Fator R para SaaS: atingir 28% nem sempre reduz a alíquota

Para receitas de licenciamento de software sujeitas ao fator R, a Resolução CGSN nº 140/2018 determina que a razão entre folha e receita bruta total dos 12 meses anteriores, igual ou superior a 28%, leva essas receitas ao Anexo III; abaixo de 28%, ao Anexo V. A resolução já assinala alterações previstas para 2027.

Cruzar o limite muda o anexo aplicável, mas não garante uma alíquota efetiva menor. Na parte alta da sexta faixa, a fórmula do Anexo III produz um percentual superior ao do V. Nas faixas em que o III é mais favorável, ainda é preciso comparar a economia tributária com o custo de uma eventual despesa adicional com pessoal.

Quais valores formam o fator R

No numerador entram as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho, inclusive pró-labore, além da contribuição previdenciária patronal e do FGTS efetivamente recolhidos. Distribuição de lucros e aluguéis não compõem a folha. O período é móvel: a cada apuração mensal, sai o mês mais antigo da janela e entra o mais recente.

No denominador entra a receita bruta total da empresa nos 12 meses anteriores ao período de apuração, somando mercado interno e exportações. Uma empresa que licencia software e também recebe por outra atividade usa ambas as receitas nessa razão. Na tributação do mês, porém, as receitas são segregadas conforme a atividade a que pertencem; o nome comercial “SaaS” não resolve, por si só, a classificação de cada cobrança.

A folha considera pagamentos, enquanto a receita bruta do período considera valores auferidos. Esse desencontro pode alterar o fator quando as vendas crescem antes dos gastos com pessoal. Há regras específicas para o começo da atividade: no mês de abertura, a razão usa folha e receita desse próprio mês; nos meses iniciais seguintes, considera os valores acumulados desde a abertura até o mês anterior à apuração.

Por que a parcela a deduzir muda a comparação

A alíquota aplicada à receita tributável do mês resulta de (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12. RBT12 é a receita bruta dos 12 meses anteriores, usada para localizar a faixa e calcular o percentual. A receita do mês entra depois, quando esse percentual é aplicado; confundir as duas bases distorce a estimativa do tributo.

As tabelas da Lei Complementar nº 123 fixam, na primeira faixa, alíquotas nominais de 6% no Anexo III e 15,5% no V; na sexta, elas são de 33% e 30,5%, com parcelas a deduzir de R$ 648 mil e R$ 540 mil, respectivamente. As faixas são comuns aos dois anexos: até R$ 180 mil, R$ 360 mil, R$ 720 mil, R$ 1,8 milhão, R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões de RBT12.

As simulações a seguir são hipotéticas. Em cada comparação, a receita é a mesma: uma folha equivalente a 27% da RBT12 colocaria a receita sujeita ao fator R no Anexo V, enquanto uma folha de 28% a colocaria no III. Os percentuais apresentados já incorporam a parcela a deduzir de cada faixa.

• Primeira faixa, RBT12 de R$ 120 mil: alíquota efetiva de 6% no III e 15,5% no V; diferença de 9,5 pontos percentuais.
• Segunda faixa, RBT12 de R$ 270 mil: 7,73% no III e 16,33% no V; diferença de 8,6 pontos.
• Terceira faixa, RBT12 de R$ 540 mil: 10,23% no III e 17,67% no V; diferença aproximada de 7,43 pontos.
• Quarta faixa, RBT12 de R$ 1,2 milhão: 13,03% no III e 19,08% no V; diferença aproximada de 6,05 pontos.
• Quinta faixa, RBT12 de R$ 2,7 milhões: 16,35% no III e 20,7% no V; diferença aproximada de 4,35 pontos.
• Sexta faixa: com RBT12 de R$ 4 milhões, a fórmula dá 16,8% no III e 17% no V. Com R$ 4,5 milhões, dá 18,6% no III e 18,5% no V.

Onde as alíquotas se cruzam na sexta faixa

Na sexta faixa, as fórmulas produzem a mesma alíquota efetiva quando a RBT12 chega a R$ 4,32 milhões. Acima desse valor, a parcela a deduzir maior do Anexo III deixa de compensar sua alíquota nominal mais alta. Ainda assim, o fator R determina o enquadramento: a empresa não pode escolher o Anexo V apenas porque a simulação mostra um percentual menor.

Essa comparação de tabelas também não equivale, sozinha, à carga tributária total. Para 2026, o comunicado do Simples Nacional fixa em R$ 3,6 milhões o sublimite para recolhimento do ISS no regime, aplicável a todos os estados e ao Distrito Federal. O efeito do sublimite depende da receita acumulada no ano corrente ou no anterior, não apenas da RBT12 usada nas simulações. Quando o ISS passa a ser recolhido fora do DAS, seu valor deve entrar em uma comparação de custo total.

Quando a folha adicional supera a economia

Uma alíquota menor pode não pagar a despesa necessária para alcançar o limite. Para isolar esse efeito, suponha faturamento constante e uma elevação real da folha elegível de 27% para 28% da RBT12. A diferença corresponde a 1% dessa receita acumulada; a hipótese não pressupõe aumento artificial de pró-labore.

Com RBT12 de R$ 4 milhões e receita mensal estável, a diferença entre 17% no Anexo V e 16,8% no III equivaleria a R$ 8 mil ao longo de 12 meses, mantidas as condições da simulação. Acrescentar 1% da RBT12 à folha elegível representaria R$ 40 mil na mesma janela. Portanto, a redução calculada pela tabela, isoladamente, não cobriria a despesa adicional.

Com RBT12 de R$ 4,5 milhões, a passagem ao Anexo III elevaria a alíquota efetiva calculada em 0,1 ponto percentual. Nessa hipótese, aumentar a folha ainda acrescentaria R$ 45 mil à base de custos considerada. Nas faixas menores, a diferença entre os anexos é mais ampla, mas o resultado financeiro continua dependendo dos encargos, da remuneração efetivamente paga e de seus demais efeitos tributários.

Uma planilha para reproduzir as simulações

Uma linha por período de apuração basta para refazer a conta. Use A2 para RBT12, B2 para folha elegível acumulada e C2 para a receita tributável do mês. Em D2, calcule o fator R com =B2/A2. Preencha E2 e F2 com a alíquota nominal e a parcela a deduzir do Anexo III para a faixa de A2; use G2 e H2 para os valores correspondentes do Anexo V.

Em I2, calcule a alíquota efetiva do III com =(A2*E2-F2)/A2; em J2, a do V com =(A2*G2-H2)/A2. Se D2 estiver formatada como percentual, K2 pode selecionar o resultado aplicável com =SE(D2>=28%;I2;J2). Por fim, L2 estima o tributo dessa receita mensal com =C2*K2.

A linha padrão exige adaptação quando a empresa está no início da atividade ou a RBT12 é zero, casos em que a divisão direta não reproduz as regras de apuração. Mantenha também em separado a eventual apuração do ISS fora do DAS. Como há alterações normativas previstas para 2027, as faixas e fórmulas da planilha precisarão ser revistas antes de simulações para aquele período.

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