Google Takeout से Gmail, Photos और Drive का बैकअप कैसे लें: सही प्रारूप और संग्रह आकार चुन

Google Takeout से Gmail, Google Photos और Google Drive का बैकअप लेने के लिए Google Takeout प्रवेश-पृष्ठ पर अपने Google खाते से प्रवेश करें। गैर-जरूरी उत्पादों का चयन हटाएं, आवश्यक सेवाएं चुनें और फिर वितरण स्थान, निर्यात आवृत्ति, ZIP या TGZ प्रारूप तथा प्रत्येक संग्रह-भाग का अधिकतम आकार तय करके निर्यात बनाएं।

निर्यात तैयार होने के बाद उसके सभी हिस्से डाउनलोड करना, खोलना और ईमेल, फोटो तथा दस्तावेजों के नमूने जांचना जरूरी है। Google Takeout निर्यात बनाता है, लगातार अपने-आप अद्यतन होने वाला बैकअप नहीं; इसलिए सत्यापन के बाद संग्रह की दूसरी प्रतिलिपि अलग डिस्क या स्वतंत्र क्लाउड खाते में रखें और उसके बाद ही मूल डेटा या Google खाता मिटाने पर विचार करें।

शुरू करने से पहले बैकअप का उद्देश्य तय करें

सबसे पहले तय करें कि आपको केवल स्थानीय प्रतिलिपि चाहिए, डेटा दूसरे क्लाउड में ले जाना है या खाता बंद करने से पहले सब कुछ सुरक्षित करना है। यह निर्णय उत्पाद चयन और वितरण स्थान दोनों बदलता है। केवल ईमेल बचाना हो तो Photos का बड़ा निर्यात जोड़ने से प्रतीक्षा, डाउनलोड और सत्यापन का काम अनावश्यक रूप से बढ़ सकता है।

कंप्यूटर या बाहरी डिस्क में पर्याप्त खाली स्थान रखें। संपीड़ित संग्रह के अतिरिक्त उसे खोलने के लिए भी जगह चाहिए, इसलिए अनुमानित निर्यात आकार के बराबर खाली स्थान को पर्याप्त मानना सुरक्षित नहीं है। पुरानी बाहरी डिस्क इस्तेमाल कर रहे हों तो उसकी फ़ाइल-प्रणाली की एकल फ़ाइल आकार सीमा भी जांचें।

• व्यक्तिगत और कार्य खाते साथ खुले हों तो सही Google खाते की पुष्टि करें।
• पासवर्ड, पुनर्प्राप्ति माध्यम और दो-चरणीय सत्यापन तक पहुंच बनाए रखें।
• स्थिर इंटरनेट और ZIP या TGZ खोलने वाला विश्वसनीय अनुप्रयोग तैयार रखें।
• खाता बंद होने की समयसीमा हो तो निर्यात अंतिम दिन तक न टालें।

Gmail, Photos, Drive और YouTube में क्या चुनें

सभी उत्पादों का निर्यात बनाने के बजाय पहले “सभी का चयन हटाएं” चुनना और फिर जरूरी सेवाएं जोड़ना अधिक नियंत्रित तरीका है। UNC Asheville की Takeout मार्गदर्शिका भी उत्पाद चुनने तथा Mail और Drive में उपलब्ध विस्तृत निर्यात विकल्पों को तय करने की प्रक्रिया दिखाती है। आपके खाते के प्रकार और उत्पाद के अनुसार दिखाई देने वाले विकल्प अलग हो सकते हैं।

• Gmail: पत्राचार, रसीदें, संलग्नक और दस्तावेजी रिकॉर्ड चाहिए तो Mail चुनें। डाउनलोड के बाद संग्रह को उपयुक्त मेल अनुप्रयोग में खोलकर पुराने और नए संदेशों के साथ कुछ संलग्नक भी जांचें।
• Google Photos: फोटो और वीडियो के साथ आने वाली सहायक मेटाडेटा फ़ाइलें भी सुरक्षित रखें। केवल मीडिया फ़ाइलों की संख्या के आधार पर पूर्णता तय न करें, क्योंकि अतिरिक्त विवरण अलग फ़ाइलों में हो सकता है।
• Google Drive: आवश्यक फ़ोल्डर और Google Docs, Sheets तथा Slides की सामग्री शामिल करें। निर्यात किए गए कुछ दस्तावेज, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियां उनके संबंधित अनुप्रयोगों में खोलकर पठनीयता तथा स्वरूपण जांचें।
• YouTube: अपलोड, प्लेलिस्ट, टिप्पणियां या अन्य उपलब्ध श्रेणियां अपने उद्देश्य के अनुसार चुनें। सामग्री किसी Brand Account से जुड़ी हो तो उसी पहचान में प्रवेश करके चयन जांचें।

