Todoist hay TickTick: nhập việc nhanh đối đầu bộ công cụ tất cả trong một

Chọn Todoist nếu việc bạn làm nhiều nhất là ghi nhiệm vụ ngay khi nảy ra, rồi phân loại và xử lý trong các công cụ đã quen dùng. Chọn TickTick nếu bạn thường xuyên đưa nhiệm vụ lên lịch, theo dõi thói quen và bắt đầu phiên tập trung từ cùng một ứng dụng. Đánh giá của The Digital Project Manager cũng phân biệt luồng quản lý nhiệm vụ gọn, nhanh của Todoist với lịch và thói quen tích hợp của TickTick.

Khác biệt đáng cân nhắc là số thao tác lặp lại trong ngày. Ghi việc nhanh có giá trị khi bạn thường xuyên tiếp nhận đầu việc bất chợt; bộ công cụ tích hợp có giá trị khi bạn thực sự dùng lịch, theo dõi thói quen hoặc bộ đếm tập trung. Nhiều tính năng hơn không tự động làm một quy trình đơn giản hơn.

Nhập việc trên điện thoại: Todoist thuận cho lúc cần ghi ngay

Sau một cuộc gọi hoặc khi đang di chuyển, Todoist cho phép bắt đầu từ tên nhiệm vụ rồi thêm thông tin ngay trong luồng nhập. Hướng dẫn Quick Add của Todoist mô tả cách nhập ngày giờ bằng ngôn ngữ tự nhiên, thêm nhãn, mức ưu tiên, lời nhắc và dự án; trên điện thoại, nút thêm việc mở ô nhập ngay từ màn hình hiện tại. Người chỉ cần đưa việc vào danh sách trước khi quyết định lúc thực hiện sẽ ít phải đi qua các trường thiết lập.

TickTick cũng có nhận diện ngày giờ trong nội dung nhiệm vụ, nên lợi thế của Todoist không phải là độc quyền nhập thông minh. Điểm phân biệt nằm ở mức độ bạn muốn hoàn tất ngay khi ghi việc: chỉ lưu một đầu việc, hay đồng thời đặt nó vào lịch và nối với phiên làm tập trung. Nếu thường để việc trong hộp thư đến rồi rà soát sau, luồng gọn của Todoist phù hợp hơn; nếu luôn xếp giờ ngay, phần lịch của TickTick có thể bớt một lần chuyển công cụ.

Với người nhập việc bằng tiếng Việt, đừng mặc định mọi cụm ngày tương đối sẽ được hiểu đúng chỉ vì ứng dụng có nhận diện ngôn ngữ tự nhiên. Các ví dụ trong hướng dẫn tính năng dùng tiếng Anh. Một câu như “thứ Sáu tuần sau” chỉ hữu ích khi ngày được ứng dụng lưu trùng với ý bạn; với cuộc hẹn quan trọng, hãy nhìn lại ngày đã nhận diện trước khi rời ô nhập.

GTD: nơi gom việc và lúc quyết định ngày làm

Trong cách làm GTD, đầu việc mới cần một nơi tiếp nhận dễ mở; quyết định về dự án, ưu tiên và thời gian có thể đến ở phiên rà soát. Todoist hợp với nhịp này: ghi nhanh vào hộp thư đến, sau đó chuyển sang dự án và gắn thông tin cần thiết. Danh sách việc vì thế vẫn là trung tâm, kể cả khi lịch làm việc nằm ở ứng dụng khác.

TickTick hợp với người muốn phiên rà soát đi xa hơn bước phân loại. Sau khi gom việc, họ có thể chuyển sang lịch để chọn khoảng thời gian và dùng bộ đếm tập trung khi bắt đầu làm. Đây là một luồng liền mạch nếu các bước ấy thực sự diễn ra mỗi ngày; nếu chỉ gom việc rồi ít khi mở lịch hay bộ đếm, những chế độ bổ sung không giúp hộp thư đến rõ ràng hơn.

Ví dụ giả định: bạn nhận một yêu cầu chuẩn bị bài thuyết trình trong lúc đang đi đường. Với Todoist, bạn có thể ghi yêu cầu trước, rồi xử lý các bước và thời hạn trong phiên rà soát. Với TickTick, bạn có thể ghi yêu cầu và đặt ngay một khoảng chuẩn bị lên lịch. Lựa chọn ít thao tác hơn phụ thuộc vào việc bạn thường quyết định thời gian ngay hay để đến lúc rà soát.

Time blocking: TickTick đưa nhiệm vụ vào lịch cùng nơi

Nếu thường chia ngày thành các khung giờ dành cho từng việc, TickTick có lợi thế về sự liền mạch. Trang tính năng của TickTick giới thiệu các chế độ xem lịch, trình theo dõi thói quen và bộ đếm Pomodoro trong cùng ứng dụng. Nhiệm vụ có thể được xem trong bối cảnh lịch, rồi nối sang một phiên tập trung mà không cần mở công cụ riêng.

Todoist cũng có chế độ lịch và thời lượng nhiệm vụ ở gói trả phí, nên không thể giản lược lựa chọn thành bên có lịch và bên không có lịch. Câu hỏi là lịch có phải nơi bạn điều hành ngày làm việc hay chỉ là nơi kiểm tra các cuộc hẹn. Người đã chia sẻ lịch với cơ quan hoặc gia đình có thể muốn giữ lịch ấy, đồng thời dùng Todoist để quản lý đầu việc.

