VAT номерът и основанието за неначисляване трябва да идват от проверения клиентски запис. Техническата настройка не може да промени кой е купувачът по договора или кога е получен авансът. Затова проверката на клиента и регистрационният срок принадлежат към процеса преди първото автоматично фактуриране.

Кога се подава VIES

За приложимите услуги с място на изпълнение в друга държава членка VIES се подава заедно със справката-декларация по ЗДДС за съответния данъчен период. Указанията на НАП за VIES определят крайния срок до 14-о число включително на следващия месец. Подаването по правило е електронно чрез портала на агенцията с квалифициран електронен подпис, а успешното приемане се удостоверява с протокол.

Месечната справка-декларация се подава и за период без доставки. VIES отразява извършените през периода трансгранични операции, за които възниква задължението; при услугите това може да включва и получен аванс. Преди подаване съпоставете получателя и VAT номера в отчетните данни с издадените фактури и плащанията за периода. Така месечният отчет следва същата сделка, за която са установени клиентът, мястото на изпълнение и моментът на регистрация.

Прочетете също:

• FreshBooks или QuickBooks: лесната фактура не заменя пълното счетоводство
• QR кодът крие адреса — проверете домейна преди плащане
• Patreon начислява ДДС, но доходът пак влиза в декларацията