Asana eller Trello: två användare vänder gratisvalet

Asana Personal tillåter enligt Asanas prislista högst två personer i samma projekt eller team. Trello Free tillåter enligt Trellos prislista upp till tio medarbetare och tio tavlor per arbetsyta. När en tredje intern person behöver delta i samma projekt upphör därför Asanas gratisplan att räcka, medan Trello fortfarande kan vara gratis.

För den som arbetar ensam är Asanas lista, tavla och kalender ett starkt gratisupplägg. För ett fempersonsteam som främst flyttar uppgifter mellan arbetssteg är Trello Free oftast det bättre gratisvalet. Kundgäster, behovet av en tidslinje och hur ofta automation körs kan däremot ändra valet innan teamet når någon användargräns.

Ensam användare: kalender eller enkel kanban

Asana Personal passar när samma uppgifter behöver synas både som lista, kanbantavla och kalender. Planen har obegränsat antal projekt och uppgifter, vilket är användbart för den som följer flera uppdrag utan att vilja samla dem på en enda tavla. Kalendern visar när arbetet ska vara klart, men Personal ger inte de tidslinje- och Gantt-vyer som behövs för att planera beroenden mellan uppgifter.

Trello Free utgår från tavlor, listor och kort. En ensam användare kan ge kort ansvarig person och förfallodatum, och de tio tillåtna tavlorna kan räcka om varje uppdrag har ett tydligt flöde. Trello har även en Planner-funktion för schemalagda kort, men de särskilda vyerna Calendar och Timeline hör till Premium. Skillnaden är därför konkret: Asana ger en projektkalender gratis, medan Trellos styrka är ett enkelt arbetsflöde med kort.

Fem personer: gratisgränsen blir en licensfråga

Om fem kollegor ska arbeta i samma projekt ryms de inom Trello Free, förutsatt att arbetsytan också håller sig inom gränserna för tavlor och medarbetare. Asana kräver då en betalplan för de interna deltagarna. Ett tänkt team med åtta kundflöden på var sin tavla kan alltså fortsätta gratis i Trello om grundläggande kanban räcker; fler tavlor kan senare bli skälet att välja Standard även utan fler kollegor.

Asanas licenssteg spelar roll när teamet växer. Asanas regler för antal platser anger betalplaner med två, tre, fyra eller fem platser; därefter ökar abonnemanget i steg om fem platser för mindre team. En sjätte intern användare kan därmed föra abonnemanget från fem till tio betalda platser. Det är en annan kostnadströskel än att bara läsa priset per användare.

Vid årsbetalning anger prislistorna 10,99 USD per användare och månad för Asana Starter och 5 USD för Trello Standard. Fem betalda platser motsvarar då 54,95 respektive 25 USD per månad, före eventuella skatter och omräkning till kronor. För det tänkta fempersonsteamet är jämförelsen ännu tydligare om Trellos gratisgränser räcker: licenskostnaden där är noll. Standard blir relevant när teamet behöver obegränsat antal tavlor, anpassade fält eller större automationsutrymme.

Kundprojekt: räkna deltagare och deras åtkomst

I Trello Free räknas en kund som bjudits in till en tavla mot arbetsytans gräns, även om kunden inte är medlem i själva arbetsytan. Atlassians regler för medarbetare omfattar också väntande inbjudningar. I ett tänkt kundprojekt med fem interna personer och fyra inbjudna kunder återstår därför bara en plats inom gratisgränsen. Gränsen gäller hela arbetsytan, även om deltagarna finns på olika tavlor.

På Trellos betalplaner förändras kalkylen. Atlassians faktureringsregler anger att en extern gäst på en enda tavla är kostnadsfri, medan en gäst på flera tavlor i samma arbetsyta tar en betald plats. En byrå som ger varje kund tillgång till en avgränsad leveranstavla får alltså en annan kostnad än en byrå där samma kund följer flera parallella leveranser.

Asana Starter erbjuder obegränsat antal kostnadsfria gäster för samarbete med externa parter. Det gäller gäster i en organisation, ett team eller en division; i en fristående Asana-arbetsyta räknas även gäster mot den betalda planen. För ett kundprojekt behöver man därför skilja på en extern gäst med begränsad åtkomst och en intern medlem som ska arbeta i teamets projekt. Den skillnaden kan väga tyngre än den annonserade kostnaden per intern plats.

När tavlan inte ger tillräcklig överblick

Asana Starter ger tidslinje- och Gantt-vyer, uppgiftsberoenden, formulär och rapportvyer. Det passar när en försening i en uppgift påverkar nästa steg eller när inkommande kundönskemål ska bli uppgifter på ett enhetligt sätt. För ett sådant projekt kan ett betalt Asana-abonnemang vara motiverat även om Trello fortfarande har plats för alla deltagare utan kostnad.

Trello Premium ger Calendar, Timeline, Table och Dashboard för den som vill behålla tavlorna men se samma arbete på fler sätt. Asana Advanced tillför portföljer och resursplanering över flera projekt. Med prislistornas årsfakturerade nivåer motsvarar fem platser 50 USD per månad i Trello Premium och 124,95 USD i Asana Advanced. Prisskillnaden blir meningsfull först när teamet vet om det behöver flera vyer av korten eller en samlad bild av projekt, beroenden och belastning.

Automation kan bli nästa gräns

Trello Free omfattar 250 automationskörningar per arbetsyta och månad. Standard höjer gränsen till 1 000, medan Premium anger obegränsat antal körningar. Kvoten delas mellan arbetsytans tavlor, så flera enkla regler kan tillsammans förbruka den. En regel som körs varje gång ett kort flyttas belastar kvoten oftare än en regel för ett sällsynt återkommande moment.

Asana Starter anger obegränsad automation för återkommande uppgiftsflöden. För ett litet team är det skälet att betala först när automatiska överlämningar faktiskt sparar manuellt arbete. Valet följer därmed arbetsformen: en person som vill ha kalender och flera projekt får mycket i Asana Personal, fem personer med enkel kanban ryms lättare i Trello Free, och kundprojekt kräver en separat räkning av gäster, tavlor och åtkomst.

Läs också: