Lykilorðið má ekki fylgja tenglinum — deildu Proton Drive-skrá í tveimur skrefum

Deildu Proton Drive-skrá með lykilorði í tveimur sendingarskrefum: búðu til deilitengil og sendu hann viðtakanda, en komdu lykilorðinu til hans eftir annarri leið. Leiðbeiningar Proton um lykilorð mæla með öruggri samskiptaleið eða því að segja viðtakanda lykilorðið í eigin persónu. Stilltu lykilorðið á tengilinn og vistaðu áður en þú sendir hann.

Þú getur líka sett lokadag á tengilinn og stöðvað deilingu þegar verkinu lýkur. Leiðbeiningar Proton um deilitengla segja að viðtakandi þurfi ekki Proton-reikning til að opna almennan tengil. Veldu skoðunarheimild ef hann á ekki að breyta efninu; hún getur þó enn leyft honum að hlaða skrá niður.

Af hverju þarf lykilorðið að fara aðra leið?

Almennur deilitengill er ætlaður þeim sem fær hann, en hann getur líka borist áfram eða farið á rangt netfang. Lykilorðið bætir þá við hindrun: sá sem hefur aðeins tengilinn kemst ekki að skránni án þess. Ef bæði atriðin standa í sama tölvupósti eða spjallskilaboðum nægir að sjá þá einu sendingu til að fá aðgang.

Hægt er að senda tengilinn í tölvupósti og segja lykilorðið í símtali við viðtakandann. Önnur leið er að nota aðskilda, örugga samskiptaleið sem viðtakandinn hefur þegar aðgang að. Staðfestu að þú sért í sambandi við réttan mann áður en þú gefur lykilorðið upp; það gagnast lítið að skilja sendingarnar að ef báðar fara til rangs aðila.

Veldu sterkt lykilorð sem þú notar ekki annars staðar. Lykilorðsvörnin dregur úr hættu ef tengillinn lekur, en sá sem fær bæði tengil og lykilorð getur samt opnað skjalið meðan deilingin er virk. Þess vegna skipta aðgangsheimild og gildistími líka máli.

Stilltu deilitengilinn í vafra

Skráðu þig inn í Proton Drive og finndu skrána eða möppuna undir My files. Opnaðu deilingarvalmyndina og virkjaðu almennan tengil ef hann er ekki þegar til. Ef þú ert að senda eina vinnuskrá skaltu deila þeirri skrá fremur en heilli möppu sem gæti innihaldið önnur gögn.

1. Veldu skrána og opnaðu Manage share. Athugaðu hvort tengillinn veiti Viewer eða Editor aðgang og veldu Viewer þegar viðtakandinn þarf aðeins að skoða efnið.
2. Opnaðu Set password or expiration date, virkjaðu Require password, sláðu inn sterkt lykilorð og vistaðu breytinguna. Ef aðgangurinn á að vara í afmarkaðan tíma skaltu einnig virkja Set expiration date og velja lokadag.
3. Afritaðu tengilinn eftir að stillingarnar hafa verið vistaðar. Sendu hann á staðfest netfang eða í skilaboðaþráð viðtakandans, án lykilorðsins.
4. Komdu lykilorðinu til sama viðtakanda eftir hinni leiðinni og segðu honum að slá það inn þegar Proton Drive biður um það.

Viewer heimild er skynsamleg þegar verkefnið krefst lestrar en ekki breytinga. Hún kemur ekki í veg fyrir að viðtakandi varðveiti efni sem hann getur hlaðið niður. Ef þú þarft að senda fleiri skrár saman skaltu fyrst fara yfir innihald möppunnar: lykilorð á möpputengli gildir fyrir það sem er aðgengilegt í þeirri möppu.

Finndu sömu stillingar í síma

Í farsímaleiðbeiningum Proton er aðgreint hvernig tengill er búinn til á iPhone og iPad annars vegar og Android hins vegar. Á iPhone eða iPad opnarðu þriggja punkta valmynd við skrána, velur Share, virkjar Anyone with the link og afritar tengilinn með Copy link. Á Android opnarðu þriggja punkta valmyndina, velur Manage access og virkjar Share with anyone.

Þegar tengillinn hefur verið búinn til opnarðu Link settings, virkjar Require password og slærð inn lykilorðið. Þar geturðu einnig valið Set expiration date; vistaðu stillingarnar áður en þú deilir tenglinum. Á iPhone og iPad er sjálfgefinn aðgangur að nýjum tengli aðeins til skoðunar, en farðu samt yfir heimildina ef viðtakandinn á ekki að geta breytt efninu.

Afritaðu svo tengilinn og sendu hann eftir annarri leið en lykilorðið. Ef þú hafðir þegar afritað tengilinn meðan þú varst að búa hann til skaltu bíða með sendinguna þar til lykilorðsstillingin hefur verið vistuð.

Hvaða takmörkun á við?

Lykilorð, lokadagur og afturköllun leysa hvert sitt verkefni. Þú getur notað þau saman þegar skjal á að vera aðgengilegt tilteknum viðtakanda aðeins meðan hann vinnur með það.

• Lykilorð hentar þegar hættan er sú að deilitengillinn berist öðrum. Sá sem fær tengilinn þarf þá líka lykilorðið.
• Lokadagur hentar þegar fyrirfram er ljóst hvenær aðgangur á að enda. Tengillinn hættir að virka að þeim tíma liðnum, án þess að þú þurfir að muna eftir að stöðva hann þá.
• Afturköllun hentar þegar verkefninu lýkur fyrr en áætlað var eða tengill fer til rangs aðila. Stöðvaðu þá deilingu strax í stað þess að bíða eftir lokadeginum.

Þessar aðgerðir stjórna aðgangi um tengilinn. Þær ná ekki til afrits sem viðtakandi hefur þegar hlaðið niður. Fyrir viðkvæmt vinnuskjal skaltu því ákveða fyrir sendingu hvort viðtakandinn megi varðveita eigið afrit og hvaða útgáfu skjalsins hann þurfi í raun að sjá.

Farðu yfir vinnuskjalið og stöðvaðu deilingu

Áður en þú sendir tengilinn skaltu staðfesta að rétt skrá eða mappa sé valin, að heimildin sé ekki rýmri en verkefnið krefst og að lykilorð og lokadagur hafi vistast. Athugaðu netfangið eða samtalið sem tekur við tenglinum og hafðu hina leiðina tilbúna fyrir lykilorðið. Þessi yfirferð er sérstaklega gagnleg þegar mappa hefur fleiri skjöl en það eina sem viðtakandinn bað um.

Þegar viðtakandinn hefur lokið verkinu ferðu aftur í deilingar- eða aðgangsstillingar og velur Stop sharing. Í iPhone og iPad er einnig hægt að slökkva á Anyone with the link og staðfesta Stop sharing; á Android er aðgerðin undir Manage access. Ef aftur þarf að veita aðgang síðar býrðu til nýjan tengil og stillir lykilorð og gildistíma fyrir þá deilingu.

Lestu einnig:

• Gervigreindarfulltrúar fá ekki frjálsar hendur á vinnustöðum