बहुत बड़े खाते में Gmail, Photos और Drive के अलग निर्यात बनाना व्यावहारिक हो सकता है। इससे किसी एक सेवा का संग्रह विफल होने पर बाकी डेटा फिर से निर्यात नहीं करना पड़ता और डाउनलोड की पूर्णता जांचना आसान रहता है।

वितरण स्थान कैसे चुनें

ईमेल द्वारा डाउनलोड कड़ी लेना स्थानीय बैकअप के लिए सीधा विकल्प है: संग्रह तैयार होने पर उसे कंप्यूटर या बाहरी डिस्क पर रख सकते हैं। यदि Takeout में Dropbox, Microsoft OneDrive या Box जैसा गंतव्य दिखाई देता है, तो उस सेवा की खाली जगह, साझा करने की सेटिंग और Google को दी जाने वाली अनुमति पहले जांचें। वास्तविक Takeout पृष्ठ पर उपलब्ध सूची को अंतिम मानें, क्योंकि विकल्प बदल सकते हैं।

Google Drive में संग्रह जोड़ना सुविधाजनक है, लेकिन उसी Google खाते को मिटाने की तैयारी में Drive को अंतिम गंतव्य न बनाएं। खाता मिटने पर उसी खाते में रखी निर्यात प्रतिलिपि तक पहुंच भी समाप्त हो सकती है। ऐसी स्थिति में ईमेल कड़ी से स्थानीय माध्यम पर डाउनलोड करें या किसी स्वतंत्र क्लाउड खाते का उपयोग करें।

दूसरे क्लाउड में भेजा गया संग्रह भी अकेली प्रतिलिपि नहीं होना चाहिए। स्थानीय डिस्क या किसी अन्य प्रदाता पर अतिरिक्त प्रति रखने से एक खाते की पहुंच खोने, गलत साझाकरण या आकस्मिक विलोपन का जोखिम सीमित होता है।

ZIP या TGZ में से क्या चुनें

अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए ZIP सामान्य और सरल चुनाव है। Windows, macOS और अधिकांश आधुनिक Linux प्रणालियों पर इसे आसानी से खोला जा सकता है। संग्रह किसी ऐसे व्यक्ति को भी देना हो जिसे तकनीकी औजारों का अनुभव नहीं है, तो ZIP की व्यापक अनुकूलता उपयोगी रहेगी।

TGZ संपीड़ित TAR संग्रह है और Linux या सर्वर-आधारित कार्यप्रवाह में सुविधाजनक हो सकता है। Windows पर इसे खोलने के लिए अलग अनुप्रयोग की आवश्यकता पड़ सकती है। गैर-लैटिन फ़ाइल नामों और विभिन्न कंप्यूटरों पर उपयोग की जरूरत हो तो ZIP अधिक सुरक्षित व्यावहारिक चुनाव है।

ZIP या TGZ चुनने से फोटो की गुणवत्ता या दस्तावेज की सामग्री अपने-आप नहीं बदलती; ये बाहरी संग्रह-पात्र हैं। भीतर की फ़ाइलों का प्रारूप संबंधित Google उत्पाद और उसके निर्यात विकल्प तय करते हैं। इसलिए केवल संपीड़ित संग्रह का आकार देखकर डेटा की पूर्णता का निष्कर्ष न निकालें।

संग्रह आकार और हिस्सों की संख्या कैसे तय करें

चुना गया आकार पूरे निर्यात की सीमा नहीं, बल्कि प्रत्येक संग्रह-भाग का अधिकतम आकार है। यदि अनुमानित डेटा D जीबी और चुना भाग S जीबी है, तो हिस्सों की अनुमानित संख्या D ÷ S को अगले पूर्णांक तक बढ़ाकर निकाली जा सकती है। उदाहरण के लिए, 118 जीबी डेटा और 10 जीबी भाग सीमा से लगभग 12 हिस्से बन सकते हैं; संपीड़न और उत्पाद संरचना के कारण वास्तविक परिणाम अलग हो सकता है।

