Teams کی دفتری اطلاعات وقت پر روکیں—Outlook کیلنڈر پھر بھی بولے گا

Teams موبائل میں کام کے بعد اطلاعات روکنے کے لیے پروفائل تصویر سے اطلاعات کی ترتیبات کھولیں، خاموش وقت منتخب کریں اور مخصوص گھنٹے یا ہفتے کے پورے دن مقرر کریں۔ Teams موبائل کی ہدایت کے مطابق اس وقفے میں آواز اور فون پر آنے والی Teams اطلاعات رکتی ہیں، مگر ایپ کھولنے پر نئے پیغامات اور سرگرمی دیکھی جا سکتی ہے۔

اگر یہی شیڈول Outlook موبائل میں بھی چاہیے تو دونوں ایپس میں ایک ہی Microsoft 365 انٹرپرائز اکاؤنٹ استعمال کریں اور مشترکہ شیڈول کا اختیار آن کریں۔ Outlook موبائل کی وضاحت کے مطابق خاموش وقت میں ای میل کی اطلاعات رکتی ہیں، لیکن کیلنڈر کی اطلاعات آتی رہتی ہیں۔ اس لیے دفتری پیغامات سے وقفہ لینے کے بعد بھی ملاقات کی یاددہانی فون پر ظاہر ہو سکتی ہے۔

Teams موبائل میں خاموش وقت کیسے مقرر کریں

فون پر Teams کھولیں اور اوپر بائیں جانب پروفائل تصویر دبائیں۔ اطلاعات کی ترتیبات میں اطلاعات روکنے والے حصے سے خاموش گھنٹوں کا اختیار کھولیں۔ یہاں روزانہ کے مخصوص گھنٹوں اور ہفتے کے منتخب پورے دنوں کے لیے الگ انتخاب ملتا ہے؛ اپنے کام کے معمول کے مطابق ایک یا دونوں مقرر کریں۔

1. کام ختم ہونے کے بعد روزانہ وقفہ چاہیے تو مخصوص گھنٹوں کا اختیار آن کریں اور آغاز اور اختتام کا وقت منتخب کریں۔
2. ہفتے کے کسی دن پورا وقفہ چاہیے تو پورے دن کا اختیار آن کریں اور متعلقہ دن منتخب کریں۔
3. ترتیب محفوظ کرنے کے بعد منتخب اوقات اور دن دوبارہ دیکھیں، خصوصاً اگر آپ نے دونوں اختیارات استعمال کیے ہیں۔

یہ ترتیب فون پر Teams کی آواز اور پش اطلاعات خاموش کرتی ہے۔ نئے پیغامات ایپ میں دیکھنے کے لیے دستیاب رہتے ہیں، اس لیے کسی ضروری گفتگو کا جائزہ لینے کے لیے شیڈول بند کرنا لازم نہیں۔ خاموش وقت دوسرے لوگوں کو آپ کی عدم دستیابی بھی نہیں بتاتا؛ اگر انہیں واپسی کا وقت بتانا ہو تو Teams میں الگ اسٹیٹس پیغام رکھیں۔

مخصوص گھنٹے روزانہ مقررہ وقفے کے لیے ہیں، جبکہ پورے دن کا انتخاب ہفتے کے منتخب دنوں کے لیے ہے۔ شام کے گھنٹے مقرر کرنے سے ہفتہ وار چھٹی کا پورا دن خود بخود شامل نہیں ہوتا۔ اسی طرح کسی دن کو پورا خاموش رکھنے سے باقی دنوں کے آغاز اور اختتام کا وقت متعین نہیں ہوتا؛ دونوں انتخاب اپنے اپنے مقصد کے مطابق دیکھیں۔

سفر میں مقررہ گھنٹے کس وقت چلیں گے

Teams خاموش گھنٹوں کے لیے فون کا وقت استعمال کرتا ہے۔ دوسرے ٹائم زون میں پہنچنے پر اگر فون کا وقت بدل جائے تو مقررہ گھنٹے نئے مقامی وقت کے مطابق چلتے ہیں۔ اس کا اثر خاص طور پر اس وقت اہم ہے جب آپ سفر میں ہوں مگر پاکستان میں موجود ٹیم کے اوقات کے مطابق جواب دینا چاہتے ہوں۔

مثلاً، اگر شام کا ایک وقفہ خاموش رکھا گیا ہو اور فون سفر کے بعد دوسرے ملک کا مقامی وقت دکھانے لگے تو وہ وقفہ اسی نئی گھڑی کے مطابق شروع ہوگا۔ یہ ایک فرضی مثال ہے؛ اصل آغاز اور اختتام آپ کے منتخب گھنٹوں اور فون کے وقت پر منحصر ہوں گے۔ اگر مطلوبہ وقفہ پاکستان کے وقت کے مطابق برقرار رکھنا ہو تو سفر کے بعد گھنٹے دوبارہ مقرر کرنا پڑ سکتے ہیں۔

صرف یہ دیکھنا کافی نہیں کہ خاموش وقت کا اختیار آن ہے۔ فون کا موجودہ ٹائم زون اور منتخب آغاز و اختتام بھی دیکھیں، کیونکہ فعال شیڈول مقامی وقت بدلنے کے بعد آپ کے متوقع وقفے سے مختلف وقت پر نافذ ہو سکتا ہے۔ پورے دن کے انتخاب کو بھی اپنے ہفتہ وار معمول کے ساتھ ملائیں تاکہ سفر کے دوران غلط دن خاموش نہ رہے۔

