AI бележки в Teams без стенограма: данните пак може да се пазят

Copilot може да създава бележки и задачи по време на среща в Teams без включени запис и стенограма. Според указанията на Microsoft за този режим участниците могат да използват Copilot по време на разговора, но след края му разговорът с него не е достъпен в Recap, ако не е включена транскрипция или запис.

Това не означава, че всички данни се изтриват. Заявките към Copilot и отговорите му може да се пазят за цели, свързани със спазването на правила, според политиките на организацията в Microsoft Purview. Затова изборът „Only during the meeting“ решава въпроса с постоянната стенограма, но сам по себе си не гарантира, че взаимодействията с Copilot няма да бъдат съхранени.

Какво остава при трите варианта

Изборът зависи от това дали е нужен резултат само по време на разговора, преглед след него или запис на самата среща. При всеки вариант има отделни въпроси за видимостта в Teams, съхранението по фирмена политика и правата на участниците.

• Copilot само по време на срещата, без запис и стенограма. Участник с достъп до Copilot може да поиска обобщение или списък със задачи, докато срещата тече. Ако никой не включи запис или транскрипция, разговорът с Copilot няма да е достъпен в Recap след края. Не се създава постоянна стенограма на изказванията, но заявките и отговорите може да се пазят според политиките на Purview. Останалите участници не виждат личния ви разговор с Copilot. Организаторът трябва предварително да провери режима на Copilot, автоматичния запис и кой има право да започне запис или транскрипция.
• Copilot със стенограма, без запис на срещата. Включената транскрипция създава материал, който може да се отвори след разговора от хората с разрешен достъп. Copilot също става достъпен след срещата за частта, от която е започнала транскрипцията; ако тя е включена по средата, предишните устни реплики не се появяват със задна дата в стенограмата. Взаимодействията с Copilot могат отделно да попаднат под политиките на Purview. Проверете кой може да започне транскрипцията и кой ще има достъп до стенограмата и AI обобщението, ако за срещата е налично такова.
• Запис и стенограма. Остават материали за преглед на разговора след срещата, включително записът и текстът на транскрипцията. Това дава повече контекст на хората с достъп, но увеличава и обема на информацията, която трябва да се управлява според правилата на организацията. Ако се използва Copilot, неговите заявки и отговори са отделен въпрос за съхранение. Преди срещата проверете дали записът и транскрипцията започват автоматично, кой може да ги включва и кой ще вижда получените материали.

Настройка на среща без постоянна стенограма

1. Отворете планираната среща в календара на Teams и изберете нейните опции. В „Copilot and other AI“ задайте „Only during the meeting“ и приложете промяната. Ако опцията липсва, изяснете с администратора коя фирмена политика управлява срещата.
2. В „Recording & transcription“ проверете дали „Record and transcribe automatically“ е изключено. Тази настройка стартира и записа, и транскрипцията още в началото, когато е включена.
3. Проверете „Who can record and transcribe“. Тя определя дали запис или транскрипция могат да започнат организаторите и съорганизаторите, или и водещите. Съобразете избора с хората, които действително ще имат тази роля в срещата.
4. По време на разговора участник с необходимия лиценз отваря Copilot от контролите на срещата и го включва. Самото задаване на режима не стартира Copilot автоматично.

Описанието на опциите за срещи в Teams разграничaва автоматичното стартиране от правото някой да започне запис или транскрипция по-късно. Изключването на автоматичната опция само предотвратява старта в началото; то не е забрана за упълномощен участник да включи функцията по време на срещата. Ако това стане, достъпността на Copilot след края се променя за съответната част от разговора.

Кой може да види записа, стенограмата и AI обобщението

Когато такива материали са налични, настройката за достъп по подразбиране допуска всички участници. Организаторът може да я промени на „Организатори и съорганизатори“ или „Конкретни хора“; при втория избор допълнителен достъп се дава на избрани водещи. Според указанията на Microsoft за достъпа промяна на тази опция по време на срещата влиза в сила едва след като срещата приключи и започне отново.

Има последствие и за среща без стенограма: участник, изключен от достъпа до записа или транскрипцията чрез тази настройка, няма да може да използва Copilot дори при избор „Only during the meeting“. Затова ограничаването на достъпа трябва да се съпостави с това кои хора очакват да получават бележки на живо. Личният разговор с Copilot не се показва на останалите участници, но човек, присъединил се по-късно, може да задава въпроси за казаното след включването на Copilot.

Настройката за достъп се предлага при лиценз за Copilot или Teams Premium и не е налична за срещи в канали и непланирани срещи. Тя не ограничава автоматично приложенията на трети страни, допуснати до срещата. Споделен линк към запис или последваща промяна на разрешенията чрез SharePoint също може да промени кой реално има достъп, независимо от първоначалния избор в опциите на срещата.

Какво означава съхранението в Purview

При режима без запис и стенограма Copilot използва аудиото и временни данни от преобразуването на речта в текст, за да отговаря по време на срещата. Тези временни данни не са постоянна стенограма. Заявките, които участниците изпращат до Copilot, и отговорите му обаче може да се съхраняват в системите за съответствие на Microsoft 365 според политиките на организацията. В зависимост от тях взаимодействията може да бъдат откриваеми и чрез Microsoft Purview eDiscovery.

За чувствителна среща организаторът трябва да изясни с администратора кои правила за съхранение важат за участниците, преди да обещае, че след разговора няма да останат данни. Ако е нужна задача за по-късно, тя може да бъде копирана от Copilot преди края на срещата, но това създава ново копие на друго място. Така участниците получават траен резултат само ако съзнателно изберат къде да го запазят и кой ще има достъп до него.

Прочетете също:

• SPF, DKIM и DMARC: една грешна политика може да спре истинската поща
• Zoom или Teams: гостите и вътрешната работа искат различен избор
• 2FA за Microsoft може да ви заключи — добавете три метода за достъп