Stop AI-notulen in Teams, Meet en Zoom vóór de opname begint

Wil je voorkomen dat een vergadering automatisch AI-notulen krijgt, zet dan vóór de start de notitiefunctie van het gebruikte platform uit. In Google Meet gaat het om ‘Take notes for me’, in Teams om Facilitator en in Zoom om ‘Meeting summary with AI’. Controleer daarnaast transcriptie en opname afzonderlijk: die hebben eigen instellingen.

Kijk ook of Zoom AI via een gekoppelde agenda aan een Teams- of Meet-vergadering kan deelnemen. Een deelnemer kan de instellingen van zijn eigen Zoom-account wijzigen, maar de organisator beheert de functies van de vergadering zelf. Reeds gemaakte notities verdwijnen niet doordat je het maken van nieuwe notities stopt.

Wie kan welke instelling wijzigen?

• Deelnemer: controleer of Zoom AI vanuit je eigen account automatisch aansluit bij afspraken in je gekoppelde agenda. Vraag de organisator welke notitie-, transcriptie- en opnamefuncties voor de vergadering aanstaan. Je persoonlijke keuze schakelt functies van de organisator niet uit.
• Organisator: controleer de instellingen van de geplande afspraak, ook als je eerder een standaardinstelling voor toekomstige vergaderingen hebt aangepast. In Teams kun je Facilitator bovendien tijdens een vergadering stoppen als die toch is ingeschakeld.
• Beheerder: kijk naar instellingen op organisatie-, groeps- en accountniveau wanneer een gebruiker een schakelaar niet kan wijzigen. Beoordeel het bewaarbeleid afzonderlijk van de instelling die nieuwe notities of samenvattingen laat maken.

Google Meet: controleer toekomstige én geplande vergaderingen

Organiseer je de vergadering, open dan meet.google.com op een computer. Ga via Instellingen naar Vergaderrecords, zet automatische notities voor toekomstige vergaderingen op Uit en sla de wijziging op. Daardoor wordt ‘Take notes for me’ niet automatisch toegevoegd aan nieuwe afspraken die je organiseert.

Open een afspraak die al in Google Agenda staat ook afzonderlijk. Kies de opties voor het videogesprek en kijk bij Vergaderrecords of ‘Take notes with Gemini’ is aangevinkt. Daar kun je eveneens de instellingen voor het delen van notities bekijken. Een wijziging aan je standaardinstelling voor toekomstige afspraken is geen controle van wat in een bestaande uitnodiging staat.

Vóór je Meet binnenkomt, kan het voorportaal aangeven of notities voor die vergadering zijn ingeschakeld. Via de melding kun je Vergaderhulpmiddelen openen en, als je daarvoor bevoegd bent, notities en transcriptie afzonderlijk wijzigen. Doe dat voordat iemand de vergadering betreedt: zodra er al iemand is toegetreden, kun je deze instellingen daar niet meer aanpassen. Bij een werk- of schoolaccount kan een beheerinstelling automatische notities voor bepaalde vergaderingen inschakelen; vraag de organisator of beheerder om hulp als je de optie niet kunt wijzigen.

Microsoft Teams: zet Facilitator en Copilot apart

Open als organisator bij het plannen de vergaderopties onder ‘Copilot en andere AI’ en controleer de schakelaar voor Facilitator. Staat Facilitator tijdens de vergadering toch aan, dan kan een organisator of presentator op Teams voor web of desktop via Meer acties Facilitator uitschakelen. Dat stopt het automatisch maken van nieuwe notities. Notities die al zijn gemaakt, blijven bestaan.

Controleer vervolgens de vergaderopties voor opname en transcriptie. Facilitator uitzetten stopt die functies niet, en transcriptie uitzetten schakelt AI-gebruik niet vanzelf uit. Als Copilot is ingesteld om zonder transcriptie te starten, kan Facilitator eveneens zonder transcriptie werken. Wie tijdens de bijeenkomst helemaal geen Copilot of Facilitator wil toestaan, moet daarom ook de optie voor Copilot en andere AI controleren.

‘Alleen tijdens de vergadering’ betekent dat Copilot tijdens het gesprek gebruikt kan worden; het is geen uitknop. Copilot kan in die stand antwoorden geven zonder dat een opname of opgeslagen vergaderingstranscript nodig is. Vragen aan Copilot en de antwoorden kunnen wel onder het Microsoft Purview-bewaarbeleid van de organisatie vallen. Behandel de afwezigheid van een transcript daarom niet als bewijs dat er geen AI-interacties worden bewaard.

Zoom: stop de agendadeelnemer en de eigen samenvatting

Zoom AI kan via een gekoppelde agenda als extra deelnemer aansluiten bij vergaderingen op andere platforms, waaronder Teams en Google Meet. Wil je dat voorkomen, open dan in het Zoom-webportaal Mijn account, Instellingen, Zoom AI en Vergadering. Zet ‘Allow Zoom AI to join third-party meetings’ uit. Controleer ook de onderliggende optie voor automatisch deelnemen aan vergaderingen in je agenda; die kan afspraken selecteren waarin je organisator of deelnemer bent.

Deze instelling gaat over Zoom AI in vergaderingen van derden. Voor een vergadering die je zelf in Zoom organiseert, controleer je afzonderlijk ‘Meeting summary with AI’ en ‘Auto-start when meeting starts’ onder Zoom AI en Vergadering. Staat automatisch starten aan, dan kan het maken van de samenvatting beginnen zodra iemand de vergadering start, ook als de organisator nog niet aanwezig is. Het blokkeren van deelname aan Teams of Meet schakelt die functie voor je eigen Zoom-vergadering niet uit.

De instelling voor externe vergaderingen beheert ook ‘My notes’ niet. Is een schakelaar grijs, dan kan een beheerder de keuze voor de groep of het account hebben vastgezet. Een beheerder kan deelname van Zoom AI op die niveaus uitschakelen en de instelling vergrendelen; een gewone gebruiker kan een vergrendelde keuze niet zelf aanpassen.

Wat blijft bestaan als je AI-notities uitzet?

Een uitknop stopt het maken van nieuwe inhoud, maar wist niet automatisch wat eerder is vastgelegd. In Teams blijven bestaande Facilitator-notities beschikbaar via de vergaderingschat of terugblik. Meet kan notities al als Google-document hebben gemaakt en gedeeld; een Zoom-samenvatting kan al naar ontvangers zijn verzonden. Controleer zulke resultaten op de plek waar ze zijn opgeslagen en bekijk wie er toegang toe heeft.

Voor beheerders zijn het toestaan van een functie, het bewaren van de uitvoer en het verwijderen van bestaande gegevens verschillende beslissingen. Controleer daarom het beleid voor notities, transcripten, opnamen en Copilot-interacties apart. Voor de eerstvolgende vergadering telt vooral de volgorde: wijzig de instellingen van de afspraak, voorkom automatische deelname via de agenda en controleer vóór de start wat deelnemers over notities of transcriptie te zien krijgen.