• छोटे हिस्से: अस्थिर इंटरनेट या एकल फ़ाइल की सीमा वाले पुराने माध्यम के लिए उपयोगी हैं। विफल डाउनलोड में कम डेटा दोबारा लेना पड़ता है, लेकिन फ़ाइलें अधिक होती हैं।
• बड़े हिस्से: स्थिर तेज कनेक्शन, आधुनिक कंप्यूटर और पर्याप्त स्थान होने पर संभालना आसान है। किसी बड़े हिस्से के विफल होने पर दोबारा डाउनलोड भी बड़ा होगा।
• मध्यम हिस्से: कुल आकार स्पष्ट न होने पर फ़ाइल संख्या और पुनः डाउनलोड के बीच व्यावहारिक संतुलन देते हैं।

Google की आधिकारिक डेटा-डाउनलोड सहायता के अनुसार चुनी सीमा से बड़ा निर्यात कई संग्रहों में बंटता है, 50 जीबी सीमा हिस्सों की संभावना घटा सकती है, ZIP लगभग हर कंप्यूटर पर खुलता है और TGZ के लिए Windows पर अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर लग सकता है। इसी पृष्ठ के अनुसार तैयार संग्रह लगभग सात दिन में समाप्त होता है, प्रत्येक संग्रह को अधिकतम पांच बार डाउनलोड किया जा सकता है और निर्माण में कुछ मिनट से कुछ दिन लग सकते हैं।

निर्यात बनाने और डाउनलोड करने के चरण

1. Google Takeout खोलकर उस खाते में प्रवेश करें जिसका डेटा सुरक्षित करना है।
2. सभी उत्पादों का चयन हटाएं और फिर Gmail, Google Photos, Google Drive, YouTube या अन्य आवश्यक उत्पाद चुनें।
3. जहां विकल्प उपलब्ध हो, प्रत्येक उत्पाद के भीतर गैर-जरूरी श्रेणियां, एल्बम या डेटा प्रकार हटाएं।
4. “अगला चरण” चुनें और वितरण स्थान तय करें। खाता मिटाना हो तो उसी खाते का Drive अंतिम गंतव्य न रखें।
5. एक बार का निर्यात या उपलब्ध आवर्ती विकल्प चुनें। किसी एक स्थानांतरण के लिए एक बार का निर्यात पर्याप्त है।
6. सामान्य अनुकूलता के लिए ZIP या तकनीकी TAR कार्यप्रवाह के लिए TGZ चुनें। इंटरनेट और भंडारण क्षमता के अनुसार भाग आकार तय करें।
7. निर्यात बनाएं और पूर्णता सूचना आने तक खाते तथा सत्यापन माध्यम तक पहुंच बनाए रखें।
8. डाउनलोड पृष्ठ या चुने क्लाउड स्थान से सभी क्रमांकित हिस्से लें। पासवर्ड दोबारा मांगा जाए तो केवल आधिकारिक Google पृष्ठ पर दर्ज करें।

अनुरोध और संग्रह बनने के बीच किए गए हाल के बदलाव निर्यात में छूट सकते हैं। इस अवधि में कोई महत्वपूर्ण ईमेल, फोटो या Drive फ़ाइल जोड़ी गई हो तो प्रारंभिक संग्रह सत्यापित करने के बाद संबंधित उत्पाद का नया सीमित निर्यात बनाएं।

बड़ा निर्यात विफल हो तो दायरा घटाएं

एक ही विशाल अनुरोध बार-बार बनाने के बजाय Gmail, Photos और Drive को अलग निर्यातों में बांटें। यदि उत्पाद के भीतर एल्बम या अन्य श्रेणियां चुनने का विकल्प मिले तो उन्हें क्रमिक समूहों में निर्यात करें। इससे समस्या वाले उत्पाद या हिस्से की पहचान और पुनः डाउनलोड आसान होता है।

डाउनलोड बीच में रुकता हो तो छोटे संग्रह-भाग चुनें और कंप्यूटर पर स्थिर नेटवर्क का उपयोग करें। मोबाइल ब्राउज़र, सीमित अस्थायी स्थान या ऊर्जा-बचत सेटिंग बड़ी फ़ाइलों के स्थानांतरण में बाधा डाल सकती है। क्लाउड गंतव्य चुना हो तो उसकी खाली जगह, फ़ाइल सीमा और Takeout को मिली अनुमति जांचें।

संग्रह न खुले तो पहले देखें कि डाउनलोड पूरा हुआ है और फ़ाइल असामान्य रूप से छोटी नहीं है। विस्तार के अनुरूप औजार इस्तेमाल करें; TGZ फ़ाइल का नाम बदलकर ZIP कर देने से उसका प्रारूप नहीं बदलता। समस्या बनी रहे तो प्रभावित सेवा का नया छोटा निर्यात बनाएं।

डाउनलोड के बाद पूर्णता कैसे जांचें

सत्यापन में हर फ़ाइल खोलने की जरूरत नहीं, लेकिन संरचना, मात्रा और उपयोगिता के पर्याप्त नमूने जांचने चाहिए। सभी संग्रह-भागों को एक मूल फ़ोल्डर में रखें और मूल संपीड़ित फ़ाइलें तब तक न मिटाएं जब तक निकाली गई सामग्री की जांच पूरी न हो।

• डाउनलोड पृष्ठ पर दिखाई गई हिस्सों की संख्या और नाम स्थानीय फ़ोल्डर से मिलाएं।
• हर संग्रह बिना त्रुटि के खुलता है और अपेक्षित उत्पाद-वार फ़ोल्डर दिखते हैं, इसकी पुष्टि करें।
• Gmail से पुराने, नए और संलग्नक वाले कुछ संदेश खोलें।
• Photos में अलग-अलग अवधियों के चित्र और वीडियो खोलें तथा सहायक मेटाडेटा फ़ाइलें संभालकर रखें।
• Drive से दस्तावेज, स्प्रेडशीट, प्रस्तुति और PDF के नमूने खोलें।
• YouTube चुना हो तो अपेक्षित वीडियो, प्लेलिस्ट या अन्य श्रेणियों की मौजूदगी जांचें।
• अपेक्षित डेटा और निकले फ़ोल्डर आकार में बड़ा अंतर दिखे तो चयन तथा अधूरे हिस्सों की समीक्षा करें।

सत्यापित सामग्री की कम-से-कम दो अलग माध्यमों पर प्रतियां रखें, जैसे बाहरी डिस्क और स्वतंत्र क्लाउड। बहुत महत्वपूर्ण डेटा की एक प्रतिलिपि अलग भौतिक स्थान पर रखने से उपकरण चोरी, आग या एक साथ कई स्थानीय डिस्क विफल होने का साझा जोखिम घटता है।

खाता मिटाने से पहले सुरक्षित अंतिम क्रम

पहले हर जरूरी उत्पाद का निर्यात पूरा करें, फिर सभी हिस्से डाउनलोड और सत्यापित करें। इसके बाद दूसरी स्वतंत्र जगह पर प्रतिलिपि बनाएं और उसी प्रतिलिपि से कुछ नमूना फ़ाइलें खोलें। केवल निर्यात तैयार होने की सूचना डेटा सुरक्षित होने का प्रमाण नहीं है।

1. हर चयनित उत्पाद और उसके सभी संग्रह-भागों की सूची बनाएं।
2. स्थानीय तथा दूसरी स्वतंत्र जगह पर प्रतिलिपि पूरी होने की पुष्टि करें।
3. महत्वपूर्ण ईमेल, फोटो और दस्तावेज उनके उपयुक्त अनुप्रयोगों में खोलें।
4. दूसरे क्लाउड को गंतव्य बनाया हो तो स्थानांतरण पूरा होने के बाद अनावश्यक जुड़ी-अनुप्रयोग अनुमति हटाएं।
5. खाते से जुड़े संपर्क, रसीदें, सदस्यताएं और गैर-Google सेवाओं के प्रवेश अलग से जांचें।
6. इन चरणों के पूरा होने के बाद ही मूल सामग्री या Google खाते को मिटाने की प्रक्रिया शुरू करें।

पहला व्यावहारिक कदम सबसे महत्वपूर्ण एक उत्पाद का छोटा परीक्षण निर्यात बनाना है। उसे डाउनलोड करके सफलतापूर्वक खोलने के बाद उसी प्रारूप, भाग आकार और भंडारण योजना को बाकी डेटा पर लागू करें; इससे गलत विकल्प का प्रभाव पूरे खाते पर नहीं पड़ेगा।

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