Outlook کے ساتھ مشترکہ شیڈول کی شرط

Teams اور Outlook موبائل میں ایک ہی خاموش وقت چلانے کے لیے دونوں ایپس میں ایک ہی Microsoft 365 انٹرپرائز اکاؤنٹ سے سائن اِن ہونا ضروری ہے۔ ذاتی اکاؤنٹ میں مشترکہ شیڈول کا اختیار غائب ہو تو اکاؤنٹ کی قسم دیکھیں: یہ سہولت انٹرپرائز اکاؤنٹس کے لیے ہے۔ محض دونوں ایپس فون میں نصب ہونا یا ان میں مختلف اکاؤنٹس استعمال کرنا مشترکہ شیڈول قائم نہیں کرتا۔

Outlook میں اس کی ترتیب اکاؤنٹ کی اطلاعات، یا اطلاعات اور آواز، کے اندر عدم خلل کے اختیار سے خاموش وقت تک پہنچ کر کی جاتی ہے۔ مشترکہ شیڈول کا اختیار آن ہونے پر منتخب گھنٹے یا پورے دن اسی اکاؤنٹ والی Teams اور Outlook موبائل ایپس میں نافذ ہوتے ہیں، جن میں دوسرے فون اور ٹیبلٹ کی ایپس بھی شامل ہو سکتی ہیں۔ اس ہم وقتی سے کمپیوٹر پر Teams یا Outlook کی اطلاعات کے لیے وہی شیڈول فرض نہیں کرنا چاہیے۔

پہلی بار مشترکہ شیڈول نافذ کرتے وقت تصدیقی پیغام پر توجہ دیں۔ اسی اکاؤنٹ سے کسی دوسرے موبائل آلے پر پہلے سے مقرر خاموش وقت نیا شیڈول منتخب کرکے نافذ کرنے پر بدل سکتا ہے۔ اگر فون اور ٹیبلٹ پر الگ معمول رکھا گیا ہو تو تبدیلی سے پہلے دونوں کی موجودہ ترتیب دیکھنا مفید ہے۔

بعد میں مشترکہ شیڈول کا اختیار بند کر دیں تو اس آلے کی موجودہ ایپ میں کیے گئے نئے اوقات اسی ایپ تک محدود رہتے ہیں۔ ایک ایپ میں اختیار بند کرنے سے دوسری ایپ کا اختیار خود بخود بند نہیں ہوتا۔ اگر Teams میں تبدیلی کے باوجود Outlook پر پرانے اوقات نظر آئیں تو دونوں ایپس میں سائن اِن اکاؤنٹ اور مشترکہ شیڈول کے اختیار کی حالت الگ الگ دیکھیں۔

Outlook کیلنڈر کی اطلاع کیوں باقی رہتی ہے

خاموش وقت میں Outlook کی ای میل اطلاعات رکتی ہیں، مگر کیلنڈر کی پش اطلاعات آ سکتی ہیں تاکہ ملاقاتوں کی یاددہانی باقی رہے۔ کیلنڈر کا انتباہ آنا لازماً خاموش شیڈول کی خرابی نہیں ہے۔ فون پر اطلاع دکھائی دے تو پہلے یہ دیکھیں کہ وہ ای میل سے متعلق ہے یا کیلنڈر سے؛ دونوں کا رویہ اس ترتیب میں مختلف ہے۔

اگر مقصد کیلنڈر کی اطلاعات بھی بدلنا ہے تو Outlook میں ان کی الگ ترتیب استعمال کریں۔ Outlook کی موبائل ہدایات ترتیبات کے اندر اطلاعات اور آواز سے ای میل یا کیلنڈر منتخب کرنے کا راستہ بتاتی ہیں۔ کیلنڈر کی اطلاع بدلنا مشترکہ خاموش وقت مقرر کرنے سے الگ فیصلہ ہے، کیونکہ اس سے ملاقات کی یاددہانی وصول کرنے کا طریقہ بھی متاثر ہوگا۔

ترتیب کی مختصر جانچ

شیڈول محفوظ کرنے کے بعد چند چیزیں ایک ساتھ دیکھیں تاکہ واضح ہو جائے کون سی دفتری مداخلت رکے گی اور کون سی یاددہانی باقی رہ سکتی ہے۔ یہ جانچ خاص طور پر اس وقت کام آتی ہے جب آپ Outlook پہلے سے استعمال کرتے ہوں، کئی موبائل آلات رکھتے ہوں یا سفر کے بعد فون کا مقامی وقت بدل گیا ہو۔

• Teams میں مخصوص گھنٹوں کے آغاز اور اختتام کو اپنے کام کے معمول سے ملائیں، پھر پورے خاموش دن الگ دیکھیں۔
• سفر کے بعد فون کا مقامی وقت دیکھیں؛ خاموش گھنٹے اسی گھڑی کے مطابق نافذ ہوں گے۔
• مشترکہ شیڈول چاہیے تو دونوں موبائل ایپس میں ایک ہی Microsoft 365 انٹرپرائز اکاؤنٹ اور مشترکہ شیڈول کے اختیار کی حالت دیکھیں۔
• دوسرے فون یا ٹیبلٹ پر پہلے سے مقرر اوقات دیکھیں، کیونکہ نیا مشترکہ شیڈول انہیں بدل سکتا ہے۔
• خاموش وقت میں آنے والی Outlook کیلنڈر کی یاددہانی کو ای میل کی اطلاع سے الگ پہچانیں؛ کیلنڈر کی ترتیب ضرورت ہو تو الگ بدلیں۔

یہ بھی پڑھیں:

• OpenAI Dots چوبیس گھنٹے کام کریں گے—اہم اقدام پر منظوری پھر بھی لازم
• My Activity صاف کرنے کے بعد بھی Chrome history کیوں باقی رہتی ہے؟
• Slack یا Microsoft Teams؟ موجودہ دفتری نظام اصل قیمت بدل دے گا