Time blocking còn phụ thuộc vào việc bạn có thường xuyên điều chỉnh kế hoạch khi cuộc họp hoặc nhiệm vụ phát sinh hay không. Với TickTick, danh sách và lịch ở gần nhau sẽ thuận khi phải dời các khoảng làm việc. Với Todoist, lợi ích có thể nằm ở việc tiếp tục dùng hệ lịch hiện có và không cần chuyển toàn bộ thói quen lập kế hoạch sang một ứng dụng khác.

Thói quen và Pomodoro: lợi thế nằm ở tần suất sử dụng

TickTick dành chỗ riêng cho thói quen và phiên tập trung. Nếu bạn theo dõi việc đọc sách mỗi tối hoặc thường bắt đầu làm bằng bộ đếm Pomodoro, các chức năng này có thể thay vai trò của ứng dụng phụ. Giá trị thực tế là bớt chuyển qua lại giữa danh sách nhiệm vụ, nơi ghi nhận thói quen và đồng hồ tập trung.

Todoist vẫn phù hợp khi nhu cầu chỉ là được nhắc làm một việc lặp lại và đánh dấu hoàn thành. Một nhiệm vụ lặp lại giữ cho việc xuất hiện đúng lúc; trình theo dõi thói quen của TickTick phục vụ thêm nhu cầu nhìn lại quá trình duy trì hành vi. Nếu bạn không xem quá trình ấy hoặc không dùng phiên tập trung, bộ công cụ tích hợp sẽ ít tạo khác biệt trong ngày làm việc.

Cũng cần tách việc lặp lại khỏi thói quen. Nộp báo cáo định kỳ là một đầu việc có kết quả cụ thể; luyện tập hoặc đọc đều đặn thường cần theo dõi sự duy trì qua thời gian. Khi phần lớn mục của bạn thuộc nhóm đầu tiên, một danh sách nhiệm vụ rõ ràng có thể hữu ích hơn một khu vực theo dõi thói quen riêng.

Cộng tác nhỏ: giao việc hay quản lý không gian nhóm

Với một nhóm nhỏ, hãy phân biệt chia sẻ vài nhiệm vụ với quản lý cả quy trình của nhóm. Todoist phù hợp khi mọi người cần giao việc trong dự án nhưng vẫn trao đổi, lưu lịch và tài liệu ở những công cụ đã dùng. TickTick phù hợp hơn nếu cộng tác chủ yếu là cùng theo dõi một danh sách; lịch và bộ đếm cá nhân không thay thế các quy tắc giao việc hoặc quyền quản trị.

Theo bảng gói của Todoist, gói Beginner miễn phí có 5 dự án cá nhân, còn Pro thêm chế độ lịch, thời lượng nhiệm vụ, lịch sử đầy đủ và Task Assist; Business bổ sung không gian làm việc chung, dự án nhóm, vai trò và quyền quản lý. Vì vậy, nhóm chỉ chia sẻ đầu việc có thể cân nhắc gói cá nhân, trong khi nhóm cần quản trị tập trung phải xem các tính năng của Business.

Đừng chọn gói nhóm chỉ vì có nhiều người cùng dùng ứng dụng. Điều cần xác định là ai giao nhiệm vụ, ai cần nhìn tiến độ chung và liệu nhóm có cần quyền truy cập khác nhau hay không. Nếu mỗi người chủ yếu quản lý ngày làm việc của mình, trải nghiệm nhập việc và lên lịch cá nhân vẫn là tiêu chí quan trọng hơn.

Chi phí thuê bao: tính cả ứng dụng phụ có thể thay thế

Bảng gói TickTick niêm yết Premium ở mức 49,99 USD/năm, nâng giới hạn từ 9 lên 299 danh sách và từ 5 lên 299 thói quen; gói trả phí cũng thêm nhiều chế độ lịch và thời lượng nhiệm vụ. Những giới hạn này quan trọng hơn giá niêm yết nếu bạn định dùng TickTick làm nơi chứa cả việc cá nhân lẫn các thói quen thường ngày.

Chi phí cần so là phần tiền thực sự tăng thêm trong bộ công cụ bạn đang dùng. Nếu TickTick giúp ngừng trả tiền cho một ứng dụng thói quen hoặc công cụ tập trung riêng, thuê bao của nó có thể gộp được các khoản ấy. Nếu lịch và bộ đếm hiện tại đã đáp ứng tốt mà không tốn thêm tiền, bạn đang trả phí chủ yếu để đưa chúng về cùng một nơi.

Với Todoist, hãy xét liệu chế độ lịch và thời lượng nhiệm vụ của Pro có cần thiết cho cách làm việc của bạn hay không. Nếu chỉ cần ghi, sắp và giao đầu việc, gói miễn phí có thể đủ để bắt đầu. Giá hiển thị khi thanh toán tại Việt Nam có thể khác mức niêm yết bằng USD do nền tảng mua, thuế hoặc tỷ giá; số tiền cuối cùng nên được đối chiếu ngay tại nơi đăng ký.

Lựa chọn hợp lý nhất là ứng dụng giảm thao tác ở công việc bạn làm thường xuyên, không phải ứng dụng có danh sách tính năng dài hơn. Todoist nghiêng về ghi và tổ chức nhiệm vụ nhanh trong một hệ công cụ sẵn có; TickTick đáng tiền hơn khi lịch, thói quen và phiên tập trung đều là phần thường trực của ngày làm việc.

Đọc thêm:

• Substack Creator Kit không công khai: đạt 100 thuê bao trả phí mới là bước đầu
• Coursera Plus hay Udemy: học ít, mua lẻ có thể rẻ hơn thuê bao
• SoundHound hoàn tất mua LivePerson: 750 bằng sáng chế về chung một nhà