Base.vn và 1Office: giá theo gói, theo người và tổng chi phí

Nếu doanh nghiệp cần quản lý nhân sự, công việc, quy trình và khách hàng trong cùng một giỏ, 1Office dễ lập dự toán hơn: giá thuê bao của gói tổng thể đã bao gồm ba nhóm HRM, WORK và CRM. Gói Digital Transformation Basic của Base niêm yết 64,44 triệu đồng mỗi năm cho 30 tài khoản, gồm nhân sự, giao việc và quy trình, nhưng danh mục gói không liệt kê CRM. Vì thế, lấy hai giá niêm yết trừ nhau chưa cho ra chênh lệch của cùng một phạm vi sử dụng.

Theo bảng giá 1Office, gói HRM, WORK và CRM có giá 150.000 đồng mỗi người dùng mỗi tháng, hợp đồng thanh toán tối thiểu một năm và phí triển khai ban đầu được giới thiệu từ 5 đến 30 triệu đồng tùy quy mô. Chi phí năm đầu vì vậy phụ thuộc cả số tài khoản lẫn cách tính triển khai; với Base, doanh nghiệp còn cần giá CRM để biết tổng tiền của giỏ tương đương. Đây là hai biến số có thể làm hóa đơn thực tế khác đáng kể so với phép so đơn giá thuê bao.

Cùng một giỏ tính năng gồm những gì?

Phép so sánh dùng bốn nhu cầu cụ thể: hồ sơ nhân sự cùng chấm công, tính lương; giao việc và theo dõi tiến độ; quy trình hoặc luồng phê duyệt; quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng. Như vậy, một phần mềm chỉ phục vụ công việc nội bộ chưa thể được tính ngang với bộ quản trị có CRM. Doanh nghiệp chỉ cần hai nhóm nghiệp vụ đầu có thể chọn giỏ hẹp hơn và sẽ có kết quả chi phí khác.

Gói tổng thể 1Office là mốc tính phù hợp cho giỏ này. Gói Professional có HRM và WORK nhưng thiếu CRM trong phạm vi được nêu, nên dùng giá của gói đó sẽ làm phép so rẻ đi một cách giả tạo. Ở phía Base, Digital Transformation Basic bao phủ nhân sự, công việc và quy trình; Base CRM là giải pháp riêng cho dữ liệu khách hàng, cơ hội bán hàng và quy trình kinh doanh. Doanh nghiệp cần báo giá cho phần này cùng điều kiện kết nối với các ứng dụng Base đang chọn.

Đơn vị tính cũng cần được thống nhất trước khi nhân giá. Một công ty có 60 nhân viên không nhất thiết cấp quyền CRM cho cả 60 người, nhưng có thể cần toàn bộ nhân viên dùng chấm công hoặc gửi đề xuất. Nếu nhà cung cấp cho phép số tài khoản khác nhau theo phân hệ, cấu hình đó có thể giảm tiền thuê bao; nếu hợp đồng tính một gói chung theo toàn bộ người dùng, phép tiết kiệm ấy không tồn tại. Bảng dưới đây cố ý giả định mỗi nhân viên là một tài khoản của gói được xét để giữ cùng mẫu số.

Chi phí năm đầu và năm sau ở bốn quy mô

Với 1Office, thuê bao năm được tính bằng số tài khoản nhân 150.000 đồng nhân 12 tháng. Để thấy ảnh hưởng của phí khởi tạo, phép tính minh họa cộng 5 triệu đồng cho nhóm tối đa 30 người, theo dòng triển khai CRM trên bảng giá; ở nhóm 51–100 người, cộng 30 triệu đồng là tổng ba dòng HRM, WORK và CRM, mỗi dòng 10 triệu đồng. Dấu gạch ở dòng HRM và WORK của nhóm nhỏ, cũng như việc mua gói tổng thể thay vì từng phân hệ, khiến các tổng này cần được xác nhận bằng báo giá; chúng không phải cam kết giá triển khai trọn gói.

20 người: Thuê bao 1Office là 36 triệu đồng một năm; năm đầu là 41 triệu đồng nếu chỉ cộng khoản triển khai CRM 5 triệu đồng nói trên, còn năm sau là 36 triệu đồng nếu giá và số tài khoản giữ nguyên. Base không hiển thị giá Digital Transformation Basic cho quy mô dưới 30 tài khoản. Chưa thể suy ra doanh nghiệp 20 người được mua đúng 20 tài khoản hay phải trả theo mức tối thiểu khác.
30 người: Thuê bao 1Office là 54 triệu đồng một năm; tổng minh họa năm đầu 59 triệu đồng và năm sau 54 triệu đồng. Giá Base công khai là 64,44 triệu đồng một năm cho phần nhân sự, công việc và quy trình ở đúng quy mô này. CRM và phí triển khai của Base còn phải cộng vào trước khi so hai hóa đơn đầy đủ.
60 người: Thuê bao 1Office là 108 triệu đồng; năm đầu minh họa 138 triệu đồng sau khi cộng ba dòng triển khai, năm sau 108 triệu đồng. Nhân đơn giá Base công khai theo từng tài khoản cho ra 128,88 triệu đồng một năm cho Basic, trước CRM và triển khai. Đây là phép ngoại suy để dự trù, không thay cho giá hợp đồng ở quy mô 60 người.
100 người: Thuê bao 1Office là 180 triệu đồng; năm đầu minh họa 210 triệu đồng, năm sau 180 triệu đồng. Cùng cách ngoại suy, Basic của Base là 214,8 triệu đồng một năm trước CRM và triển khai. Ở mức này, riêng phần Base đã cao hơn thuê bao 1Office trong mô hình tính, nhưng tổng năm đầu vẫn cần báo giá cho đúng phạm vi và điều kiện mua.

“Năm sau” ở đây chỉ bỏ khoản triển khai một lần khỏi phép minh họa. Nó giả định hai bên giữ nguyên đơn giá, số người dùng và tính năng khi gia hạn; đây không phải dự báo giá hợp đồng tương lai. Phí đào tạo riêng, chuyển dữ liệu, hỗ trợ tại chỗ hoặc tùy chỉnh cũng chưa nằm trong các tổng trên. Nếu những dịch vụ ấy cần thiết, hãy cộng chúng thành dòng riêng thay vì giấu trong chênh lệch thuê bao.

Vì sao giá Base Square không thay thế giá bộ quản trị?

Bảng giá Base Square ghi Starter 450.000 đồng mỗi tháng, thanh toán tối thiểu 12 tháng và tối đa 30 tài khoản; Growth là 900.000 đồng mỗi tháng cho tối đa 60 tài khoản. Đây là sản phẩm xây dựng văn hóa học tập và quản trị tri thức. Do đó, 5,4 triệu đồng một năm của Starter chỉ là tiền của Base Square, không phải giá mua cả HRM, giao việc, quy trình và CRM.

Square cho thấy một cơ chế chi phí khác: số tài khoản nằm trong gói, rồi doanh nghiệp chuyển sang mức gói khác khi vượt ngưỡng. Không thể mang ngưỡng tài khoản ấy áp sang Digital Transformation Basic, vốn công bố đơn giá theo tài khoản và mốc giá năm cho 30 tài khoản. Khi mở rộng đội ngũ, tên sản phẩm và cách tính trên báo giá quan trọng ngang với con số hàng tháng.

Khoản nào có thể đổi quyết định mua?

Ở nhóm 20–30 người, câu hỏi đầu tiên là mỗi nền tảng tính tiền cho bao nhiêu tài khoản thực sự cần dùng. Chênh lệch thuê bao nhìn thấy ở mốc 30 người chưa nói hết chi phí của Base vì thiếu CRM; tổng minh họa của 1Office lại phụ thuộc việc phí triển khai cả gói có đúng bằng khoản đang cộng hay không. Ở nhóm 60–100 người, tiền triển khai có thể làm thứ tự chi phí năm đầu khác thứ tự thuê bao năm sau.

Một báo giá có thể đối chiếu được cần ghi riêng tiền thuê bao, thời hạn thanh toán, số tài khoản theo từng phân hệ, phí cấu hình và chuyển dữ liệu, phí đào tạo hoặc hỗ trợ, cùng đơn giá khi thêm người dùng. Phần CRM cần nêu rõ khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng và lịch sử chăm sóc có nằm trong phạm vi chào hay không. Với quy trình, nên chỉ rõ số bước duyệt, quyền của từng vai trò và dữ liệu cần chuyển sang bộ phận bán hàng; cùng tên tính năng chưa chắc đáp ứng cùng nghiệp vụ.

Thử nghiệp vụ trong 14 ngày

Một đợt thử nội bộ 14 ngày, nếu điều kiện trải nghiệm của từng nhà cung cấp cho phép, nên dùng cùng dữ liệu mẫu và cùng nhóm người tham gia. Trong giai đoạn đầu, tạo hồ sơ nhân sự, nhập danh sách khách hàng thử và đặt quyền cho nhân viên, quản lý, người bán hàng. Sau đó chạy một việc có hạn hoàn thành, một yêu cầu phê duyệt nhiều bước và một cơ hội bán hàng đi qua các trạng thái thực tế của doanh nghiệp.

Cuối đợt, ghi lại những thao tác phải làm ngoài hệ thống, quyền truy cập chưa phù hợp và công việc cần nhà cung cấp cấu hình thêm. Kết quả ấy gắn trực tiếp với báo giá: một quy trình cần tùy chỉnh hoặc dữ liệu CRM phải chuyển thủ công là chi phí triển khai cần được hỏi thành tiền và thời gian. Nếu hai nền tảng đều xử lý được cùng nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể chọn theo tổng chi phí đã chào cho năm đầu và điều kiện gia hạn; nếu một bên đáp ứng tốt hơn, khoản chênh cần được cân cùng phần việc mà bên kia chưa giải quyết.

Đọc